Terorganisir: pertemuan yang lebih produktif

Jeff Weiner, CEO LinkedIn, baru-baru ini menerbitkan sebuah artikel dengan satu aturannya untuk menghilangkan pertemuan yang tidak berguna: tidak ada presentasi. Saya mendapatkan ke mana dia pergi, tetapi ini adalah pernyataan absolut dan saya tidak bisa mengatakan saya setuju dengan itu dalam 100 persen dari semua keadaan.

Saya percaya, cara mengadakan pertemuan yang lebih baik adalah dengan pertama-tama memahami pertemuan seperti apa yang ingin Anda selenggarakan, dan kemudian atur diri Anda dan persiapkan untuk itu. Mengambil beberapa langkah sederhana dalam fase perencanaan rapat akan sangat bermanfaat untuk semua orang.

4 Jenis Pertemuan

Dalam pikiran saya, ada empat jenis pertemuan. Jika Anda tidak pernah memikirkan jenis pertemuan yang ingin Anda selenggarakan, itu bisa menjadi setengah masalah Anda.

Pertemuan informasi. Rapat informasi adalah persis seperti itu, pertemuan yang digunakan untuk menyebarkan informasi. Pertemuan balai kota setengah tahunan biasanya bersifat informasi. Pengarahan PR juga biasanya bersifat informasi. Biasanya, hanya satu pihak yang memiliki informasi untuk dibagikan. Para peserta hadir untuk menyerapnya.

Diskusi / pertemuan kolaborasi. Pertemuan curah pendapat adalah contoh diskusi atau pertemuan kolaborasi. Dalam pertemuan semacam ini, satu atau lebih pihak yang terlibat mungkin bekerja dalam agenda. Informasi dimaksudkan berasal dari banyak orang. Pertemuan kolaboratif seringkali juga merupakan pertemuan pemecahan masalah.

Pertemuan check-in. Check-in adalah pertemuan yang dijadwalkan secara rutin, biasanya di sekitar proyek tertentu, yang dapat berlangsung atau memiliki tanggal penyelesaian yang diantisipasi. Scrum harian adalah contoh check-in. Check-in baik untuk memastikan semua pihak yang terlibat selalu mendapat informasi terbaru tentang masalah, solusi, perubahan, kemajuan, dll. Salah satu manfaat dari pertemuan check-in reguler adalah sering kali mereka sangat singkat.

Rapat kerja. Rapat kerja adalah favorit pribadi. Dalam rapat kerja, Anda melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan. Sesederhana itu. Rapat kerja menunda penundaan. Mereka sering bersifat kolaboratif. Salah satu contoh dari apa yang dapat dicapai dalam rapat kerja adalah pemrogram dan pemangku kepentingan yang bersama-sama menerapkan perubahan kode (misalnya, ke situs web atau produk interaktif lainnya) yang hanya dapat benar-benar diverifikasi secara akurat di hadapan satu sama lain oleh kedua pihak.

Cara Membuat Rapat Lebih Produktif

1. Jadwalkan dengan cepat. Kecuali dalam hal mengelola proyek yang sedang berjalan atau jangka panjang, saya benci pertemuan yang dijadwalkan lebih dari dua atau tiga minggu. Seringkali sebelum menjadwalkan rapat, ada percakapan di antara semua pihak, melalui email, telepon, atau secara langsung, dan saya lebih suka untuk memiliki percakapan yang segar di pikiran saya sebelum rapat. Jadwalkan terlalu jauh, dan info yang terkait akan lama hilang dari kepalaku.

Saat mencoba menemukan waktu yang cocok untuk sejumlah orang yang tidak membuat kalender mereka tersedia, Anda dapat menggunakan situs gratis yang disebut Doodle, yang memungkinkan Anda membuat polling di mana orang dapat menunjukkan waktu mereka bebas.

2. Gunakan baris subjek yang jelas. Dalam undangan rapat, memiliki baris subjek yang jelas adalah kunci produktivitas setiap orang. Baris subjek harus menunjukkan dalam beberapa kata tujuan umum rapat. Ini membantu orang tahu sebelum mereka muncul atau menghubungi pertemuan apa yang harus mereka harapkan.

