Terorganisir: cara menjaga pekerjaan dan file pribadi Anda terpisah

Pekerja informasi seperti saya sering memeriksa email kantor kami di akhir pekan. Atau kita bisa membuat presentasi penting pada larut malam dari rumah, jika saat itulah jam paling produktif kita (atau jika kita berjalan di belakang pada proyek). Kami sama-sama rentan untuk menjawab pesan pribadi saat kami sedang bekerja atau mungkin memindai dokumen asuransi rumah pada mesin fotokopi kantor. Pekerja pengetahuan umumnya menyukai fleksibilitas semacam ini, tetapi jika Anda tidak berhati-hati tentang cara Anda memisahkan pekerjaan dan file pribadi Anda, Anda bisa membuat diri Anda dan data Anda bermasalah.

Perilaku berisiko di area abu-abu antara pekerjaan dan kehidupan dapat membahayakan data sensitif. Misalnya, sementara banyak orang mungkin memindai dokumen pribadi di kantor di sana-sini, Anda tidak akan ingin memindai apa pun yang sensitif, karena, kecuali jika Anda adalah kepala IT, Anda tidak tahu di mana printer multi-fungsi menyimpan salinan file yang dipindai. Mereka mungkin berada di hard drive pemindai itu sendiri, dan mereka mungkin disimpan ke server bersama yang tidak aman juga.

Selain itu, untuk menjaga keseimbangan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan, akan sangat membantu jika ada isyarat yang mengingatkan Anda ketika Anda melakukan satu jenis pekerjaan saat Anda berada di jam yang lain. Katakanlah Anda mengejar beberapa email tiga hari dalam liburan keluarga. Anda mungkin menghargai bahwa Anda memiliki fleksibilitas dan kesempatan untuk menangkap masalah-masalah mendesak, tetapi Anda mungkin juga ingin kembali menikmati Splash Mountain bersama anak-anak Anda. Dengan beberapa strategi sederhana untuk memisahkan file pribadi dan pekerjaan Anda, Anda tidak akan pernah terjebak untuk melakukan pekerjaan terlalu lama ketika Anda menikmati waktu pribadi Anda dan sebaliknya.

Mengelompokkan File Anda

Trik utama untuk memisahkan file kerja dan pribadi adalah dengan mengelompokkannya. Menjaga hal-hal tertentu di tempat khusus tidak hanya menciptakan ketertiban, tetapi juga kepastian. Ini berfungsi baik di dunia fisik dan dunia digital. Jika Anda selalu meletakkan kunci di saku kanan dan ponsel di sebelah kiri, Anda tidak akan pernah mencari jaket untuk barang-barang itu.

Dengan file digital, prinsip-prinsipnya sama, tetapi kenyataannya sedikit berbeda. Anda dapat menyimpan semua file kerja Anda di satu folder dan file pribadi di folder lain, tetapi apakah file itu hidup di server, komputer, aplikasi, atau perangkat seluler yang sama? Apakah Anda menginginkannya?

Terkadang kita memisahkan file kerja dari file pribadi untuk mempertahankan batasan, sehingga kita tidak terjebak dalam pekerjaan ketika kita harus menghabiskan waktu bersama keluarga dan teman, atau agar kita tidak tergoda untuk menyelesaikan pengajuan pajak kita sementara kita ada di jam.

Selama bertahun-tahun, saya telah mengembangkan beberapa strategi yang membantu saya memecah-mecah pekerjaan dan file pribadi saya sehingga mereka memenuhi persyaratan ini:

• Mereka selalu terpisah
• Mereka dapat diakses di mana pun saya berada, tetapi
• Ini sedikit merepotkan bagi saya untuk mengakses file kerja ketika saya dalam mode rumah dan file rumah ketika saya dalam mode kerja.

Gunakan Antarmuka yang Berbeda untuk Berbagai Hal

Pertama mari kita bicara tentang dokumen digital, seperti dokumen pengolah kata, spreadsheet, presentasi, PDF, dan gambar.

Cara termudah yang saya temukan untuk memisahkan dokumen dan dapat diakses adalah dengan menyimpannya dalam layanan sinkronisasi online, dan menggunakan berbagai layanan untuk berbagai jenis informasi. Saya menggunakan Dropbox untuk menyimpan, mencadangkan, dan menyinkronkan file pribadi saya, dan saya mengandalkan Google Drive untuk bekerja. Ada banyak opsi di luar kedua layanan tersebut, yang dapat Anda baca dalam daftar PCMag tentang layanan penyimpanan online terbaik. Tetapi intinya adalah memulai dengan memisahkan file Anda menjadi dua layanan yang berbeda.

Mengapa saya tidak memilih layanan penyimpanan favorit saya dan membuat dua akun yang berbeda daripada menggunakan dua layanan yang berbeda? Memiliki antarmuka yang berbeda membantu saya mempertahankan batasan yang saya butuhkan antara file kerja dan pribadi.

Jika saya melihat antarmuka Web Google Drive, saya merasa seperti sedang bekerja. Namun, jika saya menatap Google Drive saat sedang berlibur, lonceng berbunyi di kepala saya yang mengingatkan saya bahwa saya sedang bekerja ketika saya harus bersantai di tepi kolam renang. Tetapi jika saya berkeliling Dropbox pada akhir pekan, mengatur foto-foto pribadi saya, otak saya tidak memberi saya sinyal "Anda sedang bekerja" yang sama. Seiring waktu, saya telah mengembangkan hubungan yang kuat antara setiap antarmuka dan apa yang saya lakukan dalam antarmuka itu. Bagi saya, bahkan lebih penting untuk memiliki batas-batas kehidupan kerja yang jelas karena saya bekerja dari kantor pusat. Ketika saya bekerja penuh waktu di gedung kantor, saya menggunakan strategi yang serupa dengan efek yang sama.

