Terorganisir: kapan bisa menghapus?

Penghematan data digital adalah hal yang lucu. Seringkali tidak ada nilai untuk menyimpannya (pernyataan yang dapat diperdebatkan, dan saya akan membahasnya), namun karena tidak membutuhkan ruang fisik dan ruang virtual yang murah, kami tetap menggunakannya.

Tetapi ada konsekuensi untuk menyelamatkan segalanya. Jika Anda kesulitan dengan apakah akan menyimpan atau menghapus data, dari file kantor hingga foto hingga email, kolom ini akan membantu Anda memikirkan dilema Anda saat ini dan menyusun strategi baru untuk mengelola beban yang terus bertambah.

The Psychology of Savers

Memilih untuk membuang atau menghapus sesuatu sering kali merupakan masalah psikologis atau emosional lebih daripada itu adalah keputusan yang rasional. Sangat sering, ketika jari kita melayang di atas tombol hapus, hal yang menghentikan kita menekannya adalah nilai potensial yang dirasakan, bukan nilai aktual. Kami berpikir, "Mungkin ada informasi di utas email tentang proyek yang telah selesai selama dua tahun yang akan saya butuhkan di masa depan." Atau, "Bagaimana jika suatu hari, saya belajar menggunakan perangkat lunak pengedit foto dan membersihkan gambar-gambar yang tidak begitu bagus?"

Ketika kita menyimpan email, foto, musik, catatan, dan file lainnya, banyak dari kita yang tidak menilai nilai sebenarnya dari data yang ada sekarang. Kami sedang memikirkan keadaan di masa depan yang mungkin atau mungkin tidak terjadi. Kami berpegangan pada hal-hal karena apa salahnya itu? Ruang penyimpanan digital lebih murah dari sebelumnya. Anda bisa mendapatkan banyak penyimpanan berbasis cloud secara gratis. Hard drive eksternal tidak semahal itu. Dan jumlah ruang yang datang pada komputer rumah biasa, tablet, dan smartphone - bahkan jika Anda membeli jatah terkecil - berkali-kali lebih banyak daripada yang pernah terjadi sepuluh tahun lalu.

Satu aliran pemikiran adalah bahwa dengan semua ruang yang tersedia ini, kita tidak boleh menghapus apa pun. Pengarsipan baik-baik saja, tetapi tidak ada gunanya menghapus. Kesalahan di sisi hati-hati, dan simpan semuanya. Orang-orang di kamp ini - sebut saja mereka penabung - sering kali berhasil dengan konsep nilai potensial. "Bagaimana jika bisnis kita menemukan cara menambang informasi berharga dari semua email lama itu?" Dan mereka mungkin mengambil pendekatan pelestarian, juga: "Kami belum tahu nilai sejarah data ini, jadi kami harus melestarikannya untuk saat kami melakukannya."

Namun, ketika penabung mencoba mengakses data yang disimpan, mereka biasanya mengalami beberapa masalah dunia nyata yang tidak terduga. Pertama, seperti yang dikatakan seorang rekan saya di departemen TI, "Penyimpanan itu murah, tapi mempertahankannya mahal." Ada biaya - dalam uang, waktu, atau keduanya - yang terkait dengan pengindeksan dan pengambilan arsip, tergantung di mana dan bagaimana arsip itu diarsipkan. Jika Anda pikir Anda memiliki semua informasi yang Anda perlukan karena Anda rajin mengarsipkan file Outlook Anda, saya dobel anjing berani Anda untuk mencoba dan mengambil sesuatu yang spesifik. Mengirim file ke arsip mudah. Mengekstrak mereka dan menemukan apa yang Anda inginkan adalah rasa sakit di leher, dan hanya sedikit orang yang melakukannya. Savers menyimpan semuanya bukan karena mereka membutuhkan data mereka, tetapi karena mereka suka gagasan bisa mendapatkan data mereka jika mereka membutuhkan. Tanyakan kepada diri Anda apakah file.PST yang telah Anda tolak untuk dihapus selama 10 tahun terakhir tidak lebih dari selimut keamanan.

Dengan kata lain, ketika Anda mengarsipkan sesuatu, tergantung di mana dan bagaimana itu diarsipkan, itu bisa menjadi tidak dapat diakses dan lebih banyak masalah daripada yang layak untuk diambil.

Pendekatan Seimbang untuk Menyimpan dan Mengarsipkan

Menurut saya, pendekatan yang lebih baik adalah memiliki perbedaan mental yang jelas antara "file yang bekerja" atau "data aktif" dan jenis data lainnya. Saya menggunakan istilah "file yang berfungsi" untuk menggambarkan data yang saya perlukan untuk pekerjaan saat ini yang sedang berjalan, atau pekerjaan yang baru saja diselesaikan sehingga saya mungkin perlu mengaksesnya dalam waktu dekat. "Data aktif" pada dasarnya berarti hal yang sama, tetapi mungkin lebih baik menggambarkan file komputer yang tidak terikat pada pekerjaan, seperti foto dan hiburan keluarga (musik dan video). Ada perbedaan antara musik yang Anda putar aktif dan musik yang telah Anda kumpulkan demi pengumpulan tetapi mungkin tidak akan diputar… selamanya.

