Video: Mengorganisasi Tugas Kuliah dengan Notion (Oktober 2024)
Bagaimana Anda dan rekan kerja memberi nama file Anda sama pentingnya dengan bagaimana Anda memberi nama folder Anda. Melakukannya dengan cerdas, sistematis, dan logis dari awal menempatkan bisnis Anda untuk sukses, pertumbuhan jangka panjang, dan stabilitas.
Banyak bisnis yang mempertimbangkan dorongan organisasi baru kemungkinan memiliki banyak sekali file lama yang tidak ingin mereka ganti namanya (setidaknya tidak segera). Tidak apa-apa. Anda harus mulai kapan-kapan.
Dalam banyak kasus, masuk akal untuk menerapkan sistem baru ketika memulai proyek baru, tim, kuartal fiskal atau tahun - apa pun tengara utama bisnis Anda. Masuk akal untuk memulai dari titik waktu tertentu sebagian karena cara Anda menangani arsip yang tidak terorganisir. Dalam setahun, Anda akan dapat menemukan dan mengelola semua yang baru-baru ini Anda butuhkan dengan mudah, tetapi Anda tidak akan dapat menemukan hal-hal lama yang mendahului sistem baru Anda dengan mudah. Saya akan memberi Anda beberapa trik untuk menangani arsip-arsip itu tanpa menghabiskan berbulan-bulan (atau masa muda magang) mengganti nama mereka semua.
Nama File
Seperti halnya folder, nama file harus:
• unik
• menunjukkan isi file tersebut
• sejalan dengan cara bisnis Anda memikirkan informasi
• dapat dipindai (dengan mata manusia) sesuai dengan bagaimana Anda dan karyawan Anda menemukan informasi
• dipesan secara alami berdasarkan abjad
• konsisten!
Unik. Sangat penting bahwa nama file menjadi unik, terutama jika Anda bekerja di lingkungan kolaboratif, dan terutama jika Anda sering menyalin file ke server. Jika Anda tidak memiliki sistem untuk menjaga nama file Anda unik, Anda berisiko menimpa mereka dan kehilangan semua data Anda. Dalam lingkungan kolaboratif, biasanya ditimpa file dengan sengaja. Jika, seperti saya, Anda sudah terbiasa dengan peringatan pop-up ("Apakah Anda yakin ingin mengganti file yang ada dengan yang lebih baru?"), Tidak ada yang akan menghentikan Anda untuk menimpa file yang salah jika memiliki nama yang sama.
Misalnya, saya memiliki faktur baru dari Gray's Electronics bernama Grays-invoice.pdf, tertanggal kemarin. Saya mungkin menempelkannya di server di folder Faktur, dan saya mungkin mendapat peringatan bahwa file dengan nama itu sudah ada. Saya mungkin juga berasumsi bahwa sejak faktur masuk kemarin, orang lain meletakkannya di sana - tetapi saya baru saja meminta departemen akuntansi menandatangani faktur ini, jadi faktur saya adalah yang terbaru, jadi saya akan menimpa yang lama. Semuanya hancur berkeping-keping ketika seseorang meminta saya nanti hari untuk menarik faktur Gray sebelumnya, Anda tahu, yang dari dua bulan lalu… yang dengan nama file yang sama, yang sekarang hilang.
Indikatif. Tampaknya konyol untuk menyatakan bahwa nama file harus menunjukkan apa yang dikandungnya, tetapi saya telah melihatnya salah berkali-kali. Banyak orang beranggapan bahwa ketika mereka bersarang di dalam folder, folder tersebut menangani nama kategori yang lebih besar. Mereka juga secara salah berasumsi bahwa isi file yang paling relevan bagi mereka juga akan jelas bagi siapa saja yang perlu mengakses file tersebut. Mari kita ambil contoh faktur lagi. Katakanlah departemen akuntansi menemukan faktur dengan tiga cara: nomor faktur, nomor pajak, dan bulan fiskal saat pembayaran. Akuntansi tidak peduli bahwa itu adalah "faktur Gray."
