Terorganisir: cara meningkatkan komunikasi untuk manajemen proyek yang lebih baik

Selama proyek apa pun, mengetahui cara berkomunikasi, serta kapan menggunakan layanan manajemen proyek untuk komunikasi, sangat penting. Berkomunikasi dengan semua pemangku kepentingan Anda adalah satu-satunya faktor terpenting untuk keberhasilan manajemen proyek, menurut laporan dari Institut Manajemen Proyek. Komunikasi yang buruk sering kali menjadi penyebab masalah lain yang menyebabkan proyek keluar jalur atau menenggelamkannya sama sekali.

Apa artinya komunikasi yang jelas, terbuka, dan efektif dalam hal manajemen proyek, dan bagaimana Anda melakukannya? Kolom Get Organized minggu lalu membahas cara memulai mengelola proyek. Peluang utama adalah tentang mendefinisikan proyek (dan memastikan itu adalah proyek dan bukan hanya pekerjaan yang sedang berlangsung) dan persyaratan, ruang lingkup, hasil, tonggak, dan pemain, termasuk para pemangku kepentingan. Jika Anda belum membacanya, saya sarankan melakukannya sebelum menangani artikel ini.

Bagaimana Komunikasi Buruk Mempengaruhi Manajemen Proyek

Tiga masalah utama yang mencegah keberhasilan proyek adalah perubahan dalam ruang lingkup, estimasi yang buruk dalam fase perencanaan, dan tujuan dan sasaran yang tidak jelas, menurut survei oleh PricewaterhouseCooper. Tetapi Jason Westland, CEO ProjectManager.com, melihat semua itu sebagai masalah yang berasal dari akar yang berbeda: komunikasi yang buruk.

"Jika seorang manajer proyek tidak memiliki ruang lingkup yang lebih rendah atau jika para pemain tidak mengetahui timeline, segalanya berantakan, atau apa yang disampaikan tidak memenuhi persyaratan, " kata Westland ketika saya berbicara dengannya baru-baru ini tentang praktik terbaik manajemen proyek.

Westland, yang juga menulis Siklus Hidup Manajemen Proyek , menambahkan, "Apa yang biasanya terjadi adalah manajer proyek tidak memiliki pegangan yang benar pada ruang lingkup proyek. Tim tidak benar-benar tahu apa yang mereka berikan. Tidak ada benar-benar tahu apa tanggal akhir untuk tonggak atau pengiriman utama itu. Dan selama proyek berlangsung, tidak ada yang memberi mereka informasi tentang visi keseluruhan, alasan mengapa mereka melakukannya. Dan semuanya hanya tergelincir."

Westland tumbuh di Selandia Baru. Dia berbagi dengan saya analogi antara menggembalakan domba di tanah airnya dan mengelola sebuah proyek.

Bayangkan seorang anak laki-laki yang harus memindahkan 300 domba dari satu paddock ke yang lain menggunakan tidak lebih dari beberapa anjing. "Kau selalu berkomunikasi dengan anjingmu melalui peluit, " katanya. "Anjing-anjing bergerak terus-menerus untuk membagi kelompok atau menggabungkan kelompok." Pekerjaan itu mungkin tampak sulit untuk satu anak laki-laki dan beberapa anjing, tetapi jika tidak pernah ada gangguan dalam komunikasi, dan anak laki-laki itu terus mengingatkan dirinya akan sasarannya, itu bisa dilakukan.

Lihatlah Gambar Besar

Selama pertemuan kickoff proyek, semua pemain yang akan mengerjakan proyek harus meninggalkan pertemuan dengan deskripsi yang jelas tentang apa proyek akhir akan terdiri. Dengan kata lain, setiap orang seharusnya tidak hanya memiliki visi, tetapi juga rincian tertulis.

Bayangkan sebuah proyek yang membutuhkan waktu satu tahun untuk diselesaikan. Beberapa bulan ke dalam proyek, sangat mungkin bahwa visi di mata pikiran seseorang telah sedikit berubah sejak hari pertama. Manajer proyek perlu mengingatkan semua orang tentang deskripsi tugas akhir - dan perlu sering melakukannya. Komunikasi visi semacam ini dapat terjadi selama pertemuan yang dijadwalkan secara berkala (lebih dari itu sebentar lagi), atau dengan membawa klien proyek dari waktu ke waktu untuk mengingatkan tim apa yang sedang mereka kerjakan.

Selain itu, semua orang di tim proyek bertanggung jawab untuk berkomunikasi ketika tugas atau serangkaian tugas membelok dari pengiriman berikutnya atau deskripsi akhir proyek. Ketika tugas muncul yang tidak berada dalam ruang lingkup, pekerja perlu berbicara, dan manajer proyek perlu mendengarkan. Komunikasi adalah jalan dua arah. Demikian pula, jika sebuah tim yakin itu tidak akan mencapai batas waktu, mereka perlu memberi tahu manajer proyek ketika mereka dalam bahaya, tidak setelah terlambat. Seorang manajer proyek yang mendengar komunikasi semacam ini dapat membuat keputusan yang sesuai. Dan, seperti yang sudah Anda duga, manajer proyek perlu memberi tahu tim tentang perubahan apa pun yang dilakukan dan meminta umpan balik.

