Video: 6 Kunci Sukses Untuk Membangun Tim Juara (Oktober 2024)
Para ahli suka mengatakan bahwa rapat membunuh produktivitas. Pertemuan yang tidak perlu dan tidak terencana tentu saja dilakukan. Tetapi beberapa pertemuan diperlukan. Rapat dapat menyegel penawaran bisnis baru. Mereka dapat meluncurkan tim pada usaha baru yang produktif. Mereka dapat memperbaiki jalannya proyek yang salah. Dan mereka dapat memfasilitasi persahabatan di antara kolaborator yang tidak dapat bersama di ruang yang sama. Ketika Anda benar-benar harus mengadakan pertemuan, Anda akan memerlukan beberapa tip untuk mengadakan pertemuan yang lebih produktif, serta perangkat lunak yang tepat untuk melakukannya.
Penjadwalan
Outlook mungkin muncul dalam pikiran sebagai perangkat lunak perkantoran biasa yang digunakan untuk menjadwalkan rapat, tetapi saya menemukan banyak fitur Outlook yang kikuk dan sulit dipelajari untuk digunakan sebagaimana dimaksud. Jika semua peserta rapat Anda adalah pengguna Outlook yang terampil, Anda mungkin dapat menemukan waktu untuk bertemu yang berfungsi untuk semua orang, memesan ruang konferensi, dan membuat pertemuan itu di kalender hanya menggunakan Outlook. Saya butuh sesuatu yang lebih sederhana, dan saya agak penggemar alat organisasi, jadi saya hanya bisa membayangkan bagaimana perasaan orang lain tentang Outlook sebagai alat penjadwalan.
Doodle.com adalah solusi sederhana itu. Ini adalah salah satu situs web favorit saya untuk merencanakan pertemuan dan kumpul-kumpul. Doodle.com adalah situs web dan layanan gratis yang membuat penjadwalan sesederhana membuat jajak pendapat. Anda mengundang orang ke jajak pendapat (dengan mengirim sekitar URL, atau mengundang mereka langsung dari Doodle), dan mereka memeriksa waktu tandai mereka tersedia berdasarkan pilihan yang disediakan oleh pembuat jajak pendapat. Mimpi efisiensi menjadi kenyataan.
Untuk informasi lebih lanjut tentang Doodle, lihat wawancara saya dengan pendiri Doodle Michael Naef, yang mencakup video yang menunjukkan cara kerja Doodle.
Hosting Rapat Virtual
Webex dan GoToMeeting adalah dua layanan pertemuan virtual paling terkenal yang, menurut pengalaman saya, cenderung digunakan oleh orang-orang yang perusahaannya sudah memiliki akun dengan penyedia itu. Akun berbayar dari keduanya dikemas penuh fitur, seperti kemampuan untuk merekam rapat, mengobrol dengan peserta lain, berbagi segala sesuatu yang terjadi di layar komputer seseorang, menghubungkan beberapa webcam, dan banyak lagi. GoToMeeting membutuhkan instalasi aplikasi yang terinstal untuk digunakan.
Webex memang menawarkan akun gratis (GoToMeeting tidak), tetapi ia memiliki beberapa batasan ketat. Misalnya, hanya satu orang yang dapat menjadi tuan rumah rapat, dan jumlah maksimal orang dalam rapat adalah tiga. Semua orang dalam rapat perlu menggunakan VoIP karena dial-in telepon tidak didukung, dan tuan rumah dapat membagikan desktop, papan tulis, dan dokumennya, tetapi tidak aplikasi atau apa pun yang berjalan dari jarak jauh. Jadi, jika Anda menggunakan salah satu dari layanan tersebut, Anda mungkin menginginkan akun berbayar.
Join.me adalah opsi populer lain untuk menyelenggarakan rapat virtual. Seperti Webex, ia memiliki opsi gratis, tetapi dengan batasan longgar pada batasannya. Akun Join.me gratis menerima hingga 10 peserta dalam rapat virtual, mendukung berbagi layar dan kemampuan untuk berbagi kontrol (yaitu, menyerahkan beberapa tugas hosting kepada peserta lain).
MeetingBurner (gratis; Akun pro dari $ 39, 95 per bulan) adalah opsi lain yang berjalan di browser tanpa instalasi yang diperlukan. Dengan akun gratis, Anda dapat mengadakan pertemuan hingga sepuluh orang, tetapi VoIP tidak didukung - Skype, bagaimanapun, dan berfungsi dengan baik dalam layanan.
Skype bukan alat yang buruk untuk menyelenggarakan rapat jenis tertentu, tetapi tidak selalu dapat diandalkan seperti yang lainnya. Seperti alat lainnya, akun Skype gratis hadir dengan beberapa batasan (tidak ada berbagi layar yang besar untuk rapat, dan konferensi video dengan hanya satu orang lain), tetapi ini bisa menjadi pilihan yang nyaman ketika Anda perlu memiliki audio dengan cepat panggilan dengan orang-orang yang tersebar di seluruh dunia… dan yang sudah memiliki akun Skype.
Berkolaborasi Tatap Muka
Sebagian besar alat webinar yang disebutkan di atas memfasilitasi kolaborasi virtual online, tetapi ketika semua orang berada di ruangan yang sama dan dapat berbicara tatap muka, saya suka menggunakan alat yang kurang intensif manajemen.
Google Drive (gratis) berguna di kantor karena banyak orang dapat memperbarui dokumen secara real time. Anda dapat melihat ketika orang lain sedang mengedit atau melihat dokumen yang sama dengan yang Anda buka. Google Drive tidak ideal di perangkat seluler, sayangnya. Saya masih merasa jauh lebih mudah digunakan pada laptop selama rapat daripada melalui aplikasi iPad Google Drive, misalnya.
Asana telah mengambil dunia kolaborasi dengan alat manajemen tugas kolaboratif (dan manajemen proyek) online yang sangat baik. Ini adalah layanan hebat untuk digunakan sepanjang siklus kerja Anda, dan menunjukkan nilainya selama rapat untuk membuat tugas baru, seperti tindakan tindak lanjut yang ditugaskan kepada orang-orang di akhir pertemuan.
Mencatat
Evernote (gratis hingga $ 45 per bulan untuk premium) adalah gorila pembuatan catatan seberat 800 pound, dan saya menggunakannya dengan marah selama rapat. Saya suka bahwa ia memiliki fungsi perekaman audio bawaan yang memungkinkan saya menangkap seluruh percakapan seandainya saya perlu merujuknya nanti. Ini juga luar biasa pada perangkat seluler untuk fitur kameranya. Ambil gambar papan tulis, unggah ke Evernote, dan semua teks dalam gambar dianalisis oleh OCR dan menjadi sepenuhnya dapat ditelusuri.
Minutes.io (gratis), dirancang untuk tujuan eksplisit mengambil menit rapat, berfungsi di browser tetapi beroperasi baik online maupun offline. Ketika Anda diminta untuk membuat catatan resmi untuk rapat secara tak terduga, minutes.io diluncurkan dengan cepat dan berfungsi dengan baik, memberi Anda templat untuk tugas yang sedang dihadapi.
