Video: Rahasia Orang Sukses: Berani Memulai Bahkan Sebelum Siap 📖LHTL #S03E03 (Oktober 2024)
? wmode = transparan "Apa yang ingin Anda ketahui tentang mengorganisir?"
Itu pertanyaan yang sering saya tanyakan pada rekan dan teman saya untuk mendapatkan ide untuk kolom ini. Terakhir kali saya bertanya, lebih dari satu orang menjawab, "Bagaimana saya memulai?"
Jika saya menulis panduan pemula untuk menjadi terorganisir, itu akan mengarah pada satu nasihat yang sangat penting: Hancurkan proyek Anda menjadi bagian-bagian yang lebih kecil.
Memecah tujuan menjadi tujuan yang lebih kecil dan tugas sehari-hari sangat penting untuk kesuksesan. Semua orang yang terorganisir melakukannya, tetapi tidak semua artikel saran membuatnya eksplisit. Saya pikir itu perlu eksplisit. Sangat penting bahwa Anda tidak boleh mengabaikannya.
Rahasia sebenarnya untuk diorganisir adalah mencari tahu bagaimana membuat diri Anda melakukan tindakan yang diperlukan agar organisasi berlangsung dan terus melangkah maju. Anda harus bisa mendefinisikan tindakan - dan itulah tujuan meruntuhkan tujuan.
Di mana Mulai Mengorganisir
Sebelum Anda bisa teratur, Anda harus memiliki tujuan.
"Aku ingin lebih terorganisir" bukanlah tujuan. Coba bayangkan apa yang sebenarnya Anda inginkan. Cobalah untuk menuliskannya dalam kata-kata. Dan, cobalah membuat kata-kata itu positif dan dapat ditindaklanjuti, bukan negatif.
Katakanlah Anda merasa email Anda tidak terkendali. Anda ingin mengatur email.
Sasaran yang ditetapkan secara negatif: "Email saya berantakan dan saya tidak menginginkannya lagi."
Sasaran yang didefinisikan secara positif: "Saya ingin selalu dapat menemukan email dengan cepat ketika saya membutuhkannya."
Sasaran positif dan dapat ditindaklanjuti berfokus pada apa yang ingin Anda lakukan ("cari email dengan cepat"). Tujuannya dilihat melalui miring negatif hanya menyatakan kembali masalah bahwa email Anda berantakan dan Anda tidak senang tentang hal itu.
Ini contoh lain:
Sasaran yang didefinisikan secara negatif : "Saya memiliki terlalu banyak kertas. Kertas itu mengotori meja saya dan menyebabkan gangguan, dan saya membencinya." (Perhatikan bagaimana tidak ada gambaran yang jelas tentang apa yang Anda inginkan terjadi atau bagaimana Anda ingin situasi berubah.)
Sasaran yang didefinisikan secara positif: "Saya ingin ruang kerja minimalis yang kondusif untuk membantu saya fokus. Saya ingin memanfaatkan komputer saya dan kekuatan OCR dan mencari untuk menjadi lebih efisien dalam menemukan dokumen penting." (Perhatikan penekanan pada kata-kata positif, seperti "fokus" dan "efisien.")
Secara harfiah, Anda harus menggambarkan apa yang Anda inginkan, dan memasukkannya ke dalam kata-kata positif, konkret, kata-kata yang bisa ditindaklanjuti. (Lihat lebih banyak tips tentang menetapkan dan mencapai tujuan.)
Cara Mendekonstruksi Tujuan
Setelah Anda memiliki tujuan dan memasukkannya ke dalam kata-kata, Anda harus mendekonstruksinya.
Cara mudah untuk mendekonstruksi tujuan adalah dengan memikirkan apa yang akan Anda tulis pada daftar tugas harian untuk mencapai tujuan.
Anda tidak akan pernah masuk daftar tugas "Buat ruang kerja minimalis yang kondusif untuk fokus." Sebaliknya, Anda mungkin menulis:
- membersihkan gelas dan cangkir dari meja
- memindai kertas di kotak masuk
- merobek kertas pindaian
- meluruskan kabel komputer
(Jika Anda sedikit tersesat pada hal-hal apa yang termasuk dalam daftar hal yang harus dilakukan di tempat pertama, saya memiliki penyegaran untuk membuat daftar tugas yang lebih baik.)
