Video: 10 Tips Agar Bekerja Lebih Cerdas dan Efektif (Oktober 2024)
Komunikasi adalah darah kehidupan setiap bisnis. Namun terlalu banyak pemimpin bisnis, terjebak dalam tantangan sehari-hari, mengabaikan perlunya memberi karyawan cara-cara praktis untuk berbagi informasi.
Yang saya maksud dengan "berbagi informasi" meliputi komunikasi lisan, dokumentasi tertulis, memelihara server, menulis email, dan banyak lagi. Untuk tujuan artikel ini, saya akan fokus pada dokumen elektronik, tetapi sangat penting untuk mempertimbangkan bagaimana berbagi informasi terjadi di seluruh organisasi dan di semua tingkatan.
Pentingnya Berbagi
Mengapa berbagi informasi itu penting? Semakin baik berbagi informasi Anda, semakin efektif bisnis Anda akan beroperasi. Memberi karyawan informasi yang mereka butuhkan untuk berhasil di pekerjaan mereka dan melakukannya dengan lebih baik juga meningkatkan kepuasan kerja mereka.
Ketika informasi tidak dibagikan dengan baik, bisnis berjalan kurang efisien dan membuang-buang uang. Setiap kali seorang karyawan baru bergabung dengan tim - baik sebagai pengganti permanen, temp (cacat, cuti hamil, cuti panjang), atau dalam peran baru - orang tersebut perlu belajar banyak tentang fungsi pekerjaannya, serta bagaimana bisnis beroperasi. Ketika karyawan berbagi informasi dengan baik, anggota tim baru mempelajari apa yang perlu mereka ketahui lebih cepat. Dan apa yang benar-benar perlu mereka ketahui adalah bagaimana dan di mana menemukan informasi, bukan jawaban spesifik untuk pertanyaan. Ini adalah prinsip "ajarlah seorang pria untuk menangkap ikan".
Salah satu biaya termahal dalam sebuah bisnis adalah mempekerjakan karena waktu yang hilang dalam mendapatkan karyawan baru dengan cepat. Karyawan yang lebih cepat mencari cara untuk menjawab pertanyaan mereka sendiri, semakin cepat mereka dapat memberikan kontribusi yang signifikan pada keuntungan Anda. Tujuan Anda dalam meningkatkan berbagi informasi di seluruh perusahaan adalah untuk memudahkan orang memecahkan masalah mereka sendiri. Tujuan lain adalah untuk meminimalkan berapa kali orang mengulangi kesalahan yang sama. Bayangkan betapa jauh lebih lancar dan menguntungkan bisnis Anda dapat beroperasi jika Anda meminimalkan biaya ini.
Jenis Informasi yang Dibagikan Karyawan
Mari kita pertimbangkan beberapa jenis informasi spesifik yang harus dibagikan: dokumentasi prosedural, bagan organisasi staf, bagan alur kerja, informasi kontak staf, informasi kontak klien, dan formulir sumber daya manusia. Kemungkinan besar, bisnis Anda telah membuat formulir SDM mudah diakses oleh semua karyawan - biasanya karena undang-undang mengharuskannya. Namun, ketika menyangkut semua dokumen lain itu, kemungkinan mereka sudah ketinggalan zaman atau tidak ada sama sekali.
Sebaliknya, banyak informasi yang harus dituliskan disimpan di kepala seseorang, dan itu bermasalah karena sejumlah alasan. Sebagai permulaan, satu orang tidak boleh menjadi satu-satunya penjaga informasi penting bisnis apa pun. Terlalu berisiko. Jika orang itu jatuh sakit, meninggalkan organisasi, atau datang untuk membenci orang atau praktik di dalam organisasi, itu bisa membuat bisnis kembali tahun! Kedua, ketika informasi disimpan di kepala seseorang daripada di lokasi yang terlihat, tidak ada orang lain yang bisa berkontribusi. Ketiga, orang lain yang membutuhkan informasi tidak pernah yakin apakah mereka memiliki versi terbaru. Alasannya terus dan terus.
