Terorganisir: cara mendapatkan barang yang keras kepala dicoret dari daftar tugas Anda

Ketika saya mulai menulis artikel ini, saya memiliki dua tugas pada daftar tugas yang tidak mau saya lakukan. Saya menempatkan mereka di sana pada bulan Desember. Yang satu berkaitan dengan polis asuransi rumah, dan yang lain dengan memindahkan sejumlah dana pensiun. Tidak seorang pun akan menjadi sangat penting untuk diselesaikan. Tidak ada yang memiliki tenggat waktu yang nyata dan bermakna. Itu adalah hal-hal yang harus saya lakukan, tetapi saya tidak pernah mau melakukannya.

Sebagian besar dari kita memiliki barang-barang keras kepala seperti ini di aplikasi agenda kami, tugas-tugas yang sepertinya tidak pernah selesai, seperti membawa jas ke binatu atau membuat anjing dirawat. Tidak ada hal buruk terjadi ketika kita tidak melakukannya, jadi kita tidak melakukannya, bahkan jika otak rasional kita tahu itu harus dilakukan.

Apa yang dapat Anda lakukan untuk menyingkirkan tugas-tugas ini dari daftar Anda? Beberapa pilihan muncul di pikiran, yang akan saya bagikan di sini. Plus, saya akan memberi tahu Anda trik apa yang akhirnya membantu saya mengecek to-dos saya sendiri yang tidak bergerak.

Lakukan Hal Pertama di Pagi Hari

Banyak penggemar produktivitas bersumpah dengan melakukan tugas-tugas kecil yang menyebalkan itu di pagi hari. Idenya adalah untuk mendapatkan tugas-tugas kecil dari piring Anda lebih awal sebelum Anda terlibat dalam pekerjaan yang lebih penting, seperti tugas-tugas tersulit Anda, email, rapat, dan hal lain yang akan mengganggu Anda.

Trik ini bagus jika tugasnya memakan waktu kurang dari dua menit dan tidak tergantung waktu atau tempat. Jika Anda terbiasa membubarkan tugas apa pun yang membutuhkan waktu kurang dari dua menit sebelum Anda bahkan membuka program email Anda, Anda bisa melihat lebih banyak gerakan di daftar tugas Anda.

Ketika tugas memakan waktu lebih dari beberapa menit, atau ketika itu hanya dapat dilakukan selama waktu atau tempat tertentu, aturan dua menit ini tidak berfungsi. Dua hal yang sepertinya tidak bisa saya selesaikan, misalnya, keduanya perlu terjadi selama masa US Pasifik, dan jam-jam itu tidak sejalan dengan pagi saya di luar negeri. Saya perlu beberapa opsi lagi.

Buat Orang Lain Melakukannya

Jika pada awalnya Anda tidak berhasil, berikan pekerjaan itu kepada orang lain. Saya bercanda dengan kalimat itu, tetapi saya tidak bercanda tentang mendelegasikan tugas yang sebelumnya Anda tidak ingin selesaikan sendiri.

Sejujurnya, saya buruk dalam mendelegasikan. Saya kesulitan meminta bantuan. Saya khawatir tentang ketidaknyamanan orang. Saya suka memegang kendali. Mungkin Anda merasakan hal yang sama.

Bagaimana orang seperti saya menjadi lebih baik dalam mendelegasikan? Sebagai permulaan, kita dapat memikirkan daftar calon delegasi bahkan sebelum kita memutuskan apakah akan mendelegasikan tugas sama sekali. Jangan mengesampingkan kolega, anggota keluarga (termasuk anak-anak yang bertanggung jawab pada usia yang sesuai), pengasuh anak atau pengasuh lainnya, dan, dalam beberapa situasi, tetangga. Ini juga membantu menempatkan sepatu di kaki lainnya. Bagaimana perasaan saya jika, misalnya, tetangga saya meminta saya untuk menandatangani paket atau membiarkan orang kabel masuk jika mereka tidak bisa pulang untuk melakukannya? Jika tugasnya sesuai dengan jadwal saya, itu tidak masalah. Semua eksperimen pemikiran sederhana ini menjadikan pendelegasian tampak sebagai pilihan yang masuk akal.

Salah satu tugas saya sebenarnya sangat cocok untuk pasangan saya lakukan, meskipun kalau dipikir-pikir, dia seharusnya melakukannya pada awalnya dan tidak, jadi saya mendelegasikannya kepada diri saya sendiri! Mengenai tugas keuangan saya, hanya saya yang bisa melakukannya karena saya harus memverifikasi identitas saya dan menandatangani beberapa dokumen dalam proses itu.

Buat Hadiah

Meskipun saya tidak ingin melakukan dua tugas saya, saya dapat memikirkan beberapa hal yang saya ingin lebih, seperti beberapa jam di spa atau tambahan $ 15 dalam anggaran toko kopi bulanan saya. Menetapkan hadiah untuk diri sendiri dapat meningkatkan motivasi.

Penelitian menunjukkan bahwa motivasi lebih tinggi ketika kita tidak tahu pembayaran kita. Misalnya, dalam satu penelitian, peserta harus menyelesaikan tugas minum air. Mereka menerima $ 1 atau $ 2 untuk menyelesaikan pekerjaan. Ketika mereka tahu bahwa mereka akan mendapatkan $ 2, sekitar 43 persen dari subyek berhasil diselesaikan. Ketika mereka tidak tahu apakah mereka akan mendapatkan $ 1 atau $ 2, 70 persen selesai.

Bagaimana Anda bisa menggunakan hadiah dan ketidakpastian untuk keuntungan Anda? Anda dapat menuliskan dua hadiah yang mungkin untuk menyelesaikan tugas Anda dan kemudian, setelah selesai, lempar koin untuk melihat mana yang Anda dapatkan. Atau Anda bisa meminta bantuan dalam menciptakan keacakan dalam hadiah Anda. "Sayang, ini ada dua amplop penuh dengan jumlah uang yang berbeda. Ketika akhirnya aku menyelesaikan tugasku, aku ingin kamu memberikan salah satu dari mereka dan meletakkan yang lain kembali di bank."

Saya memiliki perasaan campur aduk tentang menggunakan makanan sebagai hadiah karena seringkali dapat bertentangan dengan tujuan lain, seperti kehilangan atau mempertahankan berat badan. Saya juga tidak tahu seberapa besar keinginan saya untuk termotivasi oleh makanan. Tapi saya punya beberapa marzipan Jerman yang indah berlapis cokelat yang saya simpan untuk acara khusus, dan saya ingat ketika menulis artikel ini. Saya memutuskan bahwa jika saya mengurus situasi asuransi saya akan memperlakukan diri saya bersama mereka bersama secangkir kopi favorit saya. Dan apa yang kamu tahu? Saya mendapatkan pengisap selesai. Satu jatuh, satu lagi!

Bundel godaan

Teknik motivasi berbasis penghargaan lain, yang disebut godaan bundling (seperti yang dijelaskan oleh Katherine Milkman, associate professor di The Wharton School, The University of Pennsylvania), sangat berguna untuk dosis keras kepala yang berulang. Contohnya adalah mendapatkan tes Pap smear, yang harus dilakukan setiap tahun.

Bundel godaan adalah tindakan memberi diri Anda hadiah saat Anda melakukan tugas yang tidak ingin Anda lakukan, bukan setelahnya. Dalam penelitian Milkman, ia memberi mahasiswa akses ke buku audio terlaris hanya saat mereka berada di gym. Penelitiannya menunjukkan bahwa siswa yang mendapatkan buku audio pergi ke gym lebih sering daripada kelompok kontrol, dan mereka terus pergi lebih sering bahkan setelah program buku audio berakhir. Para siswa telah menciptakan kebiasaan yang diperkuat secara positif.

Jadi katakanlah Anda benci pergi ke janji tahunan OBGYN Anda. Anda bisa mengikat kesenangan yang bersalah, seperti membaca majalah sampah atau menikmati milkshake cokelat ganda (jika Anda baik-baik saja dengan hadiah makanan), dan biarkan diri Anda menikmati saat Anda berada di ruang tunggu dokter. Dua tindakan yang Anda ikatkan harus terjadi secara bersamaan, meskipun dalam contoh saya, saya akan mengatakan bahwa berada di ruang tunggu dokter cukup dekat karena Anda tidak dapat melakukan banyak hal saat seseorang sedang mengusap leher rahim Anda.

Sayangnya, tugas saya tidak berulang, jadi tidak diatur untuk bundel godaan, sayangnya.

Buat Konsekuensi

Jika penguatan positif tidak memotong mustard, mungkin konsekuensi negatifnya. Apakah Anda akan menyumbangkan satu dolar kepada partai politik yang paling tidak Anda sukai untuk setiap hari Anda tidak melakukan tugas Anda? Sebagian besar dari kita akan membutuhkan teman yang sangat keras untuk memastikan kita memenuhi janji kita jika kita mencoba dan menggunakan konsekuensi negatif untuk mendorong perilaku positif, tetapi itu bukan tidak mungkin.

Ada kisah terkenal tentang seorang wanita bernama Zelda Gamson yang berhenti merokok ketika temannya membuat kontrak dengannya. Kontrak mengatakan jika Zelda merokok lagi, teman itu akan menyumbangkan sejumlah besar uang kepada Ku Klux Klan. Zelda tidak pernah merokok lagi. Konsekuensinya terlalu besar.

Saya tidak berpikir konsekuensi negatif akan berhasil bagi saya. Mereka benar-benar sulit untuk dipilih dan bahkan lebih sulit untuk diterapkan. Ditambah lagi, setiap hari saya tidak menyelesaikan tugas saya, saya sudah merasa tidak enak tentang hal itu. Mengapa saya ingin lebih banyak hal negatif? Namun, mereka mungkin insentif yang baik untuk beberapa orang.

Memecahnya

Alasan lain orang terjebak dengan tugas yang tidak bisa mereka selesaikan adalah karena mereka hanya menuliskan tugas yang salah. Mereka menyatukan serangkaian tugas terkait alih-alih menghancurkan proyek yang lebih besar. Hal yang sama terjadi dengan tujuan. Jika Anda ingin sukses dalam mencapai tujuan, Anda perlu belajar bagaimana memecahnya menjadi bagian-bagian komponen mereka. Setiap bagian harus menjadi satu, tindakan, item yang dapat diukur. Itu sebabnya "joging selama 30 menit hari ini" adalah tugas yang lebih baik daripada "menurunkan lima pound." Kehilangan lima pound adalah tujuannya, bukan tugas.

Ternyata, tugas keuangan saya sebenarnya adalah tiga atau empat tugas - mungkin lebih. Sebenarnya, saya tidak tahu seberapa besar tugas itu sebenarnya. Masalahnya adalah saya menulis "Investigasi rollover akun pensiun" daripada langkah pertama yang sebenarnya harus saya ambil. Langkah pertama adalah mengumpulkan dokumen dan nomor telepon. Setiap kali saya memikirkan tugas saya, saya berkata pada diri saya sendiri, "Argh! Aku bahkan tidak tahu di mana dokumennya!" Jadi mencari dokumen harus menjadi tugas pertama dalam seri ini.

Tugas kedua adalah menelepon bank. Tugas ketiga adalah bertanya tentang opsi saya. Langkah keempat adalah, yah, saya belum yakin. Itu tergantung pada hasil dari langkah-langkah lain. Jelas saya memiliki beberapa pekerjaan yang harus dilakukan di sini, tetapi setelah memeriksa tugas saya, saya memiliki ide yang lebih baik tentang cara memecahnya menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola. Itu kemajuan!

Penghitungan Akhir

Seperti yang saya sebutkan, saya menyelesaikan salah satu tugas saya dengan memikat diri sendiri dengan sedikit marzipan. Saya sangat lega bahwa itu dilakukan. Tugas lainnya masih tergantung, tetapi setidaknya sekarang saya telah memisahkan dan menata ulangnya menjadi beberapa tugas yang tampaknya tidak terlalu menakutkan. Mudah-mudahan, itu dan potongan komponennya akan keluar dari daftar saya segera. Saya harap artikel ini dapat membantu beberapa dari Anda membuat kemajuan dalam tugas-tugas keras kepala Anda, dan saya mengundang Anda untuk memberi tahu saya tentang teknik yang Anda gunakan dalam komentar di bawah ini.