Terorganisir: apa alat terbaik untuk mengatur bisnis yang berkembang?

"Alat mana yang akan membantu saya mengelola bisnis saya yang lebih baik?" Seorang pembaca bernama Rafael menulis saya bulan lalu untuk menanyakan pertanyaan ini. Dia telah membaca tentang beberapa alat manajemen proyek terbaik, perangkat lunak manajemen kerja, program komunikasi, dan semua aplikasi produktivitas lainnya yang dimaksudkan untuk membuat ledakan bisnis. Tetapi dia tidak tahu yang mana yang benar-benar akan bekerja paling baik untuk mengelola pekerjaannya.

"Saya baru saja mulai bekerja untuk sebuah perusahaan investasi real estat kecil, " tulisnya, "dan mereka benar-benar membutuhkan bantuan untuk mengotomatiskan proses mereka. Mereka mengelola barang-barang terutama melalui email (argh!) Dan dengan rencana untuk memperluas, itu bukan struktur yang dapat diskalakan. pada titik ini. Saya berpikir untuk menggunakan Asana atau Teamwork Projects untuk merampingkan operasi dan menginginkan masukan Anda. Untuk memberi Anda beberapa perspektif, tim tersebut adalah lima karyawan internal yang bekerja dengan investor untuk membeli dan menjual properti."

Lebih lanjut Rafael menjelaskan bahwa dia menganggap setiap properti sebagai "proyek, " dan ingin dapat membuat daftar tugas untuk masing-masing yang akan ditugaskan kepada karyawan sesuai kebutuhan. Organisasi mengelola 150 hingga 200 "proyek" pada suatu waktu. Dan dari waktu ke waktu, pemain eksternal perlu wawasan tentang prosesnya.

Dia juga mengatakan fleksibilitas dan kolaborasi tim adalah yang paling penting, seperti yang terjadi di banyak perusahaan. Tapi dia tampak cukup bersemangat untuk menggunakan Asana atau Teamwork Projects. Inilah jawaban saya:

Setumpuk Kartu vs. Permainan Papan

Pikirkan Asana sebagai setumpuk kartu, dan pikirkan Proyek Kerja Sama sebagai permainan papan. Dengan setumpuk kartu, Anda dapat memainkan game yang dibuat orang lain, atau Anda bisa membuat game sendiri. Dengan permainan papan, permainan dilengkapi dengan aturan, dan Anda bisa membengkokkannya jika Anda mau, tetapi secara umum, permainan papan dirancang untuk dimainkan dengan Anda tetap berpegang pada aturan.

Dalam pengalaman saya, Asana membutuhkan waktu untuk mengimplementasikannya dengan benar, tetapi pada akhirnya, Anda dapat menggunakannya sesuka Anda. Beberapa hari pertama akan sangat membingungkan bagi semua orang yang sedang belajar menggunakan sistem. Alasannya adalah tim Anda perlu menetapkan aturan bagaimana menggunakannya. Tidak ada cara benar atau salah untuk menggunakan Asana.

Setelah beberapa minggu, mudah-mudahan kelima karyawan akan bergabung, dan mereka mungkin akan mulai menyesuaikan aturan mereka pada saat ini. Asana mengambil trial and error. Dibutuhkan komunikasi tim yang solid untuk memastikan bahwa semua orang menggunakan alat dengan cara yang sama.

Sekarang mari kita bicara tentang Proyek Kerja Tim. Dibutuhkan waktu beberapa saat bagi tim Anda untuk terbiasa dengan Proyek Kerja Tim, tetapi untuk alasan yang berbeda. Orang akan menjelajahi semua fitur dan memasukkan tugas untuk pertama kalinya. Tim Anda kemungkinan akan membuat banyak templat yang dapat digunakan kembali untuk penjualan atau pembelian berikutnya. Tetapi dengan Teamwork Projects, kuncinya adalah Anda akan menangani setiap pembelian atau penjualan real estat sebagai proyek.

Proyek selalu memiliki tanggal akhir, dan dalam kasus Anda, ini adalah tanggal penutupan. Mereka biasanya memiliki tonggak sejarah, mungkin masuk ke kontrak atau mendapatkan uang ke escrow. Dan dengan proyek, tanggal untuk tenggat waktu dan tonggak penting ini. Saya tidak tahu apakah tenggat waktu penting bagi tim Anda atau tidak. Apakah tim Anda mengatakan hal-hal seperti, "Ayo beli properti ini sebelum 1 Oktober" atau hanya "Ayo beli properti ini" tanpa mengetahui berapa lama? Jika Anda telah menetapkan tenggat waktu, Proyek Kerja Tim mungkin lebih baik.

Alat manajemen proyek, seperti Proyek Kerja Tim, memungkinkan Anda membuat dependensi antara tugas sehingga satu tugas tidak dapat terjadi sampai semua tugas tergantung terjadi. Sebagai contoh, jika Anda tidak dapat pergi ke kontrak sampai inspeksi selesai, itu mungkin dilakukan di Proyek Kerja Sama Tim. Dengan Asana, tim Anda dapat memilih untuk bermain berdasarkan aturan itu, tetapi itu tidak akan menjadi bagian dari sistem itu sendiri. Anda dapat menggunakan kedua alat secara gratis untuk mengetahui cara kerjanya, dan kemudian memutakhirkan ke akun berbayar yang akan memiliki lebih banyak fitur.

Memilih Alat

Saya mengecek dengan Rafael beberapa minggu kemudian untuk melihat apakah dia telah membuat keputusan dan bagaimana alat itu bekerja untuk timnya. Dia telah memilih untuk mencoba Proyek Kerja Sama. Titik penjualan, katanya, adalah kemampuan untuk menciptakan ketergantungan antar tugas. Pengaturan ini memakan waktu, seperti yang diharapkan, tetapi Rafael juga punya kabar baik untuk dibagikan:

"Satu wahyu yang layak disebutkan adalah ada tawaran Startup Proyek Kerja Tim, di mana mereka memberikan startup satu tahun nilai perangkat lunak secara gratis! Itu sangat bermanfaat dalam melakukan perubahan, " tulis Rafael.

Sumber daya tambahan

Untuk saran terkait, lihat 7 Cara untuk Menyederhanakan Manajemen Proyek dalam Proyek Kerja Sama dan Menggunakan Asana dalam Bisnis.

Dan untuk rekomendasi aplikasi bisnis lainnya, lihat Perangkat Lunak Kolaborasi Bisnis Online Terbaik.