Video: 02 Metodologi Manajemen Proyek-Skenario Proyek (Oktober 2024)
Pemilik usaha kecil, pekerja profesional, dan bahkan beberapa siswa sering memainkan peran sebagai manajer proyek, bahkan ketika mereka benar-benar tidak terlatih untuk melakukannya. Manajemen proyek adalah bisnis besar dan serius, dengan gelar dan sertifikasi canggih yang didedikasikan untuk subjek. Jika Anda bukan PM tersertifikasi, mudah bagi proyek - dan tim afiliasinya - di bawah pengawasan Anda untuk lepas kendali, membelok keluar jalur, dan berubah menjadi kekacauan yang benar-benar berantakan. Bagaimana Anda menjaga proyek Anda pada jalurnya jika Anda tidak tahu apa-apa tentang manajemen proyek?
Hal yang sama terjadi pada saya beberapa tahun yang lalu di sebuah organisasi kecil. Saya diminta untuk mengelola beberapa desain ulang situs web dan meluncurkan kembali (saya dipekerjakan sebagai editor). Anggota tim termasuk beberapa anggota staf internal, serta beberapa kontraktor luar, dan beberapa sukarelawan yang tidak dibayar. Dan saya tidak tahu apa-apa tentang manajemen proyek.
Saya orang yang sangat terorganisir, yang mungkin mengapa saya ditugaskan mengelola proyek di tempat pertama. Tetapi organisasi pribadi tidak sama dengan manajemen proyek, dan proyek pertama saya memulai dengan awal yang buruk. Saya merasa mengerikan tentang hal itu, dan kurangnya kepercayaan diri saya hanya memperburuk keadaan. Tentu, saya tahu cara mengumpulkan informasi, menyusun jadwal, dan menyebarkannya ke semua pihak yang terlibat, tetapi saya tidak tahu apa lagi yang seharusnya saya lakukan.
Untuk semua Anda yang tidak menaruh curiga jiwa yang harus mengelola proyek tanpa disadari, saya telah mengumpulkan beberapa kebijaksanaan dari manajer proyek profesional, dan berbagi beberapa tips yang saya pelajari juga. Semua tips ini ditulis dalam bahasa yang sederhana, tanpa jargon PM, dan menunjukkan praktik terbaik yang umum, taktis, dan praktis.
Pastikan frekuensi rapat berfungsi untuk semua pihak. Bergantung pada ukuran proyek dan seberapa baik kinerjanya, frekuensi pertemuan (atau panggilan, untuk tim yang terpisah secara geografis) akan bervariasi. Pertemuan atau panggilan mingguan sering menjadi norma, terutama pada saat startup, tetapi frekuensinya tergantung pada ukuran dan jadwal proyek, dan itu harus menyenangkan dan berharga bagi semua pihak. - Tom Thrash, manajer proyek di Aptara
Jadikan rapat penting. Memiliki agenda, tetap pada agenda, dan akhiri lebih awal. Menghabiskan waktu tim proyek adalah salah satu cara tercepat untuk kehilangan kepercayaan tim. Jika ini adalah pertemuan status, pastikan pertemuan status berlangsung dan tidak menjadi sesi keluhan atau bertukar pikiran. Dan memberikan kembali beberapa menit waktu yang sudah dialokasikan adalah cara cepat untuk berkomunikasi bahwa Anda menghormati tim dan waktu mereka. - Bill Sanders, direktur pelaksana di Roebling Strauss, Inc. (proyek digital dan konsultasi manajemen)
Pilih alat rapat yang tepat. Ketika pertemuan telepon mingguan dengan kontraktor luar-ruang terbukti tidak produktif, saya menambahkan spreadsheet Google Drive ke dalam campuran. Ini menunjukkan daftar bug yang telah saya identifikasi dalam sebuah proyek, dan peringkat untuk seberapa penting saya pikir mereka harus memperbaikinya. Kontraktor dan saya bersama-sama mengedit dokumen itu bersama-sama, sambil berbicara di telepon. Terkadang, dia bahkan akan memperbaiki masalah kecil saat itu juga. Menjadi tuan rumah "rapat kerja", di mana pekerjaan dilakukan selama rapat itu sendiri, telah menjadi tambahan yang tak ternilai dalam daftar saran saya tentang cara agar proyek tetap berjalan. Menggunakan alat kolaboratif real-time, sistem konferensi video, dan pertemuan tatap muka kuno, laptop-ke-laptop adalah semua opsi. -Jill Duffy
