Terorganisir: cara berkolaborasi dalam microsoft office dalam 5 langkah mudah

Fitur baru terbesar di Microsoft Office 2016 adalah memungkinkan pengeditan kolaboratif waktu-nyata. Mengizinkan lebih dari satu orang mengerjakan file pada saat yang sama dan membuat semua pihak melihat perubahan saat kolaborator menjadikannya telah lama menjadi titik penjualan suite kantor saingan, yaitu Google Drive dengan Dokumen, Lembar, dan online lainnya aplikasi produktivitas. Penulisan langsung langsung di Office adalah sambutan, jika terlambat, penambahan ke aplikasi Office. Menggunakan fitur pengeditan kolaboratif membutuhkan sedikit pengaturan dan beberapa pengetahuan. Lima langkah ini akan membantu Anda memulai.

1. Periksa Nama Anda

Bagaimana orang akan tahu siapa Anda saat Anda masuk ke file mereka dan mulai mengedit? Buka aplikasi, seperti Word atau Excel, dan buka File> Opsi, lalu pada tab Umum Anda akan melihat tajuk yang disebut "Personalisasi salinan Microsoft Office Anda." Pengguna Mac akan menemukan opsi ini di Preferensi> Pengguna. Di sini Anda dapat memperbarui nama, inisial, dan informasi identitas lainnya. Anda mungkin akan melihat beberapa detail yang sudah diisi berdasarkan pada akun Microsoft Anda, atau informasi apa pun yang diberikan oleh administrator akun perusahaan Anda.

Bagaimanapun, memperbarui nama dan inisial berguna jika orang tahu Anda dengan sesuatu selain nama resmi Anda atau nama yang dimasukkan. Memilih inisial yang dapat diidentifikasi juga membantu, Jika Anda berbagi sekumpulan inisial dengan kolaborator Anda. Sebagai contoh, saya mengubah inisial yang sangat umum, JD, menjadi JED.

2. Simpan File ke Cloud

Tidak ada yang bisa mengerjakan file dengan Anda jika file tersebut tidak disimpan di ruang bersama. Anda akan lebih mudah melacak file-file Anda jika menyimpannya di ruang bersama sejak awal, alih-alih menunggu Office 2016 untuk meminta Anda membuat salinan ke ruang bersama (yang akan dilakukan setiap kali Anda coba bagikan file yang disimpan secara lokal).

Buka File> Save As dan pilih lokasi di OneDrive (pengguna rumahan akan memilih opsi pertama ini), OneDrive for Business, atau SharePoint.

3. Undang Kolaborator

Untuk mengundang kolaborator, Anda memerlukan menu Opsi Berbagi, yang ada di sudut kanan atas. Cari ikon "orang dengan tanda plus". Dari sini, Anda dapat memilih "Undang orang."

Undang Orang membuka kotak tepat di jendela yang sama di mana Anda memasukkan alamat email, menambahkan pesan opsional, dan berbagi file melalui email. Pada versi Mac Office 2016 untuk Mac, tombol Bagikan juga menawarkan opsi Salin Tautan dan Kirim Lampiran, yang dapat ditemukan pengguna Windows di File> Bagikan panel. Di bagian bawah panel Share adalah pilihan "Dapatkan tautan berbagi", yang menyalin tautan ke file ke clipboard Anda, yang dapat Anda tempelkan ke platform komunikasi atau kolaborasi apa pun yang Anda suka.

4. Saat Suntingan Real-Time Tidak Muncul, Refresh untuk Melihat Perubahan

Jika Anda dan semua kolaborator Anda menggunakan OneDrive for Business atau SharePoint lokasi yang sama untuk menyimpan file, dan Anda semua menggunakan versi Office 2016 yang sama, Anda harus dapat melihat perubahan pada file Anda saat terjadi, dengan setiap orang mengetik ditandai oleh warna dan kumpulan inisial atau gambar yang mengidentifikasi.

Tetapi, jika kolaborator Anda mengakses file yang Anda bagikan dengan cara yang berbeda, seperti melalui versi online Word, seperti yang dilakukan kolaborator saya selama pengujian, Anda mungkin tidak melihat perubahan muncul secara real time. Saya harus menyegarkan atau memperbarui file secara manual.

Di bagian paling bawah jendela, cari baris yang mengatakan, "pembaruan tersedia."

Refresh dokumen dengan mengklik teks itu, dan perubahan kolaborator Anda akan muncul.

5. Kunci Konten untuk Mencegah Perubahan

Terkadang Anda mengundang kolaborator untuk membantu mengedit dokumen, tetapi ada beberapa konten yang tidak boleh mereka ubah. Anda dapat menguncinya menggunakan alat Blokir Penulis, yang tidak begitu intuitif namanya. Sepertinya itu akan mencabut hak istimewa pengeditan, padahal sebenarnya itu hanya mengunci konten yang Anda pilih agar tidak diedit.

Sorot konten yang ingin Anda kunci. Pergi ke Tinjau> Blokir Penulis. Bagian yang disorot sekarang akan memiliki ikon di sebelahnya yang menunjukkan bahwa tidak ada seorang pun selain Anda yang dapat mengubahnya.