Bersiaplah untuk peraturan pelaporan cedera tempat kerja yang baru

Brooke Zimet tahu secara langsung bagaimana rasanya mengacaukan mengisi formulir keselamatan di tempat kerja. Hari ini, Zimet adalah Lembaga untuk Manajemen Sumber Daya Manusia (SHRM) - konsultan senior dan sumber daya manusia (HR) profesional bersertifikat dan pemilik TalentShip LLC di Portland, Oregon. Tetapi dalam pekerjaan pertamanya sebagai asisten SDM, majikannya didenda karena Zimet tidak memiliki tidak diajari cara menyelesaikan dengan baik catatan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (OSHA) ketika para pekerja sakit atau terluka di tempat kerja. Audit mendadak oleh inspektur OSHA mengungkap kesalahannya. "Jika itu tidak pernah terjadi sebelumnya, ada begitu banyak yang tidak Anda sadari bahwa Anda perlu tahu, " kata Zimet.

Mulai tahun 2017, akan lebih penting bagi perusahaan untuk mendapatkan dokumentasi keselamatan tempat kerja dengan benar. Saat itulah peraturan OSHA baru dimulai, yang mensyaratkan sekitar 750.000 pengusaha untuk secara elektronik mengirimkan laporan kecelakaan dan cedera pekerja tahunan ke agen, yang akan menerbitkan data di situs webnya.

Seharusnya tidak terlalu sulit bagi pengusaha untuk mematuhinya. Tapi, seperti yang saya pelajari dari vendor teknologi dan orang dalam industri, perusahaan tidak bisa hanya mengandalkan perangkat lunak SDM untuk melakukan pekerjaan itu. Dan membuat kesalahan - atau bahkan terlalu teliti - bisa kembali menggigit Anda.

Vendor SDM Tek Memutakhirkan Pembaruan Perangkat Lunak

Peraturan OSHA yang baru, yang diselesaikan lebih awal pada bulan Mei, memengaruhi perusahaan AS dengan lebih dari 250 karyawan, serta perusahaan dengan 20 atau lebih pekerja di beberapa lusin industri berisiko tinggi, termasuk konstruksi, toko bahan makanan, manufaktur, dan panti jompo.

Di bawah persyaratan baru, OSHA akan memposting data keselamatan pekerja ke situs webnya, dengan harapan bahwa "pengungkapan publik tentang data cedera kerja akan mendorong pengusaha untuk meningkatkan upaya mereka untuk mencegah cedera dan penyakit yang terkait dengan pekerjaan, " menurut sebuah pernyataan agen. Aturan baru mengarahkan pengusaha untuk memberi tahu pekerja tentang bagaimana mereka dapat melaporkan cedera dan mencegah mereka dari balas dendam kepada karyawan karena melakukannya.

Setelah OSHA mengeluarkan peraturan yang diperbarui, saya memeriksa lebih dari setengah lusin vendor teknologi, termasuk pemasok on-premise dan manajemen SDM berbasis cloud serta perangkat lunak waktu dan kehadiran. Saya ingin tahu apakah mereka merencanakan pembaruan untuk membantu pelanggan mematuhi.

Saya menerima berbagai jawaban. ADP sedang bekerja untuk menambah kemampuan, menurut juru bicara raksasa pemrosesan penggajian. Seorang juru bicara Perform dan Reward SAP SuccessFactors mengatakan modul "Waktu Tengah Kehadiran & Karyawan" perusahaan dapat dikonfigurasikan untuk melacak dan menyusun absensi berdasarkan jenis, termasuk penyakit dan cedera terkait pekerjaan. Namun, pengguna harus mengunduh data ke format elektronik yang dapat diterima OSHA untuk mengirimkannya ke agensi.

Vendor teknologi SDM lainnya masih mencari tahu apa yang akan mereka lakukan. Jonathan Rejholec, Senior Product Manager di BambooHR, ingin melihat apakah pelanggan menganggap itu fitur penting sebelum mengambil tindakan apa pun. Ultimate Software juga mengambil pendekatan menunggu dan melihat sebelum memutuskan apakah akan meningkatkan layanan manajemen SDM UltiPro-nya. Kronos mencari ke dalamnya untuk produk SaaShr Kronos mereka. PlanSource, yang terutama menawarkan perangkat lunak administrasi manfaat, sedang berbicara dengan vendor teknologi yang bermitra dengan fungsi SDM lainnya untuk menentukan cara terbaik untuk mengatasi situasi tersebut. Nir Leibovich, CEO di GoCo, perusahaan pemula dengan platform SDM berbasis freemium yang menyaingi Zenefits, sedang mencoba memperkirakan berapa banyak pelanggannya yang akan terkena dampak regulasi. Klien GoCo biasanya memiliki lima hingga 300 karyawan, dan Leibovich mengatakan ia belum dapat menemukan data tentang berapa banyak bisnis sebesar itu yang masuk dalam penunjukan industri berisiko tinggi OSHA.

