Terorganisir: hentikan pertengkaran email dengan lebih banyak email

Kelebihan email adalah masalah produktivitas yang sangat besar di tempat kerja. Saya bertemu orang-orang sepanjang waktu yang mengeluh tentang email, mengatakan itu membuat mereka kewalahan, berharap ada saklar mati untuk semua pesan baru yang masuk ke kotak masuk mereka.

Namun, banyak dari orang yang sama ini memperbaiki email sedemikian rupa sehingga mereka akhirnya memperparah masalah. Yang saya lihat adalah orang yang mencoba memerangi email dengan lebih banyak email, yang pada gilirannya menghasilkan lebih banyak email. Karena mereka terperosok dalam kesengsaraan email, mereka biasanya tidak dapat melihat apa yang terjadi dengan jelas, sehingga mereka tidak tahu bahwa mereka memperburuknya.

Ada beberapa cara yang saya perhatikan orang menembak diri sendiri saat mencoba menangani kelebihan email.

Jangan Gunakan Kotak Masuk Anda sebagai Daftar Pekerjaan

Contoh pertama orang yang memperburuk masalah email mereka adalah daftar tugas, karena saya suka menyebutnya. To-do listers meninggalkan email di kotak masuk mereka ketika pesan berisi tugas atau memicu memori tugas yang ditugaskan. Dengan kata lain, mereka menggunakan use inbox sebagai daftar yang harus dilakukan.

Pikirkan tentang bagaimana orang biasanya menetapkan tugas melalui email. Jarang tugas yang dinyatakan dengan jelas dalam baris subjek. Penerima harus membuka dan membaca email untuk mengetahui detail tugas. Namun, kemungkinan besar, pesan itu tidak akan memiliki semua informasi yang dibutuhkan penerima, seperti tenggat waktu atau perincian lain tentang tugas tersebut. Pertukaran pesan bolak-balik mengklarifikasi tugas, dan akhirnya membuat email baru setiap kali itu terjadi. Singkatnya, kotak masuk Email adalah daftar pekerjaan yang sangat buruk.

Masalah lain adalah bahwa to-do listers harus terus-menerus memeriksa setiap surat masuk untuk melihat apakah itu berisi tugas, dan jika tidak, mereka segera menyingkirkan surat itu. To-do listers akhirnya menyiangi tanpa henti.

Lebih buruk lagi, daftar tugas harus terbiasa memeriksa kotak masuk mereka untuk tugas sehari-hari mereka, dan seringkali, mereka sering berakhir mengirim email kepada diri mereka sendiri untuk mengingatkan hal-hal lain yang ingin mereka selesaikan.

Jika email merupakan masalah, mengapa Anda ingin membuat lebih banyak email dengan cara ini?

Namun, daftar tugas yang harus dilakukan tidak dapat melihat bagaimana sistem mereka memperburuk masalah. Mereka sering berpendapat bahwa menggunakan kotak masuk mereka sebagai to-do list adalah satu-satunya hal yang berfungsi. Tetapi jika orang yang sama ini merasa kewalahan oleh email, jelas itu tidak berfungsi. Ada beberapa solusi, dan saya akan membahasnya sebentar lagi.

Hentikan Pengiriman Nudgemail

Saya berbicara di retret perusahaan baru-baru ini tentang manajemen email. Untuk mempersiapkan pembicaraan, saya berbicara dengan beberapa karyawan dan mengetahui bahwa banyak dari mereka mengelola volume email yang sangat besar, terkadang 1.000 pesan per hari, menggunakan Nudgemail. Mereka pikir ini adalah cara yang sangat waras untuk mengelola aliran.

Nudgemail adalah alat freemium yang memungkinkan Anda menunda email pada dasarnya dengan mengatur waktu kapan email itu akan muncul kembali di kotak masuk Anda sebagai pesan baru. "Intinya" adalah kata yang sangat penting di sini.

Sebagian besar fungsi tunda, seperti yang ada di SaneBox atau beberapa aplikasi email terbaik, menyembunyikan pesan asli dari kotak masuk Anda dan kemudian membuatnya muncul kembali sebagai bagian surat yang belum dibaca pada saat Anda memilih. Nudgemail bekerja sedikit berbeda. Saat Anda menggunakannya untuk menunda email, email asli tetap ada di kotak masuk Anda dan sebuah pesan baru muncul di bagian atas kotak masuk Anda, dengan seluruh utas pesan aslinya dikutip.

Jangan salah sangka. Nudgemail adalah alat yang bagus, dan itu solusi yang bagus dalam beberapa keadaan. Siapa pun yang melihat kotak masuk sebagai aliran informasi daripada titik pengumpulan untuk komunikasi yang perlu diproses, mungkin sebaiknya menggunakannya. Tetapi ketika para pekerja mengatakan kepada saya bahwa banyaknya pesan di kotak masuk mereka membuat mereka tidak dapat melakukan pekerjaan mereka, dan 20 persen dari pesan mereka adalah pesan berulang dalam bentuk Nudgemails, itu masalah.

Banyak yang harus dilakukan listers dapat menyangkal fakta bahwa sistem mereka rusak, beberapa pengguna Nudgemail mengubahnya menjadi penopang. Mereka begitu terjebak dalam kebiasaan mereka saat ini sehingga mereka tidak dapat membayangkan solusi yang lebih baik.