Usia file tidak selalu memberi tahu Anda apakah itu aktif. Misalnya, Anda dapat mempertimbangkan beberapa foto lama yang aktif jika Anda ingin membaginya atau memasukkannya ke dalam proyek, seperti riwayat keluarga atau kalender dinding. Namun, jika Anda memiliki 18 versi dari komposisi foto yang sama dan 16 di antaranya buram, kemungkinan Anda akan pernah menggunakan 16 pemotretan tersebut atau menuai nilai apa pun dari mereka apa pun yang sangat rendah. Ketika nilai file serendah itu, itu adalah sampah. Lepaskan nilai potensial yang dibayangkan, dan hapus saja.

Saya juga berpikir itu membantu untuk berpikir pengarsipan yang mirip dengan menghapus, yang berarti sekali sesuatu diarsipkan, pada dasarnya tidak dapat diakses, bahkan jika itu tidak pergi untuk selamanya.

Berikut adalah contoh yang sangat jelas: Pemerintah AS menentukan bahwa orang Amerika perlu menyimpan catatan pajak selama tujuh tahun, sehingga semua data itu "aktif" dan perlu disimpan sedemikian rupa sehingga mudah diakses. Catatan pajak Anda dari lebih dari tujuh tahun yang lalu mungkin dapat diarsipkan karena sangat tidak mungkin Anda perlu mengaksesnya, tetapi ada kemungkinan kecil Anda atau keluarga Anda, mitra bisnis, atau penasihat hukum mungkin memerlukan atau menginginkannya di masa depan.

Cara Mengetahui Kapan Menghapus (atau Mengarsipkan)

Bagaimana Anda tahu kapan menghapus data dan file komputer Anda? Aturan yang Anda buat sendiri kemungkinan akan bervariasi berdasarkan jenis file, jadi di sini ada beberapa petunjuk untuk file kantor biasa (pengolah kata, spreadsheet, presentasi, dll.), Email, foto, dan musik dan video.

Tentukan nilainya. Secara praktis, ketika tiba waktunya untuk membereskan kekacauan, tentukan apa yang Anda perlu atau ingin ketahui tentang pekerjaan, data, atau file, dan di mana Anda akan menemukannya. Kemudian cari tempat-tempat duplikat - yang sangat sering adalah tempat yang sama Anda dapat mulai menggunakan tombol hapus.

Misalnya, Anda menyimpan yang berikut: PDF faktur yang dikirim, salinan cek untuk faktur yang dibayarkan, dan spreadsheet dari semua aktivitas faktur. Pada titik tertentu setelah pembayaran diterima, Anda mungkin ingin menghapus (atau mengarsipkan) faktur PDF. Kesepakatan selesai, cek telah dihapus, dan Anda memiliki catatan kemajuan yang bagus.

Hapus foto saat Anda memotret. Dengan foto, ingatlah bahwa hanya karena Anda memiliki kemampuan untuk menyimpan puluhan ribu gambar tidak berarti Anda harus melakukannya. Biasakan menghapus gambar yang tidak fokus dan bidikan buruk lainnya saat Anda memotretnya (bagaimanapun juga itu adalah salah satu hal yang indah tentang fotografi digital).

Sampah email rutin. Untuk email, hapus pesan rutin dan komunikasi cepat yang tidak mengandung informasi apa pun yang Anda perlukan nanti. Kebanyakan orang dapat mengurutkan berdasarkan penerima dan tahu di mana sebagian besar file-file ini akan berada.

Simpan hanya satu salinan lampiran email. Hapus email dengan lampiran, tetapi simpan lampiran secara lokal bila perlu. Atau sebaliknya: simpan email, parit file. Apa pun itu, lampiran email adalah tempat yang baik untuk mengidentifikasi duplikasi, dan Anda hanya perlu satu salinan. Untuk kiat lainnya tentang email secara khusus, lihat "Cara Menghindari Kelebihan Email."

Dump (atau arsipkan) media yang tidak Anda mainkan. Untuk semua penimbun musik dan video, realistislah tentang file mana yang akan Anda putar. Jika Anda adalah pengguna media yang sangat berat, manfaatkan layanan cloud yang memberikan lisensi kepada media yang Anda miliki (ala iTunes Match) sehingga Anda tidak perlu menyimpan salinan lokal dari barang-barang yang Anda pikir Anda inginkan tetapi tidak pernah sebenarnya bermain.

Mungkin ini hanya kepribadian saya, tetapi saya merasakan kebebasan ketika saya tidak terjebak dengan file yang tidak saya perlukan. Latihan menghapus bahkan sedikit data yang tidak berguna, atau file yang tidak memiliki nilai nyata, membantu saya merasa seperti saya lebih fokus pada data yang penting.