Video: MEMBUAT PERJANJIAN/KONTRAK YANG SAH DAN MENGIKAT SECARA HUKUM (Oktober 2024)
Kasir di toko favorit Anda menawarkan diskon 10 persen, serta diskon eksklusif di masa depan, dengan imbalan alamat email Anda. Teman Anda merekomendasikan buletin kesepakatan harian yang dapat membantu Anda menghemat uang jika ada tawaran yang cocok untuk Anda. Anda telah mendaftar untuk menerima email kosa kata sehari-hari, yang hanya Anda baca di pagi hari ketika pekerjaan lambat. Semua pesan ini adalah greymail, surat yang diminta yang mungkin ingin Anda baca terkadang, tetapi tidak pernah penting. Graymail berbeda dari spam karena yang terakhir tidak diminta, sedangkan graymail datang atas permintaan Anda. Meskipun banyak dari kita yang menelusuri graymail kita, itu juga bisa menjadi sumber kekacauan utama, terutama jika tidak dicentang terlalu lama.
Berikut adalah beberapa solusi untuk mengelola graymail agar kotak masuk Anda tetap terkendali.
Salah satu solusi tertua dalam buku untuk mengelola graymail adalah membuat akun webmail gratis yang Anda gunakan secara eksklusif untuk pesan pemasaran, listservs, kupon, dan email tidak penting lainnya.
Selama bertahun-tahun, saya telah menggunakan akun Hotmail untuk tujuan ini, walaupun tampaknya agak konyol sekarang karena Hotmail dan Outlook.com (jangan bingung dengan aplikasi desktop Outlook) memiliki beberapa alat bawaan khusus untuk mengelola graymail, dibahas secara lebih rinci di bawah ini. Alat-alat ini tidak perlu digunakan jika Anda memesan satu akun email sepenuhnya untuk graymail, seperti yang telah saya lakukan, karena kotak masuk itu sendiri sudah akan menjadi satu filter raksasa. Bagaimanapun, saya membuat akun sekitar sepuluh tahun yang lalu, sebelum fitur-fiturnya ada.
Saya biasanya masuk ke akun sekali sehari, tetapi saya tidak pernah berpikir dua kali tentang hal itu ketika tidak melakukannya. Saya juga tidak pernah khawatir bahwa pesan penting akan terkubur di antara para penerima pesan, karena tidak ada pesan penting dalam akun ini. Ini murni disediakan untuk graymail. Fitur yang lebih baru di Outlook.com memungkinkan Anda membuat alamat email alias, yang bahkan dapat dibuang, untuk hal-hal seperti graymail atau korespondensi lain yang akan terbatas dan Anda tidak ingin orang lain menghubungi Anda lagi (misalnya, memposting di Craigslist).
Gunakan Aturan, Filter, dan Folder
Hampir setiap program email memungkinkan Anda membuat aturan atau filter untuk mengurutkan pesan secara otomatis ke dalam folder yang berbeda sehingga Anda dapat mengelolanya secara terpisah. Misalnya, Anda dapat membuat aturan yang mengatakan "jika email berasal dari pengirim yang alamatnya diakhiri dengan 'nypl.org', maka secara otomatis memindahkan pesan ke folder yang disebut 'Pemberitahuan Perpustakaan' setelah diterima.
Sebelum saya membahas tentang fitur-fitur khusus di Hotmail dan Outlook.com untuk graymail, izinkan saya menjelaskan cara mengatur filter dan aturan di dua program webmail gratis utama lainnya, Yahoo! Mail dan Gmail.
Cara Menambahkan Filter ke Yahoo! Surat
Di Yahoo! Mail, yang ditunjukkan di atas, centang kotak pesan (atau lebih dari satu), lalu pilih Tindakan dan Saring Email Seperti Ini. Kotak munculan akan memungkinkan Anda mengisi aturan tentang cara memfilter dan mengurutkan pesan yang serupa.
Anda dapat membuat folder untuk apa pun yang diinginkan hati Anda. Lihat daftar saran saya di akhir untuk ide.
Cara Menambahkan Filter ke Gmail
Prosesnya sangat mirip di Gmail.
Centang kotak di sebelah kiri pesan mana pun yang ingin Anda filter, lalu pilih Lainnya dan kemudian "Saring pesan seperti ini." Anda kemudian dapat menerapkan rangkaian aturan pertama ke filter, seperti informasi tentang pengirim, atau nama "ke", atau sesuatu di baris subjek. Klik "buat filter" dan Anda dapat menerapkan langkah berikutnya dalam aturan: apa yang harus dilakukan dengan pesan yang memenuhi kriteria (misalnya, tandai sebagai sudah dibaca, dihapus, teruskan ke…, dll.).
Catatan: Dalam pengalaman saya, mengaktifkan aturan di Gmail tidak selalu mulus (paling baru, menggunakan Chrome di Windows). Tautan dan tombol tidak selalu berfungsi. Keluar dan masuk lagi tampaknya memperbaiki ketidak responsif.
