Video: LAUGHTER COOKING EPISODE 5 JASON SHAH, THE BOSS CHICKEN CLUB SANDWICH (Oktober 2024)
Berapa banyak waktu yang Anda buang dalam rapat karena orang-orang yang menjalankannya tidak siap? Tidak ada agenda. Kolega datang terlambat. Apa yang dibahas ada hubungannya dengan Anda atau pekerjaan Anda. Satu jam kemudian, Anda tidak melakukan apa pun, tidak belajar apa pun, dan tidak berkontribusi apa pun. Apa gunanya?
Do.com bertujuan untuk membantu orang-orang mengadakan pertemuan yang lebih baik dengan memberi mereka sumber daya untuk merencanakan dan melaksanakannya. Dalam banyak hal, ini seperti daftar hal yang harus dilakukan sebelum, selama, dan setelah pertemuan untuk memastikan itu produktif untuk semua orang yang terlibat.
Pada hari pertemuan kami, saya mendapat email dari Do.com melalui Shah. Di dalam, saya menemukan agenda, waktu mulai dan akhir yang jelas untuk rapat, daftar orang-orang yang akan dipanggil dan informasi kontak mereka (hanya kami berdua, dalam kasus ini), dan tautan ke informasi latar belakang. Semua itu membantu kami untuk tidak melakukan apa-apa selama panggilan berlangsung, ketika Shah menjelaskan apa yang membuat rapat menjadi produktif, motivasinya untuk memulai Do.com, dan bagaimana sifat pertemuan di antara para pekerja pengetahuan yang berubah.
Jill Duffy: Mari kita bicara tentang pertemuan dan mengapa orang membenci mereka.
Jason Shah: Dari apa yang kami temukan, kebanyakan orang menghadiri pertemuan yang mereka tidak siap. Tidak ada alasan bagus pertemuan itu terjadi. Tidak ada agenda yang didistribusikan sebelumnya. Orang-orang datang terlambat dan seseorang harus mengulangi hal-hal. Orang yang mengaturnya tidak selalu memikirkan siapa yang harus berada di sana, dan Anda berakhir dengan pertemuan besar di mana separuh orang adalah opsional, dan mungkin separuh orang adalah inti, sehingga dinyalakan mati dan itu menghambat produktivitas.
Itu intinya menghabiskan waktu untuk orang-orang sibuk.
Jika Anda meminta seseorang untuk duduk di kamar selama 30 menit dan tidak mencapai apa-apa, mereka akan berpikir Anda gila. Tapi itulah yang dilakukan orang jutaan kali sehari di tempat kerja.
JD: Bagaimana Anda menggambarkan pertemuan yang produktif?
JS: Anda harus memiliki beberapa bahan utama. Pertama, itu harus benar-benar perlu terjadi. Jika sesuatu dapat ditangani melalui email dengan cepat, lakukan itu. Tetapi jika perlu pertemuan, maka, oke.
Persiapan adalah kuncinya: meluncurkan apa yang akan dibahas, siapa yang bertanggung jawab atas apa, hal-hal yang mengarah pada percakapan yang terfokus. Selama pertemuan: berpegang teguh pada, menjaga waktu, mencatat, dan mengakhiri tepat waktu.
Waktu pertemuan juga sangat penting. Banyak orang hanya default untuk satu jam. Saya perhatikan Anda sangat berhati-hati dan mengatakan 25 menit untuk percakapan ini. Saya pikir itu praktik yang baik.
Apa yang terjadi setelah pertemuan adalah kuncinya juga. Jika Bob dan Stacey mengatakan mereka akan menindaklanjuti dengan versi baru slide deck, dan Mark mengatakan dia akan mengirimkan nomor penjualan kepada Anda, mereka benar-benar harus melakukan itu! Kami mendapati bahwa kebanyakan orang berkata, "Luar biasa! Pertemuan yang bagus!" dan mereka pergi dan tidak ada tindak lanjut. Dan bahkan jika ada, itu terjadi pada waktu yang salah, yang memicu pertemuan lain atau pekerjaan yang tidak perlu.
Jadi persiapan, menjalankan rapat dengan baik, menindaklanjuti dengan sukses setelah itu adalah komponen kunci dari pertemuan yang baik.
JD: Alat manajemen proyek, dan alat manajemen kerja lainnya dirancang untuk merampingkan pekerjaan. Idenya adalah untuk memiliki lebih sedikit rapat dan (dan lebih sedikit email). Anda dapat saling menetapkan tugas dan tenggat waktu tanpa harus bertemu tentangnya. Dari sudut pandang Anda, apakah alat-alat ini mengubah pertemuan dalam tenaga pengetahuan?
