Video: Bagaimana Cara Delegasi Kerja yang Baik, Benar dan Efektif (Oktober 2024)
Salah satu trik organisasi paling sederhana yang saya gunakan di tempat kerja adalah menjaga spreadsheet pribadi dari kemajuan saya sendiri. Tidak ada yang mengharuskan saya melakukannya. Tidak ada yang meminta untuk melihat spreadsheet saya. Saya menyimpannya sepenuhnya untuk kepentingan saya sendiri, untuk membuat saya bekerja secara efisien dan untuk dapat dengan cepat melihat apa yang telah saya capai.
Dalam edisi Dapatkan Terorganisir ini, saya akan membagikan beberapa spreadsheet yang saya simpan saat ini dan menjelaskan apa yang mereka lakukan untuk saya. Sementara isi spreadsheet terkait dengan pekerjaan saya secara khusus, banyak prinsip bersifat universal dan dapat disesuaikan dengan jenis pekerjaan lain.
Menyimpan dan Menjadwalkan Gagasan
Kolom Dapatkan Terorganisir adalah mingguan, yang berarti saya harus memunculkan 52 ide yang benar-benar akan saya gunakan dalam setahun… yang berarti saya akan membutuhkan tambahan 50 hingga 100 ide yang akhirnya akan saya tolak (kebanyakan dari kita perlu untuk menghasilkan sejumlah besar ide untuk menemukan yang benar-benar bagus).
Untuk melakukannya, saya menyimpan spreadsheet yang sangat sederhana dengan daftar ide yang sedang berlangsung di bagian bawah dan kotak di bagian atas dengan semua tanggal penerbitan yang dijadwalkan. Spreadsheet membantu saya berpikir secara luas tentang bagaimana merencanakan topik di banyak minggu dan bulan. Saya dapat dengan mudah mengubah urutan artikel di masa depan untuk menempatkan lebih banyak waktu di antara topik yang tampaknya terlalu mirip, atau mengelompokkan yang terkait secara logis.
Spreadsheet khusus ini hidup di Google Drive karena layanan itu tersedia untuk saya dari hampir di mana saja, dan jika saya memiliki ide saat saya jauh dari kantor, saya dapat masuk dan menambahkannya tanpa ragu-ragu.
Karena saya sering kembali ke spreadsheet ini untuk mencatat pekerjaan setelah saya menyelesaikannya, saya secara teratur memeriksa ide-ide yang telah saya brainstorming. Banyak orang menuliskan catatan ide mereka tetapi tidak pernah merujuk kembali kepada mereka. Dengan sistem ini, saya dihadapkan dengan daftar ide saya sendiri setidaknya sekali seminggu.
Kemajuan Proyek Penebangan
Sebagian besar pekerjaan saya di PCMag adalah menguji produk perangkat lunak dan peralatan kebugaran dan menulis ulasan produk mereka, jadi saya memiliki spreadsheet lain yang didedikasikan untuk pekerjaan itu.
(Saya minta maaf untuk sejumlah kecil konten kabur pada gambar di atas.)
Biarkan saya jelaskan dengan cepat kolom yang Anda lihat pada gambar di atas. Kolom satu, disebut ID, adalah ID artikel dari tinjauan produk yang telah diterbitkan. Kolom B adalah nama produk. Kolom C, Status, mempertahankan status peninjauan, sehingga "pubbed 12-Apr-13" berarti artikel diterbitkan pada 12 April 2013. Kolom D hingga I adalah kotak centang yang terkait dengan pekerjaan yang harus diselesaikan sebelum peninjauan produk dapat bergerak melalui proses pengeditan dan penerbitan.
Kriteria (kolom DI) termasuk mencatat produk dalam basis data ("QB"), mengirimkan formulir yang menguraikan spesifikasi produk ("Spesifikasi"), mengunggah gambar produk ("Gambar"), dan membuat tayangan slide tambahan gambar ("Tampilan slide"). Setiap produk juga membutuhkan skor dari satu hingga lima ("Nilai"), dan saya telah menambahkan satu kolom lagi untuk "Catatan" di mana saya biasanya hanya menunjukkan apakah suatu produk layak mendapat Pilihan Editor PCMag.
Spreadsheet pada intinya adalah serangkaian kotak centang. Sekilas, saya dapat melihat apakah saya telah melakukan semua pekerjaan prekursor yang diperlukan. Tetapi memiliki manfaat lain juga.
