Daftar Isi:
Video: Rekayasa Perangkat Lunak - Perancangan Terstruktur (Oktober 2024)
Pada hari pertama pekerjaan nyata saya yang pertama, editor paling senior dari perusahaan penerbitan jurnal yang mempekerjakan saya membawa saya ke diagram alur besar yang ditempel di dinding. "Begini caranya artikel berubah dari ditulis menjadi diterbitkan, " katanya. Dia menuntun saya melalui seluruh proses, menekankan bagian-bagian di mana tim saya dan saya terlibat. Ini adalah tahun 2001, sebelum perangkat lunak kolaborasi tersedia secara bebas, tetapi pelajaran yang saya pelajari hari itu berlaku bahkan di zaman Asana dan Slack ini.
Memikirkan kembali, jaket kerja ini adalah pendahulu dan manifestasi fisik dari perangkat lunak alur kerja saat ini, seperti Asana. Bagan alur kerja yang disematkan ke dinding adalah orientasi yang sangat baik bagi saya, sebagai karyawan baru, dan siapa pun yang ada di dalamnya. Itu memberi saya gambaran jernih tentang apa yang organisasi lakukan, dan bagaimana.
Di dunia saat ini, di mana kami mendorong lingkungan tanpa kertas dan sebagian besar telah pindah ke file dan folder elektronik, lebih mudah untuk tidak lagi membuat jenis dokumen alur kerja ini dan tetap memperbaruinya. Tetapi untuk semua bisnis dan bahkan proyek kerja tim tingkat hobi, sangat penting untuk mendokumentasikan alur kerja Anda.
Mengapa Alur Kerja Dokumen?
Mengapa Anda harus mendokumentasikan alur kerja Anda? Ada beberapa alasan yang sangat kritis, termasuk yang berikut:
- Ini membantu pemilik bisnis dan manajer untuk memikirkan dan memahami sepenuhnya apa yang terjadi pada setiap tahap proses bisnis, dan mengapa;
- Ini memungkinkan langkah-langkah yang tidak perlu untuk diidentifikasi dan dipotong dari proses;
- Ini mengingatkan karyawan atau anggota tim yang mungkin jauh dari tahapan bisnis tertentu mengapa mereka ada dan nilai apa yang mereka berikan;
- Ini penting untuk anggota tim orientasi;
- Ini adalah salah satu cara terbaik untuk menjelaskan kepada calon kolega, klien, dan investor bagaimana sebuah bisnis beroperasi; dan
- Ini memungkinkan tim untuk mulai menggunakan alat kolaborasi dengan lebih efektif.
Untuk poin terakhir, saya sudah menyebutkan Asana. Asana adalah alat manajemen alur kerja, semacam daftar yang harus dilakukan untuk steroid. Ini sangat mirip dengan sistem jaket pekerjaan yang saya gunakan dalam pekerjaan penerbitan pertama saya. Asana memungkinkan Anda melacak tugas yang perlu dilakukan dan mendorong mereka melalui suatu proses. Setiap tugas memiliki riwayat semua langkah, atau subtugas, yang telah dilaluinya. Ketika satu orang selesai dengan subtugas yang ada, dia akan memberikannya ke langkah berikutnya dan mengarahkannya ke orang atau departemen yang akan mengambilnya berikutnya.
Saya telah membuat analogi sebelumnya bahwa Asana seperti setumpuk kartu, sedangkan perangkat lunak manajemen proyek seperti permainan papan. Ketika Anda membuka permainan papan, Anda mungkin memiliki sesuatu seperti papan, berbagai potongan bermain, dan buku aturan yang jelas untuk cara memainkan permainan. Setiap orang yang bermain setuju dengan aturan yang ditentukan sebelumnya. Anda bisa menyimpang dari aturan, tetapi gim ini telah dirancang untuk kenikmatan maksimal saat Anda menaati aturan itu, begitu Anda melakukannya.
Namun, saat Anda bermain kartu, semua orang yang bermain harus menyetujui permainan apa yang akan dimainkan dan seperangkat aturan yang akan Anda ikuti. Anda bisa bermain hati atau bermain ludah. Beberapa permainan kartu terkenal dengan aturan yang berlaku, seperti Texas Hold'em. Lalu ada permainan lain yang memiliki variasi, seperti rummy (gin rummy, straight rummy, 500 rummy, dan sebagainya) dan Anda perlu memikirkan aturan dengan semua orang di meja untuk memastikan Anda semua akan setuju tentang Cara bermain. Ada juga opsi untuk menciptakan permainan kartu Anda sendiri, dengan aturan unik yang harus Anda ajarkan kepada semua orang yang siap bermain.