Pengarang dan pembicara bisnis dan teknologi Phil Simon mengatakan pembuat perangkat lunak SDM akan menambahkan fungsi jika mereka ingin dilihat sebagai pesaing yang sah bagi orang-orang seperti ADP, Oracle, Workday, dan nama-nama industri besar lainnya. Di sisi lain, "Saya yakin akan ada banyak perusahaan yang menyimpan ini dalam spreadsheet atau yang tidak tahu teknologi SDM mereka bisa melakukan ini, " kata Simon, yang sebelumnya bekerja untuk vendor teknologi SDM Lawson Software (sekarang bagian dari Infor).

Bersihkan Data, Dapatkan Pelatihan, dan Cara Lain untuk Menyiapkan

Pengusaha tidak sepenuhnya tenggelam jika vendor teknologi SDM tempat mereka membeli tidak memperbarui perangkat lunaknya untuk mengakomodasi aturan pelaporan elektronik yang baru. Mirip dengan SAP SuccessFactors Perform and Reward, banyak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) dan perangkat lunak SDM dan sistem manajemen sudah menghasilkan laporan ketidakhadiran. Dari sana, perusahaan harus mengambil langkah ekstra untuk mengekstraksi data yang relevan dari sistem dan ke dalam bentuk yang diterima OSHA.

Sebelum perusahaan dapat mengirimkan data, mereka harus memastikan itu bersih. Mendapatkan ke titik itu bisa lebih sulit daripada kedengarannya. Di beberapa organisasi, ketika seorang pekerja terluka, seorang supervisor atau manajer di lantai pabrik mengisi laporan insiden atau menunggu SDM untuk memberi tahu mereka apa yang harus dilakukan. Akibatnya, terkadang formulir tidak diisi dengan benar atau tidak lengkap. "Sembilan puluh lima persen dari pengalaman saya, sistem tidak bekerja dengan baik karena seseorang tidak memperhatikan kualitas data, " kata Simon.

Untuk memastikan hal itu tidak terjadi di masa depan, perusahaan dapat menempatkan personel yang secara rutin mengisi formulir keselamatan kerja melalui pelatihan yang relevan. Agen keselamatan pekerja negara seperti Oregon OSHA menawarkan kelas online. Begitu juga OSHA, melalui Pusat Pendidikan OSHA Training Institute, jaringan nasional organisasi nirlaba yang menawarkan kelas resmi lembaga.

Zimet mengatakan bahwa organisasi juga perlu berhati-hati mengenai jumlah informasi yang mereka bagikan. Sebelum perubahan, pengusaha salah karena berhati-hati dan terlalu banyak melaporkan. "Tetapi jika Anda melakukannya sekarang, " dia memperingatkan, "Anda bisa dihukum. Anda tidak ingin memiliki banyak insiden dan kecelakaan karena itu akan memicu inspeksi."

Jika usaha kecil memiliki pesaing yang lebih besar yang harus mematuhi peraturan baru, Zimet mengatakan itu bisa memicu lebih banyak penyelidikan OSHA di industri mereka. "Jadi, lelaki kecil juga harus tetap patuh, " katanya.

Zimet bekerja pada staf (atau kontrak) untuk beberapa perusahaan dalam perawatan kesehatan dan pendidikan anak usia dini, dua industri OSHA menganggap risiko tinggi untuk penyakit dan cedera di tempat kerja dan, oleh karena itu, memeriksa lebih sering. Dia menganggap dia telah melalui setidaknya delapan inspeksi selama bertahun-tahun. Jika aturan pelaporan online yang baru memicu audit OSHA, ia menyarankan perusahaan membuat daftar periksa yang dapat dirujuk oleh pemegang catatan. Daftar periksa harus mencakup arahan ke tempat data disimpan dan pertanyaan yang biasa diajukan OSHA dalam audit. "Ini bisa sesederhana memiliki bagian keamanan di intranet perusahaan atau membuat wiki, " katanya. "Begitu banyak perusahaan yang ketinggalan jaman di binder.