Dengan cara yang sama ketika saya mencatat ide-ide curah pendapat saya untuk kolom Dapatkan Terorganisir di masa depan, saya juga masuk di bagian bawah produk-produk lembar kerja Ulasan saya, saya mungkin tertarik untuk mengulasnya. Karena itu, saya selalu punya daftar ide segar.
Ini juga berfungsi sebagai referensi yang sangat cepat jika saya perlu mencari tanggal publikasi atau ID artikel unik untuk produk yang telah saya ulas (yang agak sering saya lakukan). Tentu, kami memiliki sistem lain di kantor untuk menemukan informasi itu, tetapi biasanya lebih cepat bagi saya untuk menariknya dari spreadsheet ini karena saya telah menyesuaikannya agar sesuai dengan kebutuhan saya.
Melacak Apa yang Diubah
Spreadsheet terakhir yang ingin saya bagikan adalah spreadsheet yang saya gunakan untuk melacak artikel tertentu yang saya tulis: 100 Aplikasi iPhone Terbaik. Artikel ini memerlukan organisasi yang rumit untuk dikelola karena saya sering memperbarui konten. Dengan kata lain, setiap beberapa minggu, beberapa dari 100 aplikasi terbaik adalah baru. Saya harus waspada terhadap aplikasi mana yang saya katakan sebagai yang terbaik hari ini dibandingkan dengan yang saya katakan enam bulan lalu.
Metode saya cukup sederhana. Saya mencatat setiap aplikasi di Excel saat masuk ke daftar 100 terbaik. Saya mencatat tanggal ditambahkan ke artikel, atau terakhir kali saya memperbarui teks, jika itu adalah aplikasi yang masih bagus tetapi diperbarui secara signifikan sejak terakhir kali saya menulis uraian tentang itu. Saya juga menyimpan daftar aplikasi yang berjalan yang sebelumnya ada dalam daftar tetapi sejak itu kehilangan tempatnya.
Spreadsheet ini juga membantu saya melihat apakah saya telah mencapai 100 aplikasi karena Excel secara otomatis menghitungnya untuk saya. Saya juga menggunakannya untuk mengelompokkan aplikasi ke halaman yang berbeda dengan menambahkan batas yang menunjukkan page break. Pengodean warna juga memungkinkan saya untuk melihat aplikasi mana yang baru dalam daftar (kuning), yang merupakan bendera selama proses penerbitan yang berarti saya harus memeriksa bagian-bagian itu lebih dekat daripada yang lain.
Izinkan saya juga mengakui bahwa saya tidak menggunakan semua kolom yang awalnya saya atur di spreadsheet ini. Pada satu waktu atau yang lain, saya pikir beberapa informasi penting, hanya untuk kemudian menyadari bahwa saya tidak membutuhkannya sama sekali. Karena spreadsheet ini hanya milik saya, saya dapat mengabaikan area yang tidak memiliki hasil tanpa konsekuensi. Saya bisa membersihkan spreadsheet dan menyingkirkan bagian yang tidak saya gunakan, tetapi lebih baik untuk menyimpannya dan tidak menggunakannya daripada berinvestasi untuk membuat spreadsheet sedikit lebih rapi. Apa gunanya? Tak seorang pun kecuali saya yang pernah melihatnya.
Manfaat Menggunakan Spreadsheet untuk Melacak Pekerjaan Anda
Spreadsheet sederhana bisa menjadi alat yang ampuh untuk mengatur pekerjaan Anda, dan Anda tidak harus menjadi ahli di Excel untuk membuatnya. Manfaat menggunakan spreadsheet untuk melacak pekerjaan Anda meliputi:
- dapat melihat apa yang telah Anda lakukan sehingga Anda tidak mengulanginya (atau jika Anda perlu mengulanginya, Anda dapat dengan cepat melihat kapan dan bagaimana Anda melakukannya pertama kali di sekitar sehingga Anda dapat memanfaatkan pekerjaan sebelumnya)
- memiliki tempat yang berdedikasi untuk merekam gagasan dan secara teratur memeriksanya
- menyimpan catatan pekerjaan Anda jika Anda membutuhkan bukti dari apa yang telah Anda capai
- membuat tugas Anda sendiri lebih mudah dengan menciptakan sistem pencarian informasi yang sepenuhnya disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