Asana (dan banyak alat kolaborasi lainnya; saya akan memberikan lebih banyak contoh sebentar lagi), seperti yang saya katakan, seperti setumpuk kartu. Jadi untuk membuat Asana berfungsi, semua orang perlu tahu bagaimana permainan itu dimainkan, apa aturannya, apa tujuannya, dan bagaimana permainan itu berakhir.
Bagaimana dengan Kanban?
Papan kanban adalah contoh lain alat kolaborasi yang lebih mirip setumpuk kartu. Trello adalah salah satu contoh alat kanban online. Tim pengembangan dan pemrograman perangkat lunak sering menggunakan kanban dengan cara yang ditentukan dan ditentukan sebelumnya (seperti bermain Texas Hold'em), sedangkan mereka yang menggunakan kanban untuk penggunaan pribadi dapat membuat aturan apa pun yang mereka sukai.
Jika Anda memiliki alur kerja yang terdokumentasi, Anda dapat dengan mudah memetakan alur kerja itu ke Asana. Jauh lebih mudah untuk mulai menggunakan Asana ketika Anda sudah memiliki alur kerja yang terdokumentasi karena itu berarti Anda sudah memikirkan seluruh proses bisnis atau tim dari atas ke bawah. Mengadopsi Asana mengambil beberapa percobaan dan kesalahan tidak peduli apa, tapi itu akan jauh lebih berantakan dan lebih menyebalkan jika Anda melakukannya tanpa pernah mendokumentasikan alur kerja Anda sebelumnya.
Memetakan Alur Kerja
Dengan perangkat lunak alur kerja, biasanya ada sesuatu yang diselesaikan, bahkan jika seluruh proses sedang berlangsung. Apa pun yang dapat diselesaikan biasanya tugas atau subtugas Anda.
Gagasan penyelesaian sangat berbeda dalam perangkat lunak manajemen proyek. Suatu proyek menurut definisi adalah sesuatu yang selesai dan disampaikan pada suatu tanggal. Tetapi tidak semua jenis pekerjaan adalah proyek. Di rumah penerbitan jurnal tempat saya bekerja, sebuah artikel akan lengkap ketika dicetak. Demikian pula, setiap terbitan jurnal memiliki tanggal akhir saat dikirim. Tetapi pengeditan salinan tidak pernah lengkap. Itu adalah pekerjaan yang berkelanjutan. Itu masih perlu dilacak. Itu memiliki tugas tugas yang konkret - salin edit artikel ini - tetapi pengeditan salin itu sendiri tidak memiliki tanggal akhir atau pengiriman.
Proses pemetaan alur kerja juga melibatkan pengidentifikasian proses atau prosedur mana yang perlu ditetapkan dan dilacak secara eksplisit. Ketepatan dan tingkat kerincian ini sangat penting.
Pikirkan resep untuk memasak. Resep tidak mencantumkan setiap langkah karena banyak dari mereka tersirat atau dipahami. Resep tidak memberitahu Anda untuk memecahkan telur, mengosongkan isinya, dan membuang cangkangnya karena "tambahkan telur" sudah berarti demikian, dan menjadi tidak praktis untuk membuat daftar semua langkah itu. Demikian pula, dalam lingkungan kerja, dapat dipahami bahwa "sunting artikel" berarti "periksa judul, periksa byline, salin sunting potongan itu, dan tinggalkan pertanyaan untuk penulis."
Namun, dalam beberapa situasi, Anda mungkin harus eksplisit ke tingkat yang lebih baik. Saya pernah bekerja di penerbitan surat kabar di mana memeriksa berita utama, keterangan foto, tanggal di bagian bawah halaman, dan nomor halaman seharusnya merupakan langkah-langkah terpisah dari penyalinan karena sering diabaikan.
Dengan kata lain, Anda harus mencari tahu level detail apa yang diperlukan. Terlalu banyak langkah, dan orang yang menggunakan perangkat lunak akan mengabaikan prosedur. Terlalu sedikit, dan kesalahan kritis mungkin terjadi. Mungkin perlu beberapa percobaan dan kesalahan untuk melakukannya dengan benar, tetapi Anda harus membuat beberapa keputusan sebelum memulai.
