Terorganisir: cara membatalkan pengiriman dalam pandangan | jill duffy

Terkadang, cara terbaik untuk menjadi produktif dalam email adalah tidak mengirim pesan sama sekali, terutama jika isinya salah atau dianggap buruk. Setelah menguji tombol Undo Send di antara kelompok pengguna Gmail yang ikut serta selama bertahun-tahun, Google telah membuat fitur yang dicintai ini tersedia untuk semua. Undo send adalah failafe yang memberi Anda waktu hingga 30 detik untuk membatalkan pengiriman email. Hanya cukup waktu untuk megap-megap, menarik kaki Anda keluar dari mulut Anda, dan memastikan bahwa pesan tidak pernah melihat cahaya hari. Tidak semua orang menyadari bahwa Microsoft Outlook juga memiliki sejumlah pengaturan dan opsi untuk mengingat pesan, menunda pengiriman pesan, dan sebagainya - mungkin karena mereka tidak mudah ditemukan atau dipahami. Ada opsi yang mirip dengan tombol Undo Kirim Gmail, tetapi tidak intuitif untuk menemukan atau menggunakan. Begini cara kerjanya dan cara mengaturnya.

Bagaimana Membatalkan Kirim Bekerja

Untuk memahami cara membatalkan bekerja di Outlook, ada baiknya Anda terlebih dahulu memahami cara kerjanya di Gmail. Untuk mendapatkan tombol Undo Send di Gmail, Anda harus mengaktifkan fitur dan memilih jumlah waktu yang ingin Anda berikan kepada diri sendiri untuk dapat menghentikan pengiriman pesan. Jumlah waktu maksimum adalah 30 detik, dan itu adalah opsi yang saya rekomendasikan.

Saat Anda mengaktifkan pengaturan, apa yang sebenarnya Anda lakukan adalah membuat kios otomatis atau penundaan untuk setiap pesan yang dikirim, yang pada gilirannya menciptakan jendela peluang bagi Anda untuk membatalkannya. Jadi, Anda tidak benar-benar merusak apa pun. Anda hanya menghentikan suatu tindakan sebelum dimulai. Tentu saja, "undo send" lebih ringkas dan lebih mudah dipahami daripada "delay send dengan kesempatan terbatas waktu untuk membatalkan."

Microsoft, dalam kekurangan khas kekakuan, menawarkan hal yang sama di Outlook, kecuali itu adalah proses dua langkah dan membutuhkan lebih banyak tenaga kerja untuk mengatur.

Cara Mengatur Batalkan Kirim di Outlook

Seperti yang saya katakan, pengaturan yang setara dengan tombol Undo Send Gmail di Outlook adalah proses dua langkah. Pertama, Anda harus membuat aturan yang menunda semua pesan dikirim. Saya akan merangkum instruksi di sini:

1. Buka File> Kelola Aturan & Peringatan> Aturan Baru.
2. Di sini, lihat di bawah Mulai dari Aturan Kosong. Pilih "Terapkan aturan pada pesan yang saya kirim." Jangan tambahkan aturan lain (mis. Biarkan kotak centang kosong).
3. Di bawah daftar tindakan, pilih "tunda pengiriman beberapa menit." Anda dapat menunda pengiriman hingga 120 menit, tetapi itu terlalu lama. Saya merekomendasikan 1 menit, jadi masukkan "1" (atau berapa pun menit yang Anda inginkan) di mana dikatakan "sejumlah."
4. Ikuti petunjuk untuk menyimpan dan memberi nama aturan, dan pastikan untuk memilih kotak centang untuk "Aktifkan aturan ini" sebelum Anda keluar.

Langkah selanjutnya adalah yang Anda ambil ketika Anda secara tidak sengaja menekan Kirim pada pesan dan ingin menghentikannya sebelum benar-benar pergi.

Pesan Anda akan ada di kotak keluar Anda. Di situlah hang selama penundaan satu menit.

Cara tercepat untuk memastikannya tidak pergi ke mana pun adalah dengan menekan tombol Work Offline (di bawah tab Kirim / Terima). Sekarang Anda dapat menyeret pesan ke folder draft untuk mengeditnya lagi, atau klik kanan pada pesan dan menghapusnya.

Siapa Yang Dapat Menggunakan Membatalkan Kirim?

Sayangnya, fitur Batalkan Pengiriman Outlook tidak tersedia untuk semua orang. Aplikasi Outlook Mac tidak memilikinya. Ini tersedia di Outlook untuk Windows 2016, 2013, dan 2010.

Saya sebutkan sebelumnya bahwa Outlook memiliki opsi lain untuk "mengingat" pesan. Mengapa tidak menggunakan saja alih-alih metode penundaan dan penghapusan? Ada beberapa jawaban yang sangat bagus.

Pertama, tidak semua pengguna Outlook memiliki fitur penarikan yang tersedia untuk mereka. Dengan akun Microsoft Exchange, administrator harus membuat opsi tersedia. Banyak organisasi memilih untuk menghilangkannya, dan dalam pembelaan mereka, ini adalah fitur yang cukup membingungkan. Kedua, Anda hanya dapat mengingat pesan yang dikirim ke orang lain di organisasi Anda, sehingga tidak berfungsi secara keseluruhan. Ketiga, jika penerima sudah membuka pesan, Anda kurang beruntung. Keempat, penerima dapat mengaktifkan fitur mereka sendiri yang pada dasarnya menonaktifkan penarikan kembali.

Mudah-mudahan bisnis yang membingungkan dari pesan yang ditarik cukup untuk membujuk Anda agar mengaktifkan fitur pesan penundaan dan menggunakannya untuk keuntungan Anda. Ini pilihan yang lebih baik, dan ini bisa menghemat banyak kesedihan!

Untuk tips lebih lanjut tentang email, Anda juga dapat membaca 5 Cara Email Lebih Baik, Cara Membunuh Email Dengan Aplikasi Manajemen Proyek yang Tepat, dan Berhenti Memerangi Email Dengan Lebih Banyak Email.