Perhatikan Detail Halus

Selain sering kembali ke visi dan menjaga ruang lingkup di cek, manajer proyek harus tahu tentang setiap detail halus. "Selama proyek, sangat penting bahwa manajer proyek sepenuhnya menyadari setiap tugas dan apa status tugas itu, " kata Westland.

Proyek dapat dengan mudah memiliki ribuan tugas, yang merupakan banyak informasi untuk diingat oleh satu manajer proyek. Karena alasan itulah maka jasa manajemen proyek sangat berharga. Dua contoh adalah Proyek Zoho dan Proyek Kerja Tim, meskipun ada lusinan di pasaran untuk tim dengan berbagai ukuran dan kompleksitas.

Ketika tim menggunakan platform manajemen proyek, semua tugas dicatat dalam sistem dan dapat dilihat oleh semua orang yang perlu melihatnya (atau kadang-kadang terlihat oleh semua orang, tergantung pada alatnya). Setiap tugas memiliki penerima hak dan tanggal jatuh tempo. Biasanya juga ada informasi tambahan yang menjelaskan apakah tugas tersebut belum ada di piring siapa pun, saat ini aktif, atau selesai. Beberapa platform memantau lebih detail tingkat persen penyelesaian setiap tugas. Jadi manajer proyek dapat memeriksa tugas kapan saja untuk melihat statusnya tanpa harus berjalan ke meja seseorang, ketuk bahu orang itu, dan tanyakan. Ini benar-benar mengubah sifat komunikasi.

Alat manajemen proyek memusatkan informasi dan memberi semua orang akses ke sana. Pada akhirnya, dokumentasi hanyalah bentuk komunikasi lainnya.

Peter Clarkson, direktur di Maestro Development, yang membuat platform manajemen proyek Maestro Project Office, adalah mantan manajer proyek yang telah mengelola ribuan proyek. "Saya melakukan banyak audit proyek-proyek buruk. Saya dikenal sebagai artis bail-out, " katanya kepada saya. "Selalu, terkait dengan kurangnya metodologi, dan kurangnya mengetahui apa yang terjadi dalam proyek: tidak mendokumentasikan pertemuan, masalah, tindakan."

Ketika Clarkson menggambarkan harinya sebagai manajer proyek, pentingnya komunikasi dan manajer proyek yang terhubung dengan setiap bagian komunikasi, menjadi jelas. "Sebagai manajer proyek, saya selalu menyatakan saya malas karena saya tidak pernah menugaskan sesuatu untuk diri saya sendiri, " katanya. "Yang saya lakukan hanyalah berjalan-jalan dan berbicara dengan orang-orang, atau membaca laporan, atau memeriksa database tentang masalah yang sedang diseduh dan direkam, tetapi tidak ada yang melakukan apa-apa. Saya membaca notulensi rapat dari berbagai pertemuan yang tidak saya lakukan." Aku benar-benar pergi ke. " Dia mengatakan dia dengan mudah menghabiskan sepertiga dari hari kerjanya dalam alat manajemen proyek apa pun dan database yang digunakan tim.

Terus Memiliki Rapat

Sebagian besar proyek dan tim proyek bergantung pada pertemuan sampai batas tertentu. Seperti yang Westland jelaskan, "Sebelum alat online, manajer proyek biasanya mengadakan pertemuan mingguan di mana setiap orang hanya menyatakan tugas apa yang sedang mereka kerjakan, tugas apa yang telah mereka selesaikan, dan status kiriman atau tugas lain." Tetapi dengan adanya platform manajemen proyek, di mana semua informasi ini dicatat dan dibuat terlihat, apakah masih ada gunanya mengadakan pertemuan?

Sebenarnya ya. Sementara komunikasi sangat ditingkatkan oleh alat-alat online, rapat masih bermanfaat. "Bukannya kamu masih tidak memiliki stand-up; Hanya saja tujuannya berubah. Alih-alih stand-up berbasis tugas mingguan, itu bisa menjadi pertemuan dua mingguan di mana manajer proyek mengembalikan visi dan memastikan semua orang tahu di mana mereka harus pergi, atau membawa klien untuk berbicara tentang alasan proyek sedang dikirim. Itu menjadi lebih dari sesi strategi daripada sesi eksekusi, "kata Westland.

Rencanakan Postmortem

Komunikasi adalah kunci keberhasilan setiap proyek, tidak hanya dalam fase perencanaan dan pertemuan awal, tetapi juga di sepanjang jalannya proyek, dan bahkan setelah proyek selesai. Pertemuan postmortem memberi anggota tim satu kesempatan terakhir untuk mengomunikasikan apa yang benar dan salah pada suatu proyek.

Anggota tim harus jujur ​​dan terbuka dengan umpan balik mereka, tetapi yang sama pentingnya, manajer proyek harus mendengarkan umpan balik, mencatatnya, dan merujuknya saat berikutnya proyek serupa muncul.

Platform manajemen proyek juga dapat menjadi sumber bahan referensi setelah proyek berakhir. Sebagian besar tim mendapat manfaat dengan meninjau laporan dan riwayat proyek mereka untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang apa yang terjadi ketika ada sesuatu yang salah.

Untuk tips lebih lanjut tentang cara mendapatkan yang terbaik dari dua layanan manajemen proyek Pilihan Editor PCMag, Anda dapat membaca 7 Cara untuk Menyederhanakan Manajemen Proyek dalam Proyek Kerja Sama Tim dan 5 Fitur Proyek Zoho untuk Mengatur Bisnis Anda.