Buat Petunjuk Visual di OS dan Tema Anda

Beberapa layanan penyimpanan, seperti yang terintegrasi erat dengan sistem operasi Anda, tidak terlihat seperti apa pun (kecuali jika Anda menggunakan aplikasi Web). Mereka tidak harus memiliki antarmuka yang berbeda. Cara lain Anda dapat melakukan kompartementalisasi tanpa menyadarinya adalah dengan menggunakan sistem operasi yang berbeda di tempat kerja dan di rumah. Jika Anda memiliki mesin Windows di kantor dan Mac di rumah, Anda mungkin sudah mengalami sensasi yang sama dengan hiper-sadar ketika Anda melakukan pekerjaan kantor di rumah di Mac.

Masalah lain mungkin Anda menggunakan beberapa alat yang sama dalam kehidupan kerja dan kehidupan pribadi Anda karena Anda menyukainya. Anda tidak ingin memilih dua alat atau antarmuka yang berbeda. Anda ingin menggunakan yang paling Anda sukai untuk keduanya. Beberapa teman saya, misalnya, menggunakan Slack untuk komunikasi pribadi, dan mereka juga menggunakan Slack di tempat kerja. Dalam situasi itu, saya sarankan untuk mengubah tema (yaitu, skema warna) dari dua akun Slack Anda sehingga keduanya terlihat berbeda secara fisik. Anda akan dengan cepat mengaitkan satu skema warna dengan pekerjaan dan satu dengan obrolan pribadi pribadi.

Dikotak-kotakkan oleh Browser

Opsi lain untuk mengelompokkan pekerjaan Anda dan membuat isyarat visual yang mengingatkan Anda apa jenis pekerjaan yang Anda lakukan adalah tetap menggunakan satu jenis browser di tempat kerja dan satu lagi di rumah. Isyarat visual mungkin lebih halus, tetapi Anda masih akan terbiasa meluncurkan, katakanlah, Chrome untuk pekerjaan dan Firefox untuk hal-hal pribadi.

Ini juga bermanfaat untuk menggunakan dua browser terpisah untuk menjaga riwayat Web Anda terpisah. Misalnya, Anda mungkin lebih waspada membersihkan cache browser untuk file kerja karena mengandung informasi perusahaan yang sensitif, tetapi Anda mungkin sebenarnya ingin menyimpan riwayat Web pribadi Anda sehingga Anda dapat dengan cepat mencari situs yang Anda tekan beberapa hari yang lalu (atau sebaliknya sebaliknya).

Gunakan Aplikasi Klien Email untuk Keuntungan Anda

Di ponsel, ada cara yang sangat mudah untuk memisahkan email kantor dari email pribadi, tidak masalah jika Anda menggunakan layanan email yang sama, seperti menggunakan Gmail, untuk kantor dan rumah. Solusinya: Gunakan klien email yang berbeda.

Gmail memiliki aplikasi mandiri, tetapi Anda tidak harus memilihnya sebagai aplikasi yang Anda gunakan untuk mengakses Gmail. Di iPhone, Anda bisa menggunakan aplikasi Stock mail. Atau di semua jenis ponsel, Anda dapat menginstal aplikasi klien email pihak ketiga yang berfungsi dengan Gmail, seperti Boxer atau Inboxcube.

Saya suka menggunakan aplikasi terpisah untuk kantor dan email pribadi. Saya mendapatkan manfaat yang sama karena memiliki dua antarmuka yang berbeda. Plus, ketika saya berusaha untuk tidak terjebak dalam pekerjaan, saya dapat berhenti dan menutup email kantor sambil menjaga email pribadi saya lebih mudah diakses, atau sebaliknya.

Mungkin Anda hanya menyukai satu aplikasi klien email, dan Anda ingin menggunakannya untuk email kantor dan pribadi Anda. Dengan banyak aplikasi, Anda dapat memiliki beberapa akun yang diautentikasi dan beralih di antara mereka sesuka hati. Ini memberikan kemudahan penggunaan yang sebenarnya Anda mungkin tidak inginkan. Anda kehilangan manfaat karena memiliki dua antarmuka yang berbeda, dan Anda kehilangan kemampuan untuk keluar dari aplikasi dengan akun mana pun yang ingin Anda kurangi menggoda saat ini. Mungkin Anda ingin teknologi Anda menjadi sedikit kurang ramah pengguna demi psikologi Anda sendiri.

Dikompartemenkan untuk Keseimbangan Kehidupan Kerja yang Lebih Baik

Jika Anda membutuhkan batasan yang lebih jelas antara pekerjaan dan kehidupan pribadi Anda, mengelompokkan data Anda ke dalam berbagai aplikasi, layanan, sistem operasi, dan peramban sangat membantu.

Memiliki dua ruang virtual yang berbeda di mana Anda mengakses file Anda menciptakan isyarat, asosiasi, dan hambatan masuk yang dapat membantu Anda meminimalkan bekerja di luar waktu atau melakukan pekerjaan pribadi saat Anda sedang bekerja, sambil tetap memungkinkan Anda menyelesaikannya saat itu perlu.