Satu opsi tambahan Gmail tidak ditemukan di Yahoo! Mail memungkinkan Anda membintangi pesan secara otomatis untuk menandainya sebagai penting. Sementara Yahoo! memang memiliki cara untuk menandai email penting, Anda hanya dapat melakukannya secara manual, tidak secara otomatis dengan filter.
Cara Menambahkan Filter ke Hotmail / Outlook.com
Hotmail dan Outlook memiliki lebih banyak fitur termasuk untuk mengelola graymail. Contoh-contoh yang saya gunakan sejauh ini hanya skim permukaan. Aturan bisa sangat rumit, dan ketika itu, mengaktifkannya dengan benar dan menguji apakah berfungsi sesuai keinginan Anda memerlukan waktu - kecuali jika Anda menggunakan Hotmail atau Outlook.com.
Seperti yang disebutkan, aplikasi webmail Microsoft memiliki beberapa aturan siap pakai yang menjalankan beberapa filter paling umum yang ingin diterapkan orang ke kotak masuk mereka. Banyak otomatisasi dikelola melalui kategori. Misalnya, Anda dapat mengategorikan sejumlah pesan sebagai "Nawala" dan kemudian menetapkan aturan untuk apa yang terjadi pada semua nawala. Memiliki kategori membuatnya lebih mudah untuk membuat perubahan pada aturan nanti dan menerapkannya pada pesan serupa.
Fitur lain yang benar-benar fantastis di Outlook.com dan Hotmail adalah opsi Berhenti Berlangganan dan Pembersihan Jadwal yang muncul di akhir setiap pesan yang Microsoft ketahui sebagai graymail.
Tautan berhenti berlangganan tidak tergantung dari petunjuk berhenti berlangganan apa pun yang diberikan dari pengirim, dan pada dasarnya, ia memungkinkan Anda membuang pesan yang tidak diinginkan dengan sangat mudah, yang terkadang lebih disukai daripada mengaturnya. Saat digunakan, tombol berhenti berlangganan juga memberi Anda opsi untuk menghapus semua email sebelumnya dari pengirim yang sama.
Opsi kedua, Jadwal Pembersihan, menawarkan beberapa opsi untuk membuang pesan dari pengirim yang sama yang mungkin telah menumpuk dari waktu ke waktu. Pilihan yang saya pilih adalah menyimpan hanya pesan terbaru dari pengirim, dan dengan begitu menciptakan aturan dengan efek yang sama. Ketika pesan baru diterima dari pengirim ini, pesan lama apa pun akan dihapus dari kotak masuk.
Anda mungkin dapat membayangkan manfaat fitur ini untuk sesuatu seperti email penawaran harian, yang hanya relevan dengan email terbaru.
Gagasan untuk Folder
Saat mengelola graymail, saya sarankan membuat beberapa folder dengan nama yang mudah dikenali untuk jenis surat yang cenderung Anda baca - atau mungkin "memindai" adalah kata yang tepat - lebih dari yang lain. Beberapa ide termasuk:
- Pembaruan Blog
- Email Konfirmasi (peringatan pembayaran otomatis, dll.)
- Pengumuman Acara (pelacakan tempat, pembaruan artis musik, dll.)
- Tanda Tag / Pesan Facebook
- Google News Alerts
- Peringatan LinkedIn / Pembaruan Pekerjaan
- Newsletters-Personal (untuk hobi dan minat)
- Newsletters-Professional (untuk pengembangan karir)
- Tanda terima
- Konfirmasi Pengiriman / Pelacakan
- Pemberitahuan Downtime Terjadwal
- Perjalanan
- Peringatan Twitter
Di sisi lain, jika penting bagi Anda untuk melihat semua peringatan tag Facebook Anda, misalnya, jangan filter pesan ini! Biarkan diatur untuk mengarahkan ke kotak masuk Anda.
Biarkan Kotak Masuk Anda Berfungsi Seperti Kotak Masuk
Seluruh ide di balik pengelolaan graymail adalah untuk menyimpan pesan-pesan yang mungkin ingin Anda lihat kadang-kadang terpisah dari pesan yang perlu Anda lihat begitu mereka tiba di kotak masuk Anda. Melakukan hal itu akan membuat Anda senang membaca pembaruan dari blog, situs web, sumber berita, jejaring sosial favorit Anda, dan banyak lagi, tanpa menghalangi kemampuan Anda untuk menjadi produktif dan efisien sepanjang waktu.
Untuk lebih banyak cara menjaga agar kotak masuk Anda tetap teratur, lihat 11 Kiat untuk Mengelola Email, "5 Alasan Kotak Masuk Anda Bukan Daftar Agenda, " dan "Cara Menghindari Kelebihan Email."
