Terorganisir: bagaimana saya beralih ke bekerja di cloud

Setelah bertahun-tahun bekerja di sistem hybrid, di mana beberapa file bersifat lokal dan beberapa di cloud, saya baru-baru ini beralih ke bekerja sepenuhnya online. Saya memilih untuk menggunakan Google Drive, tetapi bisa saja dengan mudah layanan serupa, seperti Microsoft Office Online.

Inilah cara saya bermigrasi ke lingkungan baru, beberapa pro dan kontra dari bekerja sepenuhnya online, dan saran jika Anda berpikir untuk beralih juga.

Mengapa Saya Bermigrasi ke Google Drive

Saya sudah lama menggunakan Google Drive, termasuk Google Docs, Sheets, dan Slides. Tetapi saya tidak pernah menggunakannya secara eksklusif untuk semua pekerjaan saya sampai saat ini.

Penyiapan saya sebelumnya memiliki beberapa file yang disimpan secara lokal di komputer saya (tentu saja didukung) dan hanya beberapa file yang hidup sebagai Google Documents dan file online lainnya. Sebagian besar, saya menggunakan Google Drive untuk file yang kolaboratif, seperti dokumen untuk merencanakan liburan dengan teman.

Salah satu alasan utama saya memutuskan untuk pindah sepenuhnya ke cloud adalah karena saya telah menggunakan banyak perangkat yang berbeda, lebih banyak daripada sebelumnya. Pada hari tertentu, saya mungkin ingin menyelesaikan pekerjaan dari salah satu dari sekitar lima perangkat yang berbeda, tergantung pada apakah saya di rumah, di rapat, bepergian, atau di tempat lain. Saya memiliki Mac desktop, Chromebook Pixel yang portabel tetapi tidak bagus untuk rapat, ponsel cerdas, dan laptop. Dan kadang-kadang, saya bekerja di komputer orang lain.

Jika memungkinkan, saya lebih suka membuat catatan dan mengedit langsung pada file saya, daripada membuat catatan terpisah dalam aplikasi pencatatan tentang apa yang harus saya lakukan nanti untuk file. Bekerja di cloud memenuhi kebutuhan itu, dan Google Drive juga memenuhi sebagian besar kebutuhan saya yang lain, seperti kompatibilitas dengan format file Microsoft Office, banyak penyimpanan, dan dukungan untuk semua perangkat yang saya miliki.

Ketika semua pekerjaan Anda di cloud, Anda memiliki akses ke file secara langsung. Selama Anda memiliki koneksi Internet (dan kadang-kadang bahkan ketika Anda tidak), Anda dapat mengedit file. Butuh beberapa tahun bagi Google Drive untuk sampai ke titik ini, tetapi sekarang setelah di sini, saya menggunakannya dengan hasil yang bagus.

Kiat untuk Migrasi ke Awan

Ketika memutuskan untuk menyimpan semua pekerjaan Anda di cloud dan tidak menyimpannya secara lokal, Anda akan menghadapi satu tantangan besar: mencari tahu apa yang harus dilakukan dengan semua file lama Anda. Saran saya jangan terlalu khawatir tentang file lama. Jangan buang waktu Anda untuk mencoba memigrasi atau mengatur kembali semua data lama Anda dengan sempurna, yang mungkin tidak akan pernah Anda lihat lagi.

Sebaliknya, fokuslah pada bagaimana Anda akan mengatur atau menyimpan data baru di masa mendatang. Dalam kasus saya, saya mulai menggunakan Google Drive untuk semua dokumen baru saya segera. Saya membuat folder baru di Google Drive online yang mencerminkan sistem organisasi yang sama yang saya gunakan di desktop saya. Ketika saya memulai file baru, saya membuatnya menjadi Google Doc. Saya lebih memperhatikan masa kini daripada masa lalu.

Saya memang memiliki beberapa file yang saya akan diklasifikasikan sebagai tidak lama atau baru, tetapi "sedang berlangsung." File yang sedang berlangsung adalah yang saya buat sejak lama tapi itu masih relevan dan digunakan sampai sekarang. Dalam kasus saya, mereka cenderung berupa spreadsheet tempat saya mencatat pekerjaan saat saya menyelesaikannya. Misalnya, saya memiliki file yang sedang berlangsung di mana saya melacak artikel yang saya tulis, tanggal yang mereka terbitkan, dan metadata lainnya. Saya terus menambahkannya, dan selalu bermanfaat dan relevan, meskipun saya membuatnya bertahun-tahun yang lalu.

Untuk memigrasikan file yang sedang berlangsung ini, saya cukup mengunggahnya ke Google Drive, satu per satu, dan mengonversinya ke file yang diformat Google. File Excel menjadi Google Sheets. Mudah.

Alasan saya melakukannya satu per satu adalah untuk memeriksa dan memastikan mereka terbuka dan isinya tidak rusak. Untungnya, semuanya ditransfer dengan lancar. Namun, saya menyimpan salinan asli file yang sangat berharga di komputer saya selama sekitar satu bulan, untuk berjaga-jaga, yang membawa saya ke nasihat lain: Simpan salinan asli dari file-file penting Anda untuk periode yang tumpang tindih.