Memetakan Pola Pikir
Saat memetakan alur kerja, Anda juga akan menghabiskan waktu mencari tahu cara berpikir organisasi Anda secara kolektif. Apa pola pikir organisasi Anda tentang proyek, orang, atau topik yang diminati? Itu relevan di Asana, serta di alat kolaborasi lainnya.
Slack adalah contoh yang bagus. Slack adalah platform perpesanan yang lebih menekankan pada tarik daripada pemberitahuan push, jadi ini semua tentang memilih pesan yang ingin Anda terima. Untuk membuat filter yang baik untuk notifikasi tersebut, Anda harus mengandalkan sebagian pada Saluran. Channels seperti grup, dan untuk membuat Channels secara efektif, Anda harus tahu bagaimana pendapat tim Anda, semuanya. Apakah Anda berpikir dalam hal departemen atau proyek? Apakah Anda berpikir dalam hal topik atau klien? Jika Anda menjalankan perusahaan real estat, mungkin Anda berpikir dalam hal lingkungan, atau ambang batas nilai properti, atau agen. Anda perlu mengetahui pola pikir tim Anda sebelum membuat Saluran sehingga mereka benar-benar efektif dalam memfasilitasi kerja tim.
Alat kolaborasi sering mencakup lebih banyak cara untuk mengatur informasi, seperti menggunakan kode warna, penandaan, dan kadang-kadang bahkan penandaan kode warna. Ingat jaket kerja berkode warna yang saya jelaskan sebelumnya? Kesepakatan yang sama. Bila digunakan dengan benar, kode warna adalah penanda visual yang segera menyampaikan informasi dengan jelas. Karena alasan itu, pengkodean warna meningkatkan produktivitas. Saya sangat merekomendasikan menggunakan kode warna dalam alat kolaborasi, selama Anda pertama kali memastikan Anda memahami pola pikir tim tentang mengapa sesuatu harus diberi kode warna. Informasi apa yang perlu disampaikan segera dan tanpa kata-kata? Anda harus memahami pola pikir tim Anda untuk dapat menjawab pertanyaan itu.
Termasuk Budaya
Penting untuk mendokumentasikan alur kerja sebelum memetakannya ke alat kolaborasi, dan sama pentingnya untuk memahami dan memetakan pola pikir. Bagian terakhir adalah budaya.
Alat kolaborasi mencerminkan budaya perusahaan, dan sebaliknya. Sangat penting untuk menetapkan aturan keterlibatan umum tentang profesionalisme, tingkat formalitas, dan di mana itu dan tidak sesuai untuk keluar dari topik.
Dari sudut pandang karyawan atau anggota tim, alat kolaborasi sangat sering digunakan sebagai tempat untuk mengeluarkan tenaga. Dalam pengalaman saya, orang akan menyuarakan keluhan mereka terlepas dari apakah alat kolaborasi memberi mereka ruang khusus untuk itu. Beberapa organisasi menghargai debat terbuka dan bahkan diskusi panas tentang pekerjaan, sedangkan yang lain menganggapnya mengganggu dan berpotensi berbahaya.
Alat kolaborasi saja tidak dapat menentukan apakah orang akan curhat dan berbeda pendapat di tempat yang tepat. Itu harus berasal dari budaya perusahaan. Orang-orang di posisi kepemimpinan perlu menjelaskan apakah mereka ingin anggota tim untuk berbicara dengan keluhan dan argumen dalam konteks pekerjaan atau di luar itu. Siapa yang perlu tahu kapan ada masalah? Apakah anggota tim menginginkan anonimitas sebelum mengungkapkan kekhawatiran atau keluhan? Apakah komplain dilakukan untuk katarsis atau untuk menyoroti potensi masalah dengan pekerjaan dan alur kerja? Jika itu akan tetap terjadi (dan memang demikian), lebih baik memperhitungkannya dan mengambil keputusan tentang hal itu daripada berpura-pura itu tidak terjadi.
Sumber daya tambahan
Sumber daya lain yang membuat pemetaan alur kerja lebih mudah adalah perangkat lunak pemetaan pikiran; lihat kiat-kiat ini tentang bagaimana peta pikiran dapat mengumumkan manajemen proyek Anda. Jika Anda berada di masa awal menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, empat tips untuk memulai ini akan membantu. Dan untuk melihat lebih dalam pada Asana, ada baiknya untuk membaca beberapa tips untuk menggunakan Asana.