Contoh: Makeover Organisasi Foto
Saya ingin memberi Anda contoh yang lebih panjang tentang cara memecah proyek organisasi besar menjadi bagian-bagian kecil untuk sepenuhnya mengetahui bagaimana itu terjadi.
Saya telah bekerja dengan seorang kolega, Stephanie, pada perubahan total organisasi foto digital (yang akan saya tulis secara luas di kolom selanjutnya). Dia memiliki ribuan foto yang tersebar di beberapa komputer dan layanan penyimpanan online, dan dia hanya ingin mereka terorganisir.
1. Tetapkan tujuan. Pertama kali kami duduk bersama untuk membahas proyek, saya bertanya kepadanya, "Apa yang Anda inginkan? Apa tujuan Anda?" Aku menghentikannya bahkan sebelum dia bisa menjawab. "Biarkan saya ulangi lagi. Apa yang ingin Anda lakukan dengan foto yang tidak bisa Anda lakukan sekarang?"
Stephanie pada dasarnya mengatakan bahwa dia ingin dapat menemukan foto dengan mudah, tidak peduli perangkat apa yang dia gunakan.
2. Memahami masalahnya. Pertanyaan tindak lanjut saya adalah ini: "Saat ini, ketika Anda mencari foto, bagaimana penampilan Anda? Apakah Anda ingat tanggal atau orang-orang dalam gambar atau peristiwa ketika foto itu diambil?"
Pertanyaan yang sebenarnya diajukan adalah: "Solusi apa yang harus kami rancang sehingga sesuai dengan kebutuhan Anda?"
Dia mengatakan dia biasanya mengingat foto-fotonya secara kasar berdasarkan tanggal, seperti "di perguruan tinggi, " tetapi kadang-kadang juga oleh orang-orang di foto itu.
Kami mempertimbangkan beberapa solusi yang mungkin, tetapi belum memutuskan apa pun. Seringkali, akan membantu untuk bergerak maju dengan beberapa bagian dari proyek organisasi, jadi lihat apakah definisi Anda tentang tujuan berubah semakin banyak Anda belajar tentang masalah tersebut.
3. Tetapkan sendiri tugas-tugas kecil. Berdasarkan pertemuan kami, Stephanie pergi dengan daftar tugas pendek. Itu terlihat seperti ini:
Keempat tugas ini adalah tingkat "langkah selanjutnya" dari Stephanie. Perhatikan bahwa daftarnya hanya panjang beberapa item. Dia dapat dengan mudah melakukan semua tugas ini dalam sehari jika dia menyerah, atau kurang dari seminggu jika dia melakukannya satu kali sehari.
4. Tetapkan tenggat waktu. Cara untuk menindaklanjuti tugas-tugas sederhana dan singkat adalah dengan menetapkan tenggat waktu. Saya suka menggunakan aplikasi manajemen tugas, seperti Awesome Note atau Any.do untuk melacak to-dos saya dan memberikan tenggat waktu kepada mereka. Dengan proyek Stephanie, saya tidak tahu apakah dia memberikan tenggat waktu untuk dirinya sendiri, tetapi dia memiliki tenggat waktu yang lunak berdasarkan pada saat kami memutuskan kami akan bertemu satu sama lain di sebelah untuk melanjutkan proyek. Asumsi saya adalah bahwa pertemuan kita berikutnya muncul di kalendernya dan membuatnya merasa bertanggung jawab untuk melakukan apa yang dia katakan akan dia lakukan.
Melakukan yang Sulit
Tidak semua orang merasa bertanggung jawab pada dirinya sendiri. Saya pikir kita semua memiliki strategi untuk membuat diri kita merasa bertanggung jawab, seperti memberi tahu orang lain tentang rencana kita, atau bertaruh uang bahwa kita akan atau tidak akan melakukan sesuatu. Mengingat suatu tugas tidaklah sulit. Cukup kirim pengingat di ponsel cerdas Anda. Melakukan itu sulit. Jika Anda memiliki tugas kecil yang sangat spesifik, Anda setidaknya meningkatkan peluang yang akan Anda ikuti.
Pepatah "setiap perjalanan dimulai dengan satu langkah" sepenuhnya benar. Atau jika Anda lebih suka, "Muncul setengah pertempuran" berbicara dengan maksud yang sama. Anda harus memberi diri Anda hal-hal yang jelas dan dapat ditindaklanjuti untuk dilakukan dan cukup banyak waktu untuk melakukannya. Jika tidak, Anda tidak akan pernah memulai.