Jika ada yang salah dengan migrasi Anda, Anda akan menginginkan yang asli. Ini seperti ketika Anda menyetor cek kertas dari jarak jauh menggunakan aplikasi seluler, dan bank mendorong Anda sebuah pesan yang mengatakan, "Mengapa Anda tidak menggantungkan cek itu sampai hilang?"

Saran lain adalah untuk menguji apakah layanan berfungsi pada semua perangkat Anda. Buka file yang berbeda. Sekarang matikan Wi-Fi dan coba membukanya. Apakah mungkin, yaitu, apakah Anda memiliki salinan offline file yang Anda harapkan (lebih banyak tentang akses offline sebentar lagi)? Bisakah Anda mengedit? Apakah Anda perlu memasang aplikasi atau plugin untuk melakukan pekerjaan yang ingin Anda lakukan? Ini lebih sulit daripada yang Anda pikirkan untuk meluangkan waktu menjalankan uji coba ini, tetapi itu pasti mengalahkan suatu tempat dan tidak mampu melakukan apa pun yang telah Anda rencanakan.

Setelah saya mulai menggunakan sistem baru saya untuk bekerja sepenuhnya di Google Drive (tapi masih selama periode tumpang tindih sebelum saya menghapus semua data yang disimpan secara lokal), saya menginstal komponen sinkronisasi Google Drive di komputer saya dan membuat cadangan selama dua tahun terakhir ' nilai data ke cloud. Saya tidak menguji setiap file untuk memastikan bahwa mereka dikonversi dengan bersih ke Google Drive, seperti yang saya lakukan dengan file penting saya yang sedang berlangsung, tetapi saya merasa lebih baik mengetahui saya telah menarik banyak data lama saya kalau-kalau saya membutuhkannya. Saran di bagian depan: Cadangkan file lama, tetapi jangan terlalu banyak menghabiskan waktu untuk itu.

Dalam menimbang risiko dan imbalan, kemudahan, dan ketidaknyamanan, saya merasa bahwa mencadangkan data lama saya, yang mungkin tidak akan saya perlukan lagi, ke Google Drive dan menyebutnya satu hari sudah cukup bagi saya.

Ada pro dan kontra lainnya juga. Perhatikan bahwa saya tidak mencantumkan setiap pro dan kontra, tetapi hanya beberapa yang relevan untuk menggunakan Google Drive secara eksklusif untuk file kerja.

Bekerja di Cloud: Pro

Cadangan otomatis. Saya tahu kebanyakan orang yang tidak mencadangkan data mereka sekarang tidak akan memulai dalam waktu dekat. Ketika Anda bekerja di Google Drive, Anda tidak perlu berpikir untuk membuat cadangan. Itu terjadi secara otomatis dan sering.

Begitu banyak ruang! Google Drive hadir dengan ruang yang luas. Setiap orang dengan akun Google mendapatkan setidaknya 15GB, tetapi membeli lebih banyak murah. Plus, ada celah lain yang memberi Anda lebih banyak ruang. Misalnya, file yang Anda buat di Google Drive, seperti Google Documents, tidak diperhitungkan dalam batas penyimpanan Anda! Itu sangat besar.

Kompatibel dengan Office. Sementara saya membuat dan mengedit file secara eksklusif di Google Drive, tidak semua orang yang saya ajak berkolaborasi melakukannya. Banyak orang masih menggunakan Microsoft Office. Dengan Google Drive, Anda dapat mengekspor semua jenis file Google ke format Microsoft. Dengan hanya beberapa klik, saya dapat mengubah Google Doc menjadi file.docx Word.

Kolaborasi. Untuk berkolaborasi secara real time, tidak ada yang mengalahkan Google Drive. Anda dapat berbagi file dengan pengguna lain, mengelola siapa yang dapat melihat dan mengeditnya, dan bahkan mengobrol dengan kolaborator saat Anda mengerjakan file bersama.

Sinkronisasi lokal. Seperti yang saya sebutkan, saya dapat dengan cepat mencadangkan file lama saya ke Google Drive karena memiliki komponen sinkronisasi lokal. Fitur ini memungkinkan Google Drive melakukan tugas ganda sebagai suite kantor kolaboratif online dan program sinkronisasi file dan cadangan.

Harga. Google Drive gratis. Microsoft Office berharga sekitar $ 100 per tahun. Perlu saya katakan lebih?

Bekerja di Cloud: Kontra

Masalah privasi dan keamanan. Orang yang sama sekali tidak ingin menggunakan layanan cloud hampir selalu peduli dengan privasi dan keamanan. Orang lain menyimpan data Anda di lokasi yang mungkin tidak dapat Anda tunjuk. Google mengenkripsi file Anda yang tersimpan di Drive secara default, tetapi perusahaan juga mengelola kunci untuk Anda, yang merupakan tanda bahaya bagi sebagian orang. Jika Anda tidak percaya perusahaan menyimpan file Anda, atau jika file Anda berisi informasi yang sangat sensitif, migrasi ke cloud mungkin bukan untuk Anda.