Jika "semuanya baik-baik saja, " teruslah menggali. Lapor-masuk tidak ternilai. Sangat sering, saya menemukan rapat hasil check-in dalam jawaban "semuanya baik-baik saja." Saat itulah saya menemukan respons lanjutan seperti, "Senang mendengar, tetapi, sungguh, tidak ada masalah sama sekali?" dapat membuat Anda menonjol, dan di mana Anda mendapatkan umpan balik yang dapat Anda gunakan. Pertanyaan lanjutan itu sering kali mengarah pada tanggapan, "Ya, ya, X telah bergerak dengan baik, tetapi ada Y kecil ini yang menggosok saya dengan cara yang salah." Ada banyak orang yang tidak suka mengeluh, jadi tergantung manajer proyek untuk menggali lebih dalam. - Tom Thrash
Jangan pernah menembak kurirnya. Ketika ada masalah, dan mereka akan melakukannya, tidak ada yang mau menyampaikan kabar buruk. Jika Anda dikenal karena bereaksi terhadap berita buruk dengan selain positif, "Terima kasih banyak telah menyampaikan ini kepada saya. Sekarang bagaimana kita mengatasi ini?" Anda hampir menjamin bahwa Anda tidak akan pernah mendapat kabar buruk lebih awal. Dan mendapatkan berita buruk lebih awal memberi Anda lebih banyak waktu untuk menyelesaikan masalah dan mengurangi dampak negatifnya terhadap proyek. - Bill Sanders
Biarkan orang lain berpikir mereka memegang kendali. Dibutuhkan beberapa bumbu, tetapi satu hal yang saya anggap berharga adalah belajar mengendalikan, membiarkan orang lain berpikir mereka sedang mengemudi. Banyak yang ingin merasa berada dalam kendali, dan itu baik-baik saja, tetapi PM harus memahami bahwa mereka pada akhirnya bertanggung jawab atas bagaimana proyek tersebut ternyata. - Tom Thrash
Minta pengguna menentukan kriteria kualitas. Setiap hasil pengiriman memiliki pengguna, baik itu anggota tim lain atau pengguna akhir akhirnya. Sebelum para pemilik barang yang dikirim dapat secara akurat memperkirakan waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikannya, mereka harus tahu bagaimana hasil barang tersebut akan diukur untuk kualitas dan kelengkapan. Apakah ini berupa spesifikasi teknis berfitur lengkap atau lembar kerja kriteria kualitas satu halaman, pengguna harus menentukannya terlebih dahulu. Ini adalah salah satu teknik manajemen risiko paling sederhana yang tersedia. - Bill Sanders
Alat untuk Manajer Proyek
Selain dari alat bisnis multiguna yang paling dasar, seperti Excel dan Outlook, PM ad-lib mungkin menemukan bahwa perangkat lunak manajemen proyek khusus benar-benar mendorong mereka menuju praktik terbaik melalui fitur terintegrasi. Menetapkan tanggung jawab, memperkirakan waktu penyelesaian tugas, dan memelihara komunikasi semua bisa lebih mudah diingat untuk dilakukan jika ada alat yang memandu Anda melalui gerakan. Berikut adalah beberapa yang dapat Anda gunakan untuk proyek besar dan kecil:
Ada lebih banyak alat untuk digunakan atau dikooptasi ketika mengelola suatu proyek, dan kadang-kadang yang paling sederhana menyelesaikan pekerjaan lebih efisien daripada yang kuat, fitur lengkap. Jika Anda memiliki tip yang bagus untuk dibagikan tentang mengelola proyek atau program untuk direkomendasikan, silakan tinggalkan komentar di bawah ini.
