Terorganisir: cara menjaga agar tetap rapi, dapat dipindai, dan tidak terlalu sibuk

Slack membuat komunikasi di dalam tim jauh lebih mudah daripada menggunakan email, tetapi aplikasi tersebut cenderung terlihat seperti ruang bermain anak yang berantakan. Jika anggota tim Anda memiliki hasrat yang mendalam untuk gif animasi atau tidak memikirkan bagaimana mereka menamai saluran, antarmuka pribadi Anda mungkin menderita karena tidak terorganisir sepenuhnya. Sembilan tips ini dapat membantu Anda mendapatkan kembali kendali atas aplikasi perpesanan bisnis teratas ini.

1. Jadikan Pesan Slack Lebih Ringkas

Dua pengaturan akan mengencangkan antarmuka Slack Anda untuk membuatnya lebih ramping. Buka Preferensi> Pesan & Media. Di bawah Tema, pilih Compact. Kemudian, tepat di bawahnya, pilih untuk melihat Hanya tampilkan nama.

Bersama-sama, pengaturan ini menghilangkan kelebihan karakter dan spasi kosong dari Slack. Ini mungkin bukan gaya yang Anda sukai, tetapi patut dicoba jika Anda ingin membuat ruang Slack Anda terlihat lebih rapi dan kurang sibuk. Jika Anda ingin dapat memindai banyak informasi tanpa banyak bergulir, mungkin ada baiknya mencoba ini.

2. Pare Down Slack Sidebar Anda

Tidak ada alasan Anda perlu melihat setiap saluran dan pesan yang terdaftar di bilah sisi Anda secara default. Bintangi saluran dan pesan langsung yang paling sering Anda gunakan. Itu membuat mereka duduk di atas di bawah tajuk Starred, memungkinkan Anda memusatkan perhatian pada daftar yang dikuratori ini.

Jika akun Slack Anda berantakan, pertimbangkan juga untuk mengubah pengaturan agar hanya menampilkan pesan yang berkilau bintangnya dan pesan yang belum dibaca. Buka Preferensi> Bilah Samping> Pengaturan Bilah Samping> Tampilan dan pilih Percakapan yang belum dibaca dan berbintang.

3. Menekan Kekacauan Gambar

Jika keluhan utama Anda tentang Slack adalah bahwa kolega Anda memposting terlalu banyak gif animasi, emoji, dan tautan dengan gambar pratinjau yang sangat besar, Anda dapat dengan mudah menekannya dalam pandangan Anda. Lihat di Preferensi> Pesan & Media. Ke arah bawah adalah kotak centang yang memungkinkan Anda menyembunyikan berbagai jenis citra.

Jika Anda menginginkan pengalaman Slack yang tidak berantakan, aturlah seperti ini:

4. Kustomisasi Pemberitahuan

Mendapat terlalu banyak notifikasi menjadikannya semua bising. Kustomisasi notifikasi yang Anda terima di Slack dalam tiga langkah.

Pertama, nonaktifkan semua saluran di mana sebagian besar pesan baru tidak penting. Buka saluran, klik ikon roda gigi di sebelah bilah pencarian, dan pilih opsi untuk membisukan saluran itu.

Kedua, ubah preferensi pemberitahuan Anda menjadi pesan langsung, sebutkan, dan hanya kata kunci atau Tidak Ada. Jika Anda memilih Tidak Ada, Anda akan melihat lencana yang menunjukkan pesan baru, tetapi Anda tidak akan mendapatkan peringatan audio atau pemberitahuan di layar lainnya.

Ketiga, perhatikan dua opsi terakhir yang muncul di bagian preferensi Anda: Beritahu Saya Tentang Balasan ke Thread yang Saya Ikuti, dan Gunakan Pengaturan Berbeda untuk Perangkat Seluler. Bergantung pada bagaimana Anda dan rekan tim Anda menggunakan percakapan utas, Anda mungkin ingin memilih opsi untuk menerima pemberitahuan utas. Mengenai opsi perangkat seluler, memilih untuk memiliki preferensi yang berbeda pada ponsel Anda dapat membantu Anda fokus. Lain kali Anda harus bekerja tanpa gangguan, keluar dari aplikasi desktop Slack dan keluar dari aplikasi web, tetapi simpan ponsel Anda di dekatnya untuk pemberitahuan Slack yang penting.

5. Gunakan Awalan untuk Cluster Saluran Slack Mirip

Berikut adalah taktik yang saya lihat digunakan tim secara teratur di Slack: Buat awalan untuk saluran yang harus dikelompokkan bersama. Semua saluran yang dimaksudkan untuk digunakan secara eksklusif oleh tim penjualan, misalnya, harus menggunakan awalan "penjualan-" sehingga Anda dapat memiliki # sales-contact, # sales-tips, # sales-win, dan sebagainya. Saluran yang hanya untuk bersenang-senang bisa menggunakan awalan "fun-" atau "watercooler-".

Menggunakan awalan menyebabkan saluran serupa untuk berkerumun bersama secara otomatis, baik di bilah sisi Anda dan dalam daftar lengkap saluran kapan pun Anda perlu menjelajahinya.

6. Gunakan Alat Polling (atau Retasan Ini)

Saat mengajukan pertanyaan gaya survei kepada rekan setim Anda, seperti "Jam berapa semua orang bisa bertemu siang ini?" gunakan aplikasi polling. Jauh lebih mudah dan lebih rapi untuk membaca balasan ke sebuah jajak pendapat daripada untuk membaca rentetan komentar.

Polly for Slack adalah salah satu aplikasi polling dan survei paling terkenal. Instal sebagai pengaya Slack, lalu ketik "/ polly" setiap kali Anda ingin membuat jajak pendapat.