Salah satu aset paling menakjubkan dari tenaga kerja entry-level adalah mereka tahu bagaimana mencari hal-hal baru. Jika mereka perlu mengetahui sesuatu (seperti cara menulis rumus di Excel) dan dapat mengetahui istilah dasar yang digunakan untuk menggambarkannya (misalnya, jumlah, produk, spreadsheet yang ditautkan), mereka dapat menemukan jawabannya secara online.
Terlalu sering, bisnis tidak dirancang untuk mendukung swasembada semacam ini. Di tempat kerja, Anda tidak bisa selalu mencari jawabannya. Kadang-kadang Anda harus memburu orang dan mengguncang informasi yang Anda butuhkan dari mereka, seperti yang saya sebutkan di bagian sebelumnya. Jawabannya tidak disimpan di tempat yang dapat ditelusuri. Tetapi mereka seharusnya!
Membuat Orang untuk Berbagi
Jika Anda membaca artikel ini dan berpikir, "Bisnis saya ada di gulma. Kita tidak akan pernah punya waktu atau sumber daya untuk melakukan pekerjaan seperti ini, " jangan takut. Inilah cara Anda memecahnya menjadi proyek empat langkah yang bisa dikelola.
1. Jelaskan pentingnya berbagi. Terus terang beri tahu orang-orang di organisasi Anda, dalam pertemuan 15 menit, mengapa memiliki dokumen bersama itu penting.
2. Sisihkan setengah hari untuk proyek dokumentasi. Beli makan siang untuk semua orang jika Anda harus mempermanis kesepakatan.
3. Jika bisnis Anda diatur dalam tim, setiap tim harus bertemu untuk membahas dokumen apa yang mereka perlu kumpulkan atau perbarui. Mereka juga dapat memprioritaskan dokumen mana yang paling penting untuk dibuat berdasarkan pengetahuan apa yang hanya hidup di kepala seseorang.
4. Selama proyek setengah hari, setiap orang akan bertanggung jawab untuk hanya satu dokumen. Untuk proses yang rumit, dua orang atau lebih dapat bertanggung jawab. Tujuan dari proyek ini adalah untuk menyiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan bisnis - tidak menyelesaikan semuanya sepenuhnya pada hari itu.
Di akhir proyek setengah hari, anggota tim (atau seluruh organisasi, jika bisnis Anda kecil) harus berbagi satu sama lain apa yang mereka buat dan seberapa jauh mereka dapatkan. Pastikan semua orang mengerti bahwa semua dokumen dimaksudkan untuk menjadi dokumen yang hidup.
Langkah terakhir itu sangat penting dan pantas satu atau dua kata penjelasan.
Dokumen Hidup
Dokumen hidup adalah dokumen yang berubah seiring waktu dan biasanya dapat diubah oleh sekelompok orang, bukan hanya satu administrator. Sangat penting bahwa setiap orang yang terpengaruh oleh dokumen memiliki kesempatan untuk mempertimbangkan bagaimana mereka ditangani dan apa yang ada di dalamnya, bahkan staf junior, yang mungkin sebenarnya adalah orang yang paling berpengetahuan tentang tugas-tugas tertentu.
Seluruh tujuan dokumen hidup adalah untuk membuatnya terbuka dan transparan bagi semua orang yang membutuhkan akses ke sana - dan bukan hanya karyawan yang ada, tetapi juga karyawan masa depan.
Baru-baru ini, seorang teman saya perlu memperbaiki spreadsheet yang digunakan organisasinya untuk menghitung biaya di suatu departemen. Spreadsheet berisi formula yang salah, dan orang yang mengaturnya telah mengunci file - dan telah pensiun beberapa tahun sebelumnya. Setelah sedikit mencari-cari di server bersama, teman saya menemukan dokumen yang hanya dapat diakses oleh staf senior, yang berisi kata sandi. Dia sangat beruntung bahwa karyawan sebelumnya berpikir ke depan untuk meletakkan informasi itu di tempat di mana orang yang tepat dapat menemukannya. Namun, bahkan dalam kasus ini, akan lebih baik jika teman saya (dan semua