JS: Ya. Pada tingkat makro, semoga kita memiliki lebih sedikit pertemuan sebagai hasil dari alat-alat itu.
Misalnya, jika saya melihat maket diperbarui di Dropbox, dan saya pikir mereka bagus, saya tidak perlu bertemu dengan perancang untuk membahasnya. Dia bahkan tidak perlu memberi tahu saya. Saya hanya bisa menjalankan pesan yang mengatakan, "Hei, saya melihat file yang diperbarui." Dengan sesuatu seperti Slack, saya dapat dengan cepat mengajukan pertanyaan kepada seseorang tanpa harus bertemu untuk membahas sifat pertanyaan itu.
Sebelumnya, orang ingin lebih sedikit teknologi karena sulit, misalnya, untuk mendapatkan dongle untuk monitor, atau itu mengganggu bagi orang.
Saya berharap peningkatan alat-alat itu mengarah ke lebih sedikit pertemuan, tetapi saya tidak tahu apakah ada data konkret untuk mendukung itu, selain propaganda yang dikeluarkan oleh masing-masing perusahaan di sana. Dan dalam pertemuan itu sendiri, saya pikir sifat mereka berubah karena kita lebih berorientasi teknologi. Jika kita menggunakan layanan di luar rapat, maka rapat itu sendiri harus mengikuti itu juga.
JD: Saya suka rapat kerja. Mereka cenderung menjadi yang paling produktif bagi saya. Saya berkumpul dengan sekelompok orang, kami duduk dan melakukan pekerjaan yang perlu kami lakukan di sana, mungkin dengan alat kami diproyeksikan di layar.
JS: Itu membuat saya memikirkan model kelas terbalik. Ruang kelas adalah tempat untuk melakukan pekerjaan, bukan hanya menonton presentasi, seperti rapat tidak boleh disebut hanya untuk membalik-balik dek agar seseorang dapat dengan mudah mengirim email kepada Anda.
JD: Mari kita bicara sedikit tentang Do.com. Beri saya penjelasan 30 detik tentang apa Do.com itu, dan kemudian kami akan berbicara lebih detail tentang bagaimana Anda menggunakannya.
JS: Do.com adalah perangkat lunak kolaborasi untuk rapat. Itu tidak ada hubungannya dengan video dan audio. Ini semua tentang produktivitas rapat.
Dengan Do, orang dapat mengatur agenda sehingga mereka tahu apa yang harus dibicarakan. Mereka dapat membuat catatan secara real time dan menetapkan tugas yang berinteraksi dengan alur kerja mereka yang lain. Kami terintegrasi dengan Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce, dll.
Kami memiliki lebih dari 1, 5 juta orang berpartisipasi dalam rapat di lebih dari 20.000 perusahaan. Kami pada dasarnya membantu orang mengadakan lebih sedikit rapat, rapat lebih baik, dan semoga lebih bahagia dan produktif di tempat kerja.
JD: Dan itu adalah model freemium.
JS: Ya. Anda dapat mendaftar secara gratis, dan kami memiliki banyak pengguna gratis.
JD: Salah satu hal yang mengejutkan saya tentang Do.com adalah bahwa hal itu sangat mendorong orang untuk mengambil tindakan yang benar, sebagai lawan menjadi solusi dalam dan dari dirinya sendiri. Saya banyak berpikir tentang hal-hal seperti motivasi dan bagaimana kita tidak selalu berperilaku dengan cara yang terbaik bagi kita. Jadi saya pikir itu rapi ketika saya menemukan alat yang lebih tentang membimbing kita daripada memberi kita sesuatu. Saya merasa bahwa itu adalah tentang Do.com.
JS: Ya, saya setuju. Kepercayaan kami adalah bahwa rapat adalah masalah manusia dan juga masalah teknologi. Misalnya, kita tidak memerlukan aplikasi email untuk mencegah Bob agar tidak mengirim pesan yang sangat panjang yang sulit dipahami. Itu mungkin ada hubungannya dengan politik perusahaan, kemampuan Bob untuk menjadi seorang profesional, dinamika tim, hal-hal seperti itu. Beberapa UI yang terjebak di browser Web tidak akan mengubah Bob.
Ini adalah sesuatu yang saya pikirkan ketika saya bekerja di Yammer sebelumnya. Yammer berusaha membuat perusahaan lebih transparan. Tapi jujur, Yammer adalah alat untuk perusahaan yang transparan, karena sangat sulit untuk mengubah budaya organisasi.