Saya pribadi menggunakan dua pengidentifikasi utama untuk semua file saya: tanggal dan kode numerik. Di rumah, saya blog beberapa kali sebulan. Semua file teks dan foto yang saya gunakan di blog saya diklasifikasikan dengan empat digit tanggal (YR MO) dan classifier "bg" untuk "blog." Sebuah foto pasar di Montreal yang diambil selama perjalanan pada bulan September 2010 disebut 1009bg_montreal_market.jpg. Angka empat digit berfungsi untuk file blog saya karena saya hanya menulis rata-rata empat atau lima posting per bulan.
Namun, kadang-kadang, saya mungkin memiliki lusinan foto dari bulan tertentu. Dalam hal ini, saya bisa membuat kode dengan angka enam digit, menambahkan hari sampai akhir, atau saya menyingkat beberapa penanda lain untuk menyimpan karakter sehingga saya dapat menambahkan lebih banyak teks deskriptif ke nama file. Sebagai contoh:
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg
Saya tahu bahkan sebelum saya membuka file bahwa ini adalah kedua foto paprika yang saya posting di blog saya (bg), diambil pada September 2010 (1009), di Montreal (mnrl), di pasar (mrkt).
Trik lain, jika Anda sering bepergian, gunakan kode bandara untuk menandakan lokasi: YUL untuk Montreal, LAX untuk Los Angeles, LHR atau LGW untuk London, dan sebagainya.
Sejalan dengan Proses Pemikiran Bisnis. Seperti yang Anda tebak dari contoh di atas, saya tahu saya dapat mengandalkan ingatan saya untuk mendapatkan informasi berdasarkan tanggal. Dalam memutuskan bagaimana konvensi penamaan Anda akan bekerja, Anda perlu tahu bagaimana bisnis Anda mengingat informasi. Tetapi kurma juga membunuh dua burung dengan satu batu. Mereka mengkodekan file ketika itu terjadi atau signifikan dan membuat Anda setengah jalan untuk memiliki nama unik. Saya tidak akan pernah secara tidak sengaja membuka foto dari perjalanan Montreal saya dari 2006 ketika saya benar-benar menginginkan yang dari 2010, bahkan jika saya memotret di pasar dua kali.
Saya sangat merekomendasikan memasukkan tanggal dalam nama file Anda. Satu-satunya pertanyaan sebenarnya adalah, tanggal berapa yang paling berguna untuk bisnis Anda? Tanggal faktur dikirim atau diproses, atau tanggal pekerjaan diselesaikan atau ketika kontrak ditandatangani? Pemilik bisnis, pemimpin tim, dan manajer departemen harus melakukan panggilan terakhir, tetapi berbicara dengan orang-orang yang melakukan pekerjaan sehari-hari terlebih dahulu. Merekalah yang akan tahu apa yang benar-benar masuk akal.
Dapat dipindai. Saat Anda membuka folder, Anda ingin mengetahui isinya segera, tanpa membuka file atau menyipitkan mata pada tampilan thumbnail. Merancang konvensi penamaan file yang tepat termasuk mencari tahu apa informasi utama dalam setiap dokumen. Saya merasa ngeri ketika saya melihat komputer seseorang dengan file resume.doc. Resume yang mana? Kapan itu diperbarui? Apakah ini versi panjang atau pendek? Kemana akan dikirim? 1102_CV_marketing_digital.doc mungkin resume yang menyoroti pengalaman pemasaran digital Anda, sedangkan 1102_CV_short.doc mungkin CV profesional generik yang ingin Anda perbarui ketika Anda mendaftar ke sekolah hukum.
Pikirkan betapa jauh lebih produktifnya Anda dan kolega Anda jika Anda tahu dengan pasti setiap file yang terkandung sebelum Anda membukanya.