Baris subjek yang ditulis dengan jelas juga dapat memberi tahu pihak-pihak tertentu tentang apa yang perlu mereka persiapkan sebelum pertemuan.

3. Memiliki agenda atau tujuan. Setiap pertemuan membutuhkan agenda atau daftar tujuan. Bergantung pada kerumitan pertemuan, Anda mungkin tidak perlu membuatnya eksplisit, dalam hal ini harus dinyatakan secara tersirat di baris subjek. Contohnya adalah "Subjek: Tetapkan susunan majalah edisi Oktober" -tujuannya adalah menyelesaikan tugas itu dalam rapat kerja.

Tujuan dari rapat check-in adalah untuk check-in, meninjau kemajuan, dan menyampaikan kekhawatiran, sehingga Anda kemungkinan tidak akan membutuhkan agenda eksplisit untuk rapat semacam itu.

Rapat-rapat diskusi sangat bermanfaat karena memiliki agenda. Setiap orang harus menerima agenda sebelum pertemuan. Saya merekomendasikan untuk memasukkannya dalam bidang catatan pada permintaan rapat.

Ketika pemimpin pertemuan meluangkan waktu untuk menulis agenda atau daftar tujuan dasar, itu juga membantunya memperkuat dalam pikirannya sendiri tujuan pertemuan dan bagaimana dia akan mengarahkannya.

4. Tentukan pemimpin rapat. Setiap pertemuan membutuhkan pemimpin atau pemimpin bersama. Dalam kebanyakan kasus, pemimpin rapat dikenal secara tersirat: siapa pun yang memanggil rapat atau memiliki sesuatu untuk dibagikan, dalam kasus pertemuan informasi. Dalam pertemuan obrolan telepon dan video (mis., Webex), sering kali orang yang memulai panggilan.

Pertemuan terburuk absolut yang pernah saya hadiri tidak memiliki pemimpin, dan sekitar pertengahan pertemuan, saya menyadari beberapa pihak yang terlibat mengira saya yang seharusnya memimpin rapat. Sekaligus membuat marah dan memalukan, belum lagi sama sekali tidak produktif. Dalam adegan sembrono lainnya, saya pernah mengadakan rapat, menjadwalkannya, dan sepenuhnya bermaksud menjalankannya, hanya untuk meminta kolega lain sepenuhnya mengambil alih - juga menjengkelkan.

5. Kehilangan teknologinya, tetapi lakukan demo. Ya, artikel ini dimaksudkan untuk membahas topik yang berkaitan dengan teknologi, dan ya, saya memberitahu Anda untuk kehilangan setidaknya sebagian dari teknologi Anda untuk mengadakan pertemuan yang lebih produktif. Sebelum Anda membuang waktu untuk membuat dek PowerPoint, tanyakan pada diri sendiri, "Apakah Anda benar-benar membutuhkan presentasi?" Jika jawabannya adalah ya, ingatlah bahwa slide harus digunakan untuk membuat orang terlibat dan memperkuat poin Anda - bukan membuatnya untuk Anda. Tidak ada yang terkesan dengan tisu bintang, dan tidak ada yang ingin menonton video ketika mereka datang untuk mendengar Anda berbicara atau berdiskusi dengan Anda.

Jika Anda memiliki produk atau layanan untuk dipamerkan, tunjukkan cara kerjanya! Jangan perlihatkan gambar atau video itu. Beri mereka McCoy yang asli.

Jika Anda ingin memberikan informasi tertentu kepada setiap peserta rapat, termasuk foto dan video, kirimkan kepada mereka sebelum rapat agar mereka dapat terbiasa dengan materi tersebut, yang bagaimanapun akan lebih produktif bagi semua orang. Maka Anda dapat menghabiskan waktu Anda untuk sampai ke inti permasalahan, dan mungkin dalam waktu yang jauh lebih sedikit.