Terorganisir: cara tetap fokus dengan kanban pribadi

Bayangkan sebuah sistem manajemen untuk hidup Anda, sesuatu yang mudah dipelajari bagaimana menggunakannya, menjaga semuanya teratur, mencegah Anda melakukan banyak tugas, dan membantu Anda mencapai tujuan. Itu kanban pribadi.

Meskipun kanban semakin populer dalam manajemen proyek di lingkungan kantor, orang juga meminjam ide-ide inti darinya untuk mengatur aspek kehidupan pribadi mereka, mulai dari merencanakan pernikahan hingga mengatur tugas keluarga. Jadi, apa kanban pribadi, bagaimana cara kerjanya, dan apa yang bisa ia lakukan untuk Anda?

Apa itu Kanban?

Kanban adalah gaya kerja yang dimulai di pabrik-pabrik mobil Jepang dan populer saat ini di kalangan pengembang perangkat lunak dan orang-orang yang bekerja di layanan profesional.

Itu bergantung pada kartu, di mana Anda menulis informasi, dan papan, di mana Anda mengatur kartu Anda. Bagian dari alasan mengapa ini populer di industri perangkat lunak dan layanan adalah karena ia menciptakan representasi visual untuk sesuatu yang sebaliknya tidak visual sama sekali.

Perangkat lunak Kanban dimulai dengan papan tulis. Anggap saja sebagai papan tempat Anda mengatur catatan tempel. Catatan itu disebut kartu. Anda dapat memindahkan kartu ke mana saja sesuka Anda, meskipun kartu virtual selalu jatuh ke dalam kolom. Secara tradisional, kolom diberi label dari kiri ke kanan To Do, Doing, and Done. Di beberapa alat, Anda dapat menyesuaikan tujuan atau label kolom.

Alat Kanban umumnya kolaboratif; begitu banyak orang semua memiliki akses ke papan dan kartu yang sama. Kartu, pada tahap tertentu dalam hidupnya, biasanya memiliki orang yang ditugasi untuk menyelesaikan tugasnya. Setiap orang di tim dapat melihat semua kartu atau tugas, di mana mereka berada dalam siklus hidup mereka, dan siapa yang bertanggung jawab untuknya.

Kanban pribadi mengambil beberapa ide inti dari kanban tetapi mengabaikan atau membuat opsional banyak aturan yang spesifik untuk produktivitas profesional dan pekerjaan kantor. Bergantung pada apa yang Anda masukkan ke papan kanban, Anda mungkin membaginya dengan anggota keluarga, teman, pengasuh, tutor, atau perencana pernikahan.

Beberapa aplikasi kanban di pasaran termasuk SwiftKanban, dan Trello, meskipun CEO Trello Michael Pryor mengatakan kepada saya bahwa alat perusahaannya bukan secara teknis papan kanban tetapi lebih terinspirasi oleh mereka.

Bagaimana Cara Kerja Kanban Pribadi

Inti dari kanban pribadi adalah visualisasi apa pun yang perlu Anda kelola dan bagaimana hal itu akan dilakukan.

"Ada berbagai bentuk manajemen visual di luar sana, dan satu keuntungan yang diberikan kanban adalah membatasi pekerjaan yang sedang berjalan, " kata Janice Linden-Reed, presiden LeanKanban University, sebuah organisasi yang mengajarkan kanban kepada para profesional dan mempromosikan penggunaannya. "Ini memiliki cara untuk mengatasi masalah seputar multitasking dan membantu orang fokus sehingga mereka tidak kewalahan. Hal yang menjadikannya kanban sebagai lawan dari hanya sebuah papan tugas membatasi pekerjaan dalam proses dan aliran."

Linden-Reed menjelaskan bahwa kanban adalah tarikan daripada sistem dorong. "Anda hanya mengerjakan pekerjaan sebanyak yang bisa Anda tangani pada waktu tertentu, " katanya. "Jika kamu hanya ingin memiliki tiga tugas pada waktu tertentu, kamu memiliki tiga tugasmu, dan ketika kamu menyelesaikan satu, kamu dapat menarik yang berikutnya. Dengan memiliki sistem tarikan yang terbatas, ini dapat membantu kamu tetap fokus dan terorganisir." Dengan kata lain, jika Anda memiliki pengaturan To Do, Doing, Done, Anda tidak akan pernah memiliki lebih dari tiga kartu di kolom Doing Anda.

Ketika saya berbicara dengan Pryor tentang kanban dan kanban pribadi, dia menjelaskan bahwa tujuan dari alat perusahaannya, Trello, adalah untuk "menyaring sesuatu yang sangat sederhana, yang hanya daftar daftar, dengan cara yang sama seperti spreadsheet adalah sekelompok angka, dan jika Anda mengubah satu sel maka sel lain berubah. Ini hanya cara untuk mengatur secara visual apa pun yang Anda pikirkan. " Dalam hal itu, Trello sangat bagus untuk mengelola kehidupan pribadi Anda karena itu tidak membuat Anda bingung untuk menggunakan struktur dan istilah yang akan Anda temukan di aplikasi kanban yang dibuat untuk manajemen proyek bisnis.