Dipesan secara alami. Alasan lain saya suka menggunakan tanggal sebagai pengidentifikasi adalah karena semuanya akan jatuh dalam urutan kronologis ketika folder menyortir file berdasarkan nama, yang biasanya merupakan default. Mengurutkan berdasarkan tanggal file aktual hanya memberi tahu Anda ketika file terakhir diperbarui, dan itu sepertinya bukan hal utama yang Anda inginkan atau perlu Anda ketahui. Jika Anda selalu meletakkan YR MO DA di awal nama file, Anda akan selalu memesan.
Konsistensi. Sebelumnya, saya membuat analogi bahwa mengorganisir adalah seperti tetap bugar. Perubahan tidak terjadi dalam semalam. Hadiah datang dalam jangka panjang, bukan jangka pendek. Anda perlu melakukan perubahan yang tepat untuk Anda dan itu akan bertahan lama, daripada melakukan diet fad. Ketika Anda merasa bahwa Anda telah menemukan solusi yang bisa Anda jalani, tetaplah pada itu!
Berurusan dengan Arsip atau File yang Lebih Lama Secara Cerdas
Tidak ada yang mengharapkan Anda untuk mengatur ulang dan mengganti seluruh arsip data Anda. Ini bukan cara yang berharga untuk menghabiskan waktu Anda, dan menggelikan jika berpikir Anda bisa melakukannya. Jadi apa yang harus Anda lakukan dengan semua file dan folder yang berantakan dari masa lalu?
Memikirkan semua file Anda sekaligus tidak dapat dikelola. Itu sebabnya mereka tidak terorganisir! Cara termudah untuk mulai menangani arsip Anda adalah dengan memikirkan dua kelompok: tua dan sangat tua. Bagaimana Anda mendefinisikan tua dan benar-benar tua terserah Anda.
Bagi saya, "benar-benar tua" berarti saya lebih dari 99 persen yakin bahwa saya tidak akan mengakses file itu lagi - tetapi itu bisa terjadi. Barang-barang "benar-benar tua", bagi saya, juga harus berusia setidaknya tiga tahun. File yang memenuhi kedua kriteria tersebut siap diarsipkan ke disk.
Biasa "lama" biasanya merujuk file yang saya kerjakan dalam satu dan tiga tahun lalu. Ini tetap di hard drive atau server saya, di mana saya dapat mengaksesnya jika perlu, tetapi dibuang ke folder tahun. Folder saya berlabel "2010, " "2009, " dan "2008."
Menempatkan konten lama ke folder per tahun memungkinkan Anda melakukan pembersihan musim semi. Pernahkah Anda mencoba membersihkan lemari secara menyeluruh tanpa mengosongkannya? Itu tidak bekerja. Untuk menjadi terorganisir, Anda perlu awal yang baru. Menyapu semua file Anda ke folder per tahun memberi Anda awal yang bersih tanpa menghapus apa pun yang sebenarnya Anda butuhkan. Anda perlu melihat jendela yang bersih dan rapi sebelum Anda dapat mengaturnya!
Apa yang Anda lakukan dengan file yang membentang beberapa tahun? Tempel di folder tahun terbaru. Apakah Anda mengerjakannya tahun lalu? Maka harus di folder tahun lalu. Jika Anda khawatir Anda tidak akan dapat menemukannya, mengapa? File Anda sudah berantakan! Anda mungkin harus mencari file itu, jadi apa masalahnya jika itu bersarang di dalam satu folder lagi?
Ambil Aways
Poin penting yang dapat diambil dari artikel ini adalah:
1. Konvensi penamaan file yang digunakan bisnis Anda perlu dipahami oleh semua orang di organisasi.
2. Konvensi penamaan file harus membantu orang menemukan informasi dengan cepat dengan memindai nama atau dengan mencari tanggal atau penanda lain dalam nama.
3. File yang "dipesan secara alami" lebih mudah untuk dipindai dan disortir.
4. Konsisten dengan konvensi penamaan.
5. Hindari proyek perbaikan besar-besaran hanya dengan mengarsipkan data yang lebih tua menurut tahun.
