Terorganisir: cara mengatur templat email

Isi

• Dapatkan Terorganisir: Cara Mengatur Template Email
• Menggunakan Template Email di Gmail

Baik di tempat kerja maupun dalam kehidupan pribadi kita, banyak dari kita mengirim email yang pada dasarnya sama berulang kali. Itu mungkin mengatakan sesuatu seperti, "Ini nomor penjualan mingguannya…" atau "Sayang, harap ingat untuk mengirimkan sewa pada atau sebelum…"

Jika Anda orang yang cukup teratur dan efisien, Anda dapat menyalin dan menempelkan email sebelumnya ke pesan baru kapan pun saatnya mengirim email yang dikirim secara teratur. Ini bukan metode yang buruk, tetapi membuat Anda terbuka untuk memperkenalkan kesalahan. Anda mungkin lupa memperbarui baris subjek, tanggal, angka keuangan, titik data, dan sebagainya.

Ketika saya pertama kali memulai karir saya di media dan penerbitan, saya pada dasarnya adalah editor baris untuk beberapa jurnal akademik, bekerja dengan pengetik huruf yang mengetikkan perubahan yang saya tandai pada file. Aturan paling penting yang saya pelajari tentang cara menandai artikel untuk huruf adalah: Semakin sedikit penekanan tombol yang harus mereka buat, semakin sedikit peluang yang mereka miliki untuk memasukkan kesalahan. Dengan kata lain, pekerjaan saya adalah untuk memperbaiki kesalahan ketik dan memasukkan perubahan penulis ke halaman sambil juga meminimalkan seberapa banyak mengetik yang harus dilakukan mengetik.

Di sepanjang baris yang sama, ketika Anda menggunakan kembali email lama, Anda harus memasukkan banyak penekanan tombol yang tidak perlu, seperti menghapus dan kemudian memperbarui baris perihal, mengubah informasi kunci, dan sebagainya.

Sistem yang lebih baik adalah mengatur email yang dapat Anda gunakan berulang kali secara lebih efisien, "templat email" (istilah Microsoft Outlook) atau "respons terekam" (istilah Google)

Memuat…

Template email persis seperti yang Anda harapkan, garis besar email dengan ruang kosong tempat informasi yang diperbarui akan muncul. Ketika Anda memberi diri Anda ruang kosong alih-alih sejumlah atau sepotong data untuk diperbarui, Anda membuat penekanan tombol lebih sedikit, dan dengan demikian mengurangi jumlah kesalahan yang mungkin Anda perkenalkan. Anda tidak akan pernah secara tidak sengaja mengirim nomor laporan minggu lalu; hal terburuk yang bisa terjadi adalah Anda membiarkan sesuatu kosong, dalam hal ini, penerima akan segera melihat dan meminta data yang hilang. Namun, jika Anda mengirim informasi yang salah, penerima mungkin tidak pernah mengetahuinya.

Berikut cara mengatur templat email di dua program email yang paling sering digunakan: Outlook dan Gmail.

Cara Mengatur Template Email di Outlook

Outlook merujuk pada jenis-jenis pesan yang dikirim secara teratur ini sebagai "templat email." Fitur ini tersedia di program desktop Outlook, tetapi tidak tersedia di Outlook.com.

Di Outlook 2007 . Mulai pesan email baru. Ketik isi email dan baris subjek sebanyak yang perlu Anda gunakan kembali, pastikan untuk meninggalkan ruang kosong yang jelas dan terlihat di mana pun Anda akan memasukkan informasi baru setiap kali Anda mengirim pesan. Berikut ini sebuah contoh:

	Garis subjek:		Laporan Tampilan Halaman Mingguan untuk akhir pekan
	Tubuh:		Berikut adalah laporan tampilan halaman mingguan untuk situs web. Tanggal: Tampilan Halaman: Terimakasih semuanya! Tolong beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan.

Di sudut kiri atas kotak pesan, buka File> Save As.

Di kotak dialog yang muncul, Anda harus mengubah tipe file ke Outlook Template (*.oft). Anda kemudian dapat memberi nama template Anda apa pun yang Anda suka.

Saat Anda siap untuk membuat pesan baru menggunakan templat, sayangnya proses untuk sampai ke templat sebenarnya sedikit tidak efisien, sayangnya.

Pergi ke Baru> Pilih Formulir

dan di kotak pilihan drop-down atas, pilih Template Pengguna di Sistem File. Semua templat yang telah Anda simpan harus ada di sana. Pilih yang Anda inginkan, dan itu akan terbuka sebagai pesan email baru, yang dapat Anda perbarui sesuai kebutuhan.

Di Microsoft Outlook 2010 . Mulai pesan email baru. Ketik isi email dan baris subjek sebanyak yang perlu Anda gunakan kembali, pastikan untuk meninggalkan ruang kosong yang jelas dan terlihat di mana pun Anda akan memasukkan informasi baru setiap kali Anda mengirim pesan. (Lihat contoh di atas.)

Setelah selesai mendesain templat, buka tab File dan pilih Save As.

Di kotak dialog yang muncul, Anda harus mengubah tipe file ke Outlook Template (*.oft). Anda kemudian dapat memberi nama template Anda apa pun yang Anda suka. Hit Save.

Saat Anda siap untuk menggunakan templat, buka Item Baru> Item Lainnya> Pilih Formulir

dan di kotak pilihan drop-down atas, pilih Template Pengguna di Sistem File. Semua templat yang telah Anda simpan harus ada di sana. Pilih yang Anda inginkan, dan itu akan terbuka sebagai pesan email baru, yang dapat Anda perbarui sesuai kebutuhan.

Daftar distribusi . Anda mungkin ingin memasangkan templat email dengan daftar distribusi sehingga Anda dapat mengirim pesan ke sekelompok orang dalam satu kesempatan.

Buka bagian Kontak di Outlook. Pilih Baru> Daftar Distribusi.

Jika Anda menggunakan email perusahaan atau bisnis, Anda sebaiknya memilih Anggota daripada menggunakan fungsi yang disebut Tambah Baru. Anggota terpilih mungkin akan memunculkan daftar pengguna yang tersedia di sistem email bisnis Anda. Di sisi lain, Add New memungkinkan Anda mengetik alamat email secara manual.