Mengapa Kanban Pribadi Bekerja

Alasan utama kanban efektif dalam membantu orang tetap teratur adalah itu memaksa mereka untuk memikirkan apa pun yang mereka ingin kelola untuk memetakannya ke papan kanban.

Mari kita ambil contoh penggunaan kanban pribadi untuk mengatur tugas keluarga. Pertama, Anda harus mencari tahu seperti apa kolomnya. Mereka mungkin To-Do, Doing, Done, tetapi mereka juga bisa lebih rumit. Alih-alih satu kolom Agenda, Anda mungkin memiliki Agenda Harian, Agenda mingguan, dan Agenda Bulanan. Mungkin hari Minggu pertama di bulan itu, anak Anda bertanggung jawab untuk menarik satu tugas dari kolom bulanan. Mungkin setiap hari Sabtu, pasangan Anda bertanggung jawab untuk melakukan dua tugas mingguan. Apa pun yang Anda putuskan, tuliskan prosesnya dengan memetakannya di papan kanban memaksa Anda untuk memikirkan bagaimana pekerjaan itu terjadi secara alami, serta bagaimana Anda ingin itu dikelola.

Linden-Reed menggunakan kanban pribadi untuk mengatur tugas ketika putrinya baru berusia enam tahun. Itu memberi agen putrinya dan juga mengajarinya cara menangani hanya satu tugas pada satu waktu.

Tonianne DeMaria Barry adalah penulis Personal Kanban: Mapping Work 'Navigating Life . Dia mengatakan kanban pribadi menciptakan narasi pekerjaan. "Personal Kanban mengubah pekerjaan kita menjadi sebuah cerita, sebuah sistem. Dibutuhkan bahkan tugas-tugas yang paling membosankan dan mengubahnya menjadi permainan yang sesuai dan menarik untuk segala usia, " katanya kepada saya melalui email. Ketika seseorang merencanakan daftar tugasnya di papan tulis, "pekerjaan berhenti menjadi kumpulan tugas yang tidak berhubungan dan sebaliknya menjadi serangkaian acara dan opsi yang saling mempengaruhi dan mengalir dari satu ke yang berikutnya."

Kanban Pribadi Beraksi

Salah satu cara terbaik untuk memahami bagaimana kanban dapat digunakan untuk mengatur dan mengelola aspek kehidupan pribadi adalah dengan mendengar tentang bagaimana orang lain menggunakannya. Di bawah ini Anda akan menemukan beberapa contoh, serta tautan yang menjelaskan lebih lanjut cara kerjanya di sistem kanban:

• merencanakan dan mengatur pernikahan
• mengelola inventaris gudang anggur
• mengelola pekerjaan rumah tangga (lihat di atas)
• menyusun tim olahraga fantasi
• menyimpan ide untuk liburan dan perjalanan (lihat gambar di bawah).

Siapa yang Dapat Manfaat dari Menggunakan Kanban Pribadi?

Berbagai jenis orang tertarik pada berbagai jenis perangkat lunak untuk membantu mereka tetap teratur. Saya bertanya kepada Linden-Reed dan Pryor pendapat mereka tentang jenis orang yang paling cocok untuk kanban. Mereka berdua mengatakan orang-orang yang berorientasi visual melakukannya dengan baik dengan kanban, lalu menambahkan beberapa pemikiran lagi.

"Siapa pun yang berjuang dengan masalah kelebihan beban atau memiliki masalah kualitas dalam pekerjaan mereka, orang-orang yang kehilangan tenggat waktu, orang-orang yang memiliki masalah memenuhi harapan, " semuanya dapat mengambil manfaat dari kanban, menurut Linden-Reed.

DeMaria Barry mencatat bahwa anak-anak dengan Asperger sering melakukannya dengan baik ketika mereka menggunakan kanban pribadi. "Umpan balik kinestetik dan peningkatan serotonin yang mereka dapatkan dari menarik ke dalam dan melihat pekerjaan mereka di kolom Selesai memaksa mereka untuk menyelesaikan daripada benar-benar fokus pada atau merenungkan hanya pada satu tugas tunggal, " katanya. Dia juga mengatakan bahwa anak-anak dengan ADHD sering berhasil dengan itu karena "menerapkan batas kerja-dalam-kemajuan memaksa mereka untuk fokus pada tugas-tugas yang ada daripada terganggu dengan memulai banyak tetapi tidak menyelesaikannya."

Pryor mengatakan hampir semua orang sangat cocok untuk kanban karena dibuat agar sesuai dengan apa yang sudah kita pikirkan.

"Jika kamu melihat cara orang mencoba mengatur hidup mereka - jika kamu melihat komputer dengan Post-It note di atasnya, kulkas dengan catatan di pintu, orang membuat kartu indeks dan meletakkannya di depan mereka- kami memiliki memori yang sangat spasial, "kata Pryor. "Organisasi visual ide dapat sangat membantu orang."

Untuk saran lebih lanjut, baca tips ini untuk mengatur catatan penulis, cara mengatur belanja liburan Anda, dan trik untuk memotivasi diri sendiri.