Anda juga dapat melewati alat polling dengan hack sederhana ini: Tulis pertanyaan Anda dan berikan jawaban yang memungkinkan dengan reacji. Rekan tim Anda akan mengetahui bahwa mereka harus menambahkan reacji yang sesuai ke pertanyaan untuk menunjukkan preferensi mereka. Untuk opsi polling yang tidak memiliki ikon jelas untuk dicocokkan, gunakan angka reacji atau titik berwarna. Hasilnya ketat, rapi, dan mudah dibaca.

7. Buat Etiket untuk Utas

Utas pesan sangat bagus untuk menjaga Slack teratur, tetapi hanya jika Anda menggunakannya dengan cara yang berfungsi untuk tim Anda. Utas pesan adalah percakapan yang berputar dari saluran utama ke bilah samping. Orang-orang dapat ikut serta dalam percakapan atau tidak terlibat. Di utas, Anda dan rekan satu tim Anda dapat melakukan percakapan yang rumit tentang satu topik tanpa terganggu.

Namun, ketika ada terlalu banyak utas, sulit untuk memindai saluran dan mengejar apa pun yang terjadi baru-baru ini. Karenanya, Anda perlu menemukan keseimbangan penggunaan benang dan etiket yang tepat. Tidak ada aturan bagaimana melakukannya.

Saya dulu bekerja dengan tim yang akan menambahkan gulungan emoji utas di akhir setiap pesan yang ingin mereka alihkan dari saluran utama. Seiring waktu, kami semua mengikuti aturan informal tentang kapan harus mengirim pesan, dan semua orang tampak senang mengikuti mereka.

Kiat: Untuk menambahkan emoji khusus, klik ruang kerja Anda di kiri atas, pilih Kustomisasi Slack, dan unggah gambar pilihan Anda dari tab Emoji. Perhatikan bahwa administrator dapat membatasi siapa yang dapat menambahkan emoji khusus.

Jika Anda ingin mengutak-atik lebih lanjut, Anda mungkin ingin belajar cara membangun bot kendur.

8. Atur Pikiran Anda Dengan Memformat

Gunakan format untuk mengatur apa yang Anda tulis dalam pesan Slack. Ini memudahkan orang lain untuk memindai saluran dan menangkap apa yang penting.

Slack menggunakan format Markdown untuk huruf tebal, miring, bergaris bawah, dan format kode. Saat Anda mengetik lebih dari beberapa karakter, lembar cheat muncul di bagian bawah layar untuk membantu Anda.

Selain itu, tambahkan jeda baris dalam pesan Anda dengan menggunakan shift + return. Kombinasi penekanan tombol ini memungkinkan Anda membuat paragraf tanpa memposting pesan (jika Anda menekan balik tanpa shift, pesan Anda akan diposkan). Setelah melakukannya, Anda dapat menulis pesan yang lebih panjang yang mudah dibaca dan diedit, daripada harus memposting lima atau enam pesan berturut-turut. Praktik ini dapat menguntungkan hasil pencarian Slack Anda jika Anda menggunakan akun gratis yang terbatas hanya dengan mencari 10.000 pesan terbaru.

9. Buat Lansiran Otomatis

Peringatan otomatis di Slack adalah pemberitahuan yang Anda terima secara otomatis ketika beberapa tindakan terjadi. Misalnya, Anda dapat membuat lansiran ketika seseorang mengisi formulir web perusahaan Anda. Beberapa ide lain: Anda dapat memiliki peringatan setiap kali penjualan ditutup di toko online Anda, setiap kali komentar baru muncul di situs web Anda, atau segera setelah seseorang di tim Anda membuka atau menutup masalah di Github.

Ada beberapa cara untuk mengatur dan mengontrol peringatan otomatis. Yang paling sederhana adalah melalui integrasi Slack dengan alat-alat lain di Direktori App-nya. Misalnya, sambungkan Slack ke Freshdesk, dan Anda bisa mendapatkan peringatan tentang tiket dukungan yang dikirimkan ke tim Anda.

Cara lain adalah dengan menggunakan aplikasi Slack Incoming Webhooks, yang membutuhkan sedikit pengetahuan teknis untuk mengatur, tetapi memungkinkan Anda mendapatkan peringatan tentang aktivitas yang mungkin berada di luar ranah aplikasi Slack. Opsi terakhir adalah menggunakan alat otomatisasi pihak ketiga, seperti IFTTT, Workato, atau Zapier. Layanan ini memungkinkan Anda menghubungkan aplikasi satu sama lain, dan dalam kasus Slack, Anda dapat menghubungkan aplikasi meskipun Slack tidak mendukungnya. Alat otomatisasi juga dapat memberi Anda lebih banyak opsi untuk menyesuaikan lansiran.

Sinyal vs. Kebisingan

Slack berjanji untuk membantu memperbaiki beberapa masalah signal-to-noise yang melekat pada email. Itu juga berjanji untuk memberi orang cara berkomunikasi yang lebih menyenangkan. Ini menjadi aplikasi yang sebagian besar berhasil di kedua bidang, tetapi dengan melakukan itu telah tumbuh menjadi jenis binatang yang berbeda, yang bisa terasa berat. Dengan membersihkan antarmuka Slack Anda, Anda dapat mengurangi kebisingan secara signifikan dan menciptakan ruang yang lebih fokus untuk berkomunikasi.

Jika semuanya gagal, Anda selalu dapat melompat kapal dengan melihat ke 17 alternatif ini untuk Slack. Jika Anda berkomitmen untuk tetap menggunakan aplikasi ini, pastikan untuk mengajari diri sendiri beberapa tips dan trik untuk Slack.