Terorganisir: cara membuat dokumen darurat utama rumah & bisnis dalam waktu kurang dari satu jam

Jika Anda mengelola kantor, apakah Anda memiliki denah lantai yang disimpan secara online, jika ada bencana atau alasan lain mengapa orang yang tidak terbiasa dengan ruang tersebut harus memasukinya? Jika Anda menyewa properti liburan atau bahkan hanya kamar di rumah Anda, apakah Anda memberi tamu Anda informasi darurat yang memadai? Di mana peta keluar darurat Anda untuk keluarga Anda dan setiap tamu yang mungkin tinggal bersama Anda?

Memikirkan kesiapsiagaan darurat tidak pernah menyenangkan, tetapi perencanaan ke depan dan persiapan jauh lebih baik daripada berharap Anda melakukannya setelah bencana terjadi. Berikut adalah proyek sederhana untuk membantu Anda lebih siap: Buat peta keluar darurat, denah lantai, dan dokumen lain yang Anda butuhkan, dan lakukan dalam waktu sekitar satu jam.

Rahasia untuk menjaga proyek ini singkat adalah dengan menggunakan aplikasi diagram yang tersedia secara online dan mudah digunakan. Sama pentingnya, aplikasi ini dilengkapi dengan templat untuk semua jenis diagram, peta, bagan, dan sebagainya.

Ketika Anda bekerja dari templat-templat ini, yang harus Anda lakukan hanyalah mengatur ulang perabotannya. Anda tidak perlu menggambar apa pun dari awal.

Aplikasi Diagram Apa Yang Akan Digunakan?

Dengan asumsi Anda tidak tahu apa-apa tentang desain atau perangkat lunak menggambar vektor, ada dua aplikasi yang saya rekomendasikan untuk membuat rencana keluar darurat, peta lantai, dan dokumen penting lainnya untuk rumah, properti liburan, dan bisnis Anda. Mereka adalah Lucidchart dan SmartDraw.

Dalam pengalaman saya dengan aplikasi ini, Lucidchart sedikit lebih mudah digunakan, tetapi SmartDraw memiliki lebih banyak templat untuk kesiapsiagaan darurat. Keduanya sangat berguna. Keduanya memiliki tingkat layanan gratis, jadi Anda tidak perlu membayar apa pun untuk membuat file-file penting ini. Dan keduanya memiliki aplikasi Web, sehingga Anda dapat menggunakan aplikasi di browser Anda tanpa menginstal perangkat lunak apa pun.

Dokumen Kesiapan Darurat

Saya ingin memberikan beberapa contoh dokumen kesiapsiagaan darurat karena seringkali Anda tidak tahu mana yang Anda butuhkan sampai Anda memiliki kesempatan untuk menelusuri beberapa opsi. Beberapa yang umum adalah:

• Rencana / peta evakuasi lantai,
• Membangun rencana / peta evakuasi, termasuk titik pertemuan yang aman,
• Rencana / peta evakuasi rumah, termasuk titik pertemuan yang aman,
• Rencana kelanjutan bisnis,
• Daftar kontak darurat (setiap rumah harus memiliki satu di lemari es atau diposting di tempat yang sangat terlihat),
• Pohon telepon darurat,
• Grafik informasi pertolongan pertama dan CPR, dan
• Api liar, banjir, gempa bumi, dan tip berteduh di tempat.

Saya bisa terus dan terus, tetapi mudah-mudahan daftar ini memicu beberapa ide untuk dokumen dan diagram yang cocok untuk lokasi dan keadaan khusus Anda. Tidak setiap dokumen cocok untuk setiap rumah atau bisnis, tentu saja. Beberapa dokumen ini tersedia untuk dicetak, seperti CPR dan grafik pertolongan pertama. Yang lain sangat sederhana dan mudah untuk membuat Anda bahkan dapat menyusunnya dengan cepat di aplikasi pengolah kata. Anda bahkan mungkin tergoda untuk menulisnya dengan tangan. Namun saya sarankan untuk digital, karena lebih mudah menyimpan salinan digital di cloud. Memiliki salinan digital di cloud berarti 1) Anda dapat memperbaruinya dengan mudah dan 2) Anda bisa mendapatkan informasi bahkan jika Anda tidak berada di depan selembar kertas yang Anda cetak.

Cara Membuat Dokumen Darurat

Menggunakan salah satu dari dua aplikasi yang saya sebutkan sebelumnya, SmartDraw atau Lucidchart, akan membuat proyek ini cepat dan efisien. Anda bahkan mungkin menikmati menggunakan alat.

Mulailah dengan melihat templat yang disediakan aplikasi. Dalam perangkat lunak diagram, "templat" berarti dokumen sampel, jadi Anda mendapatkan lebih dari sekadar file dengan format yang benar. Mari kita ambil contoh peta evakuasi kantor. Templat tersebut sebenarnya memiliki contoh denah lantai dan rute evakuasi yang sudah digambar di atasnya (alih-alih memberi Anda kanvas kosong dan perpustakaan benda yang sesuai untuk ditampar). Yang harus Anda lakukan, baik secara harfiah maupun metaforis, adalah memindahkan perabotan. Anda seret dan jatuhkan objek yang mewakili pintu, jendela, meja, kursi, tanaman pot, pendingin air, kamar mandi, lemari, dan sebagainya hingga rencana lantai sampel berubah menjadi representasi ruang kantor Anda yang sebenarnya. Demikian juga, Anda memindahkan dan memutar, memperpanjang atau memperpendek panah merah yang menunjuk ke pintu keluar terdekat.

Anda mungkin tidak dapat menemukan template yang tepat yang Anda inginkan, tetapi Anda selalu dapat mengkooptasi diagram serupa lainnya untuk tujuan Anda. Sebagai contoh, bagan organisasi vertikal tidak jauh berbeda, secara skematis, dari pohon telepon.

Luangkan Satu Jam Untuk Menjadi Lebih Baik

Aplikasi diagram membuatnya sangat mudah untuk membuat beberapa dokumen kesiapsiagaan darurat sehingga Anda harus dapat merobohkan banyak dari importir yang paling Anda butuhkan dalam satu jam atau lebih. Ambil setiap hari Jumat sore di kantor ketika Anda merasa lelah karena melakukan pekerjaan lain, atau Sabtu pagi di rumah untuk dokumen pribadi, dan dapatkan beberapa file penting yang dibuat.

Tentu saja, ini hanya puncak gunung es ketika datang untuk merencanakan yang terburuk. Apa yang akan Anda lakukan jika listrik padam? Bagaimana jika komputer Anda terkena ransomware? Apakah semua data Anda dicadangkan di cloud? Ketika waktu memungkinkan, Anda harus membaca tentang cara-bukti bisnis Anda, yang mencakup informasi tentang perencanaan, pelaksanaan, dan pelatihan kesiapsiagaan bencana.