Terorganisir: cara mengurangi email yang tidak diinginkan

Ingat janji Thierry Breton untuk menghilangkan email internal perusahaan 100 persen dari perusahaannya, Atos, pada tahun 2014? Pada saat ia mengumumkan ambisinya - itu tahun 2011 - banyak orang dari dunia teknologi dan bisnis sama-sama mengolok-olok. Mereka menyebut rencananya konyol. Mereka bilang kita perlu email. Kami mengandalkannya. Itu perlu!

Maju cepat ke hari ini, dan iklim sudah berubah. Saya mendengar semakin banyak dari pekerja kantor bahwa email adalah kutukan keberadaan mereka. Ini sama saja membuang-buang waktu mereka seperti kata 'm': rapat. Ketika saya bertanya mengapa ini merupakan beban, orang biasanya mengatakan sesuatu seperti, "Saya mendapat banyak email yang tidak ada hubungannya dengan saya, " atau "Setengah utas yang saya bahas sama sekali tidak relevan dengan pekerjaan saya." Saya bahkan mulai mendengar sentimen yang sama dari beberapa orang tentang email pribadi: "Saya mendapat sembilan email tindak lanjut dari anggota klub buku saya yang mengonfirmasi tanggal klub buku berikutnya! Halo, teman-teman! Itu ada di email pertama!"

Berikut adalah beberapa strategi untuk benar-benar memotong atau memotong secara efektif email pass yang tidak Anda perlukan. (Walaupun artikel ini tidak membahas graymail, saya punya banyak tips lain tentang cara mengelola email buletin dan penawaran harian.)

1. Minta Dihapus Dari Email Grup, Tatap Muka

Semakin kita mengandalkan email, semakin kita cenderung lupa bahwa beberapa masalah paling baik ditangani dengan percakapan singkat. Saran ini mungkin terdengar gila dan berteknologi sangat rendah, tetapi ini bisa sangat efektif. Jika Anda adalah bagian dari email grup reguler (katakanlah, laporan harian atau check-in proyek mingguan) dan tidak ingin lagi, berbincanglah dengan orang yang mengelola atau menginisiasi email itu, lebih disukai secara langsung wajah, atau melalui telepon jika Anda harus. "Hai, " Anda akan berkata, "Anda tahu email harian tentang ini-dan-itu? Apakah saya seharusnya ada di sana? Saya terus menerima pesan, tetapi mereka tidak pernah benar-benar berhubungan langsung dengan saya atau pekerjaan saya. Apakah Anda pikir Anda bisa menghapus saya?"

Hal terburuk yang dapat Anda lakukan dalam situasi ini adalah membalas semua dengan pesan bertuliskan "berhenti berlangganan." Ini tidak sopan. Ini menunjukkan Anda tidak memiliki kebijaksanaan sosial atau netitquette. Dan itu membuktikan Anda tidak tahu bagaimana mengelola email Anda sendiri.

Namun, saat Anda bertatap muka langsung, Anda menjadi manusia lagi. Anda adalah orang yang menyenangkan dengan permintaan yang masuk akal dan langsung. Plus, jika ada alasan Anda ditakdirkan untuk menerima pesan, orang tersebut akan menjelaskan mengapa Anda dimasukkan hingga saat ini.

2. Leverage Jejaring Sosial, Peralatan Manajemen Proyek, dan IM

Menurut pendapat saya, jaringan sosial (termasuk jaringan bisnis seperti Yammer dan Podio) menangani pengiriman pesan opt-in jauh lebih baik daripada email. Ambil kasus temanku yang sedang mencibir tentang klub bukunya. Jika penyelenggara telah mengatur undangan pertemuan klub buku berikutnya di Facebook daripada melalui email, mendapatkan informasi akan terasa kurang wajib bagi para anggota. Acara Facebook adalah opsional. Anda bisa mendapatkan mereka dan mencerna informasi ketika Anda menginginkannya. Ketika undangan acara yang sama tiba melalui email, membacanya segera terasa wajib.