Jangan Membalas dengan Cepat

Sangat sering, membalas email adalah cara untuk mengakui pesan orang lain tanpa benar-benar memajukan pembicaraan. Bayangkan email rekan kerja untuk meminta pendapat Anda tentang presentasi. Anda belum melihat presentasi. Bergantung pada tempat kerja Anda, mungkin lebih mudah untuk menjawab dengan cepat, "Saya tidak tahu. Saya belum melihat, " daripada menunggu dua jam sampai Anda melihat dan membentuk opini. Saat Anda melompat untuk membalas dengan cepat, bahkan jika pesannya tidak substantif, Anda menghasilkan kelebihan email. Jika budaya perusahaan mendorong Anda ke arah perilaku itu, lebih baik Anda percaya orang lain juga melakukannya untuk Anda.

Seseorang yang lambat membalas email mungkin terlihat malas atau tidak menjadi pemain tim, bahkan jika menunggu untuk membalas email adalah cara yang jauh lebih logis dan produktif untuk melakukannya. Tapi itu benar-benar terbelakang, dan Anda harus melepaskan diri dari itu jika Anda merasa dibanjiri melalui email.

Yang akhirnya terjadi adalah orang-orang membalas pesan hanya untuk mengatasinya. Katakanlah Raj meminta pendapat Sarah tentang sesuatu, dan dia menjawab, "Tidak yakin. Bagaimana menurutmu?" Sekarang bola sudah kembali di pengadilan Raj, dan tanggung jawabnya ada pada dirinya untuk menjawab jika saja agar Sarah akan memiliki pesan baru yang belum dibaca di kotak masuknya mengingatkannya untuk benar-benar menjawab kali ini.

Contoh lain yang umum bagi orang-orang di departemen pendukung, seperti IT, adalah bahwa mereka akan mengatur alamat email generik bagi karyawan untuk mengajukan tiket bantuan, seperti Ketika seorang karyawan panik bahwa komputernya rusak, bagaimanapun, dan dia perlu dapatkan bantuan dengan cepat, dia mungkin lupa tentang email generik dan bukannya mengirim email ke orang yang dia kenal di IT. Haruskah orang IT itu menangani masalah? Abaikan email? Balas dan beri tahu karyawan dia perlu menggunakan alamat bantuan-IT yang benar? CC bosnya? Apa hal yang benar untuk dilakukan?

Seringkali respons, dipicu oleh kepanikan dan frustrasi, hanya menghasilkan lebih banyak email (dan menciptakan ketegangan). Sekali lagi, ini adalah contoh budaya perusahaan yang menciptakan harapan akan respons cepat yang menjadi akar masalahnya. Tetapi Anda dapat melepaskan diri dari pola ini tanpa mengganggu kedamaian dan menghasilkan lebih sedikit email sebagai hasilnya.

Solusi untuk Email Berlebihan

Bagaimana kita berhenti menghasilkan email yang berlebihan? Beberapa solusi sederhana dan cepat, dan seorang individu dapat melakukannya tanpa dukungan perusahaan.

Pada contoh sebelumnya, staf TI mungkin dapat mengatasi masalah sejak awal dengan melakukan percakapan tatap muka (atau panggilan telepon dengan karyawan jarak jauh), daripada membalas melalui email. Jika orang IT membalas melalui email, rekan kerja yang membutuhkan mungkin tidak akan membacanya dengan saksama. Ingat, dia sudah stres tentang masalah komputernya. Ini mungkin terdengar sangat berteknologi rendah tetapi berhadapan langsung dengan rekan kerja, dengan tenang dan profesional, akan membantunya mengingat protokol yang tepat untuk mengajukan tiket bantuan di masa depan, terutama jika orang IT itu menjelaskan pekerjaan apa pun yang diprioritaskan di pekerjaan lain. saat. Menjelaskan secara langsung akan sangat membantu.

Cara lain untuk berhenti menghasilkan email yang berlebihan untuk diri sendiri adalah menemukan alat asisten email yang bagus yang membantu Anda mengurangi email di kotak masuk Anda, daripada menyebarkannya, seperti yang dilakukan Nudgemail. SaneBox (sekitar $ 7 per bulan) adalah solusi yang saya rekomendasikan. Mailbird adalah aplikasi klien email yang dilengkapi dengan opsi tunda dan fitur lain yang mungkin membantu juga.

Berhentilah menggunakan kotak masuk Anda sebagai daftar tugas, baik untuk tugas pribadi maupun tugas terkait pekerjaan. Ada begitu banyak alat hebat sekarang yang jauh lebih baik dalam menetapkan tugas, melacaknya, memperbarui detail tentangnya, dan sebagainya, yang tidak bergantung pada email. Saya suka Todoist, meskipun Wunderlist juga merupakan aplikasi hebat.

Jika Anda dapat meyakinkan tim kerja atau departemen Anda untuk mengambil alat yang lebih baik untuk penugasan tugas, Anda akan benar-benar berada dalam kondisi yang jauh lebih baik. Selain dari aplikasi manajemen proyek kekuatan penuh, ada aplikasi kolaborasi lain yang ringan, mudah digunakan, lebih cepat untuk dibuat, dan mereka mungkin menjadi solusi yang lebih baik untuk tantangan tim Anda.

Untuk selengkapnya, lihat kiat saya yang lain tentang cara mengurangi kelebihan email kantor.