Do.com sangat banyak produk yang mencoba membantu orang menjadi lebih baik dan memberi mereka teknologi yang memungkinkan mereka melakukan itu, daripada melakukannya untuk Anda. Terus terang, saya bahkan tidak tahu apakah kita bisa membalik saklar dan membuat rapat lebih produktif. Itu akan sangat ajaib!
Kami benar-benar percaya bahwa ini akan memiliki daya tahan. Jika itu akan berhasil, itu harus datang dari orang-orang, dan kami memungkinkan mereka untuk menjadi yang terbaik.
JD: Ceritakan kisah asli Do.com dan mengapa Anda bersemangat tentang proyek dan perusahaan ini.
JS: Saya bekerja di Yammer sebelum Microsoft membeli Yammer. Dan seperti yang bisa Anda bayangkan, setelah Microsoft membeli perusahaan, budaya mulai banyak berubah, termasuk menambahkan banyak birokrasi dan rapat.
Saya melewati sekitar satu tahun, setelah akuisisi itu, menemukan bahwa menyelesaikan sesuatu benar-benar sulit. Itu gila bagi saya, terutama karena kami adalah perusahaan yang awalnya dibangun untuk membuat pekerjaan lebih baik untuk orang-orang!
Singkat cerita, saya duduk dalam pertemuan yang mengerikan suatu hari dengan 10 orang, dan saya mulai berpikir, "Apa yang saya lakukan di sini?" Kegilaan itu baru saja mengejutkan saya.
Jika saya mengundang Anda ke pesta makan malam dan saya tidak mempersiapkan sebelumnya untuk mendapatkan bahan-bahan dan memiliki beberapa konsep yang saya ingin para tamu nikmati, dan mereka muncul dan saya berkata, "Hei, mari kita pergi ke toko kelontong dan melakukan pesta makan malam ini, "kata mereka, " Itu gila! Kami tidak akan memikirkan ini denganmu. Kami datang ke sini untuk pesta makan malam! " Tapi itulah pertemuannya!
Saya pikir itu gila, dan saya sudah gatal ingin pergi dan memulai perusahaan baru.
JD: Aplikasi atau layanan produktivitas apa yang Anda gunakan? Apakah Anda memiliki praktik terbaik untuk tetap produktif?
JS: Bisakah saya memberikan jawaban yang tidak konvensional? Saya pikir beberapa aplikasi produktivitas terbaik sebenarnya bukan aplikasi produktivitas. Uber, misalnya, memberi saya produktivitas lebih dari aplikasi seperti Asana. Saya mendapatkan tempat lebih cepat dan lebih sedikit membuang waktu berdiri di tengah hujan menunggu mobil.
Ada alat lain yang saya gunakan bernama BetterSnapTool, dan sekali lagi, ini bukan alat produktivitas klasik. Saya mengatur monitor saya dengan tiga kolom, dan dengan Windows Snap, saya menekan tombol pintas, dan semua jendela saya masuk ke tempatnya.
Kami menggunakan Trello dan Slack di sini juga. Kami menggunakan Instacart untuk bahan makanan kami di kantor. Fakta bahwa tidak ada yang perlu dikhawatirkan adalah membantu dan entah bagaimana membuat kita lebih produktif sebagai hasilnya.
JD: Dan bagaimana dengan praktik terbaik atau kebiasaan produktivitas pribadi?
JS: Saya sudah mulai memblokir waktu di hari saya di kalender untuk memastikan hal-hal tidak terlindas. Saya mengambil meditasi di pagi hari untuk membantu saya menetapkan ke nol dan menjelaskan apa yang penting.
Satu lagi yang tidak konvensional adalah mendelegasikan hal-hal. Ini bukan soundbite Four Hour Work Week , tetapi saya memiliki kepribadian yang membuat saya ingin melakukan semuanya sendiri. Menjadi sadar tentang perlunya default untuk delegasi sebagai lawan default untuk melakukan sesuatu sendiri telah sangat berdampak.
Bagi saya itu adalah campuran dari hal-hal yang lebih penuh perhatian, mengatur waktu, dan mendelegasikan. Saya jauh lebih tenang dan fokus pada dua atau tiga hal yang penting setiap hari. Sebagai seorang pendiri, Anda dapat terganggu oleh apa pun yang terkait dengan perusahaan, apakah itu hubungan investor atau peluang PR, dan dengan demikian mendelegasikan membuat saya lebih produktif.
JD: Seberapa besar staf Anda?
JS: Sepuluh orang. Delegasi semakin mudah, tetapi itu super kecil, tentu saja, untuk sebuah perusahaan.
JD: Ya, tetapi penting bagi pengusaha lain untuk mengetahui hal itu, bahkan jika Anda bekerja dengan tim yang sangat kecil, delegasi masih penting.
