Terorganisir: cara memindai, menyimpan, dan merobek-robek dokumen pajak Anda

Mengatur dokumen pajak Anda adalah proses yang berkelanjutan. Pertama, Anda harus melakukan sesuatu dengan setiap dokumen ketika Anda menerimanya, apakah itu kwitansi untuk pengeluaran bisnis atau formulir W-2 dari pemberi kerja. Anda mungkin memindai itu. Anda mungkin menyimpannya di folder. Apa pun yang Anda lakukan dengannya, Anda perlu merujuknya lagi ketika Anda melakukan pajak, sehingga Anda harus dapat menemukannya. Anda mungkin juga harus menyerahkan sebagian dari dokumen-dokumen ini kepada orang lain pada suatu saat, mungkin seorang akuntan, tetapi paling tidak, ke IRS pada batas waktu pajak. Akhirnya, Anda ingin membuang dokumen Anda dengan benar untuk melindungi privasi Anda.

Jika Anda memecah seluruh proses untuk mengantisipasi bagaimana Anda akan menggunakan dan merujuk ke dokumen pajak di kemudian hari, Anda dapat menemukan metode untuk memindai, menyimpan, dan akhirnya merobek-robek file, sehingga Anda tidak secara tidak sengaja buat lebih banyak pekerjaan untuk diri sendiri di sepanjang jalan.

Dokumen Pajak Apa Yang Harus Anda Simpan?

Anda harus menyimpan semua yang dikirimkan kepada Anda dari pemberi kerja, serta dokumen apa pun yang berkaitan dengan real estat, rekening bank, sumbangan, atau investasi. Dengan kata lain, simpan dokumen yang dihasilkan oleh orang lain dan diberikan kepada Anda untuk tujuan pajak akhir tahun.

Mengenai dokumen yang Anda hasilkan, kiat-kiat di situs web IRS mencatat bahwa catatan mencakup "tagihan, kartu kredit, dan kwitansi lain, faktur, catatan jarak tempuh, pembatalan, pencitraan atau penggantian cek, bukti pembayaran, dan catatan lain untuk mendukung pengurangan atau kredit Anda mengklaim pengembalian Anda."

Memindai Dokumen Pajak

Anda mungkin akan mengambil semua dokumen pajak Anda dan memasukkannya ke dalam kotak, laci, atau folder. Tidak apa-apa, selama Anda dapat menemukannya dengan cepat nanti saat Anda membutuhkannya.

Cara yang lebih cepat dan lebih mudah untuk memastikan Anda dapat menemukan dokumen nanti adalah mendigitalkannya dengan memindai. Memindai dokumen Anda juga memberi Anda keuntungan membuat cadangan, sehingga jika terjadi sesuatu pada salinan fisik (kebakaran, banjir, berusia empat tahun), Anda akan memiliki satu set cadangan.

Anda dapat menggunakan pemindai desktop besar atau printer multifungsi yang menyertakan pemindai, yang berguna jika Anda memiliki tumpukan besar halaman yang perlu Anda pindai. Jika Anda hanya memiliki sedikit dokumen lepas, Anda mungkin lebih baik menggunakan aplikasi pemindaian seluler.

Banyak aplikasi pemindaian seluler gratis. Mereka mengubah ponsel Anda menjadi pemindai. Mereka menemukan tepi dokumen secara otomatis dan mengonversi gambar ke PDF. Jika Anda belum pernah menggunakannya sebelumnya, saya benar-benar mendesak Anda untuk mencobanya. Mereka sangat mudah digunakan.

Menyimpan dan Menamai Dokumen Pajak

Setelah Anda memindai dokumen Anda, hal paling bermanfaat yang dapat Anda lakukan untuk membantu diri Anda nanti adalah memberi nama file dengan cerdas dan menempelkannya di folder dengan nama yang sangat jelas, seperti "DOKUMEN PAJAK 2016."

Gunakan tahun pengajuan pajak dan kata-kata "pajak" dan "pajak" di folder komputer Anda dan dalam nama file Anda. Dengan begitu, saat Anda membutuhkan file nanti, Anda dapat mencarinya bahkan jika Anda tidak ingat persis di mana Anda menyimpannya.

Untuk nama file, sertakan juga nama formulir, seperti 1099-INT atau W-2, dan sertakan detail spesifik lainnya yang memberi sinyal kepada Anda atau orang lain yang menangani dokumen Anda persis apa isi file tersebut. Misalnya, nama file yang bagus untuk 2016 1099-INT dari Duffy Bank adalah: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Pencabutan Dokumen Pajak

Tidak ada salahnya menyimpan salinan digital dari dokumen pajak Anda tanpa batas waktu, tetapi Anda tentu saja dapat dengan aman membuang salinan kertas setelah beberapa tahun. Seperti disebutkan, IRS memiliki pedoman untuk dokumen mana yang harus disimpan untuk berapa lama. Jika Anda lebih suka berbuat salah di sisi kehati-hatian, tujuh tahun adalah angka yang harus diingat, karena itulah periode waktu terlama yang diperlukan pemerintah.

Karena Anda akan mengajukan untuk 2016 tahun ini, Anda dapat dengan aman merobek apa pun dari 2009 atau sebelumnya. Jika Anda menjalankan bisnis kecil atau memiliki banyak dokumen sensitif, memiliki mesin shredder Anda sendiri adalah cara yang tepat. Mereka tidak semahal itu, dengan shredders terbaik diuji di PCMag mulai dari $ 159 hingga $ 329. Swingline Style + Super Cross-Cut Shredder adalah yang paling murah dari model berperingkat teratas.

E-File Pajak Anda

Sekarang setelah Anda memahami cara menangani dokumen pajak Anda, saatnya untuk mulai benar - benar melakukan pajak Anda - dan sebelumnya, semakin baik. Meskipun secara teknis Anda memiliki waktu hingga 18 April untuk melakukannya, mendapatkan pajak Anda lebih awal lebih baik untuk ketenangan pikiran Anda. Jika Anda mendapatkan pengembalian uang, Anda akan mendapatkannya lebih cepat - dan siapa yang tidak menginginkannya? Jika harus membayar, well, Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk mencari tahu bagaimana menghadapinya juga.

Selain itu, jika Anda kehilangan dokumen atau salah satu dari mereka ternyata tidak akurat, jauh lebih baik untuk mencari tahu sekarang daripada mendekati tengah malam pada hari terakhir. Anda selalu bisa mendapatkan perpanjangan, tentu saja, tetapi tidak ada yang mau berurusan dengan stres menit terakhir semacam itu jika mereka bisa menghindarinya. Pertimbangkan juga, bahwa jika Anda perlu menghubungi dukungan di layanan pengarsipan pajak pilihan Anda, peluang Anda untuk dapat menjangkau seseorang jauh lebih baik sekarang daripada jika Anda mengirim e-pajak pada menit terakhir.

Kami memiliki dua layanan persiapan pajak favorit untuk pajak 2016 Anda (yang Anda perlu ajukan pada tahun 2017). TurboTax Self-Employed adalah pilihan utama bagi mereka yang menginginkan antarmuka paling ramah dan dukungan paling luas, termasuk kemampuan konferensi video dengan para profesional yang dapat melihat kembalinya Anda dalam waktu nyata. TaxAct Online Premium adalah Pilihan Editor kami untuk melakukan pajak Anda pada anggaran, jika Anda tidak perlu banyak memegang tangan. Lihat kumpulan perangkat lunak Persiapan Pajak Terbaik kami untuk lebih lanjut.