Dalam organisasi bisnis, alat komunikasi alternatif juga dapat sangat membantu mengurangi email yang tidak diinginkan. Di sini, di PCMag, kami cenderung menggunakan program pengiriman pesan instan ketika kami memiliki sesuatu untuk berkomunikasi dengan cepat dan menginginkan respons yang sama cepatnya. Kami menggunakan Yammer untuk mengelola beberapa tugas yang beroperasi atas dasar "siapa pun yang dapat menjawab pertama, silakan lakukan". Kami menggunakan platform manajemen proyek Basecamp untuk mengadakan diskusi tentang proyek seni dan desain yang sedang berlangsung di satu tempat.

Jadi gunakan semua alat berbeda yang Anda inginkan, dan jika Anda berada dalam posisi manajemen, dorong orang lain juga untuk melakukannya. Advokasi untuk solusi multi-alat akan membantu mengurangi email yang diperlukan.

3. Gunakan Penyortiran Otomatis atau Filter

Solusi paling umum untuk mengelola email yang tidak diinginkan adalah dengan membuat aturan penyortiran otomatis, atau filter seperti yang kadang-kadang disebut, yang menempatkan pesan yang tidak diinginkan ke tempat yang ditentukan (biasanya folder, tetapi kadang-kadang sampah) bahkan sebelum mereka masuk ke kotak masuk Anda. Semua program email utama memiliki fitur ini.

Temukan email yang tidak Anda inginkan lagi, identifikasi sesuatu yang kongkrit dan perbaiki tentang hal itu (mis. Selalu kata kunci yang sama di baris subjek, pengirim, dll.) Dan buat aturan yang mengurutkan semua pesan menjadi pesan baru dan berlabel tepat folder untuk Anda.

Opsi lain di Microsoft Outlook adalah Anda dapat "berhenti berlangganan" dengan anggun dan tanpa pemberitahuan dari utas dengan hanya "membisukan" percakapan (lihat kiat saya untuk Outlook tentang cara melakukannya), meskipun itu membuat Anda macet jika ada yang menggunakan kembali topik yang sama baris di kemudian hari, karena itu target untuk melakukan operasi. (Dengan kata lain, ketika Anda membisukan utas, Outlook secara otomatis pindah ke folder "item yang dihapus" pesan yang berisi baris subjek yang sama dari email yang menyinggung.)

Saya pribadi tidak menggunakan pengurutan otomatis karena sangat bergantung pada perilaku baru: memeriksa folder yang ditunjuk secara teratur. Di masa lalu, setiap kali saya mengatur penyortiran, saya segera lupa bahwa saya melakukannya dan, beberapa hari kemudian, melihat setumpuk email yang mungkin termasuk sesuatu yang penting didorong ke pinggir jalan. Saya lebih suka menghapus pesan yang tidak diinginkan ketika saya menerimanya. Jika Anda memilih rute ini, tekunlah memproses email-email yang diurutkan secara teratur.

4. Beri tahu orang-orang untuk tidak membalas "Terima kasih"

Pertama kali saya mendengar seorang kolega di pekerjaan lama berkata dengan keras kepada kolega lain, "Apakah Anda tidak keberatan menjawab dengan 'terima kasih' untuk sebuah pesan ketika semua itu adalah mengkonfirmasi bahwa Anda tahu saya melakukan hal yang seharusnya saya lakukan? Ini akan membantu saya menjaga waktu surel saya, " itu membuat saya terlena! Bisa dibilang begitu? Tentu, Anda mungkin terlihat sedikit pemarah, tetapi sisi baiknya adalah Anda tidak akan mendapatkan banyak pesan email yang benar-benar tidak perlu.

Anda juga dapat menguraikannya kembali menjadi sangat pasif-agresif- "Saya benar-benar tidak akan tersinggung jika kurang sering berterima kasih kepada saya melalui email. Saya sudah tahu Anda menghargai pekerjaan saya" -tapi saya tidak merekomendasikannya!

Sumber daya tambahan

Alat lain untuk membantu Anda tetap di atas email termasuk Sanebox (yang secara otomatis mengatur penyortiran otomatis) atau aplikasi Kotak Surat untuk iOS (sangat membantu untuk menjaga di atas email saat di luar kantor), tetapi itu lebih untuk umum triase email daripada mengurangi pesan yang tidak diinginkan.