Akses offline. Bekerja di cloud berarti Anda memerlukan koneksi Internet. Menavigasi aturan dan konfigurasi daring versus luring bisa sangat menyusahkan. Terkadang ada yang salah atau tidak seperti yang Anda harapkan.

Dengan Google Drive, dimungkinkan untuk bekerja secara offline, yang sangat bagus, kecuali ada banyak peringatan, dan terus terang, saya tidak menghafalnya. Saya tahu saya harus menggunakan browser Chrome agar berfungsi, tetapi saya sering lupa detailnya. Saya telah menemukan bahwa memuat file yang ingin saya kerjakan sebelum saya meninggalkan area dengan Wi-Fi adalah solusi yang baik, tetapi sekali lagi, hanya jika saya menjalankan Chrome. Maka saya dapat mengerjakan file-file ini dengan mudah (selama saya tidak menutup tab secara tidak sengaja).

Tapi itu bisa berantakan.

Ketika saya selesai mengedit offline, saya masih perlu menghubungkan perangkat ke Internet untuk mendapatkan perubahan ke cloud. Terkadang itu menyebabkan masalah. Katakanlah saya bekerja offline di laptop saat saya di pesawat. Pesawat mendarat, saya naik taksi, dan kemudian saya ingat perubahan lain yang ingin saya lakukan. Jika saya membuka ponsel dan memuat file menggunakan koneksi data, saya akan melihat salinan lama sebelum semua perubahan yang saya lakukan di pesawat karena saya belum menyinkronkannya. Katakanlah saya lupa titik itu, dan saya membuat beberapa perubahan melalui telepon. Ketika akhirnya saya menghubungkan laptop saya ke Internet, Google akan memberi tahu saya bahwa ada sesuatu yang tidak beres. Ada solusi, tetapi tidak ada yang bersih atau sederhana. Bersiap untuk menyalin dan menempel.

Pencarian berfungsi, kecuali jika tidak. Ketika Anda menyimpan file Anda dengan Google, nama pertama dalam pencarian Internet, Anda memiliki harapan tinggi untuk alat pencarian. Menemukan file di Google Drive telah memukul atau meleset bagi saya. Ketika saya mencari berdasarkan nama file, saya cenderung menemukan apa yang saya butuhkan, tetapi tidak selalu. Menggarisbawahi nama file khususnya tampaknya melemparkan Google untuk loop. Saya memiliki file bernama 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, tetapi ketika saya mencari "Collaboration, " gambar di bawah ini menunjukkan apa yang muncul.

Google memang mencari konten file Anda, yang membantu, tetapi mungkin masih perlu beberapa percobaan untuk menemukan apa yang Anda butuhkan. Ketika kolaborator lain berbagi file dengan Anda, itu adalah yang paling sering saya temukan, dengan atau tanpa pencarian. Saya akhirnya bergantung pada file yang ditandai dengan bintang (favorit) serta daftar file terbaru yang ditawarkan Google Drive cukup banyak.

Gangguan online. Agar berfungsi di Google Documents, Anda harus membuka jendela peramban, dan bagi sebagian orang, online merupakan kemiringan yang licin. Bagi saya, itu tidak terlalu menjadi masalah. Saya menggunakan beberapa alat dan trik untuk meningkatkan produktivitas dan meminimalkan gangguan. Tetapi bagi orang lain, sekadar online adalah undangan untuk menjelajahi Web dan tidak menyelesaikan pekerjaan nyata. Jika Anda lebih baik menyelesaikan pekerjaan saat Anda mencabut sambungan Internet, bekerja di cloud mungkin bukan untuk Anda.

Haruskah Anda Pindah ke Cloud?

Bekerja secara eksklusif di cloud memiliki manfaatnya, tetapi juga disertai dengan beberapa frustrasi. Seperti yang saya katakan, bekerja online tidak selalu berarti menggunakan Google Drive, tetapi banyak pro dan kontra akan sama untuk solusi serupa. Beberapa pertanyaan yang harus Anda tanyakan pada diri sendiri sebelum pindah ke cloud adalah:

• Apakah saya memiliki akses Internet yang dapat diandalkan sebagian besar waktu?
• Apakah saya bersedia mempelajari aturan kerja offline vs. online?
• Akankah bekerja di cloud memberi saya akses ke file dengan cara yang tidak saya miliki sekarang dan yang benar-benar akan saya gunakan?
• Apakah saya bersedia mengatur di mana pekerjaan saya disimpan sehingga saya dapat menemukannya dengan mudah?
• Apakah saya dapat menahan godaan berselancar di Web jika saya selalu terhubung?

Untuk saran lebih lanjut, lihat 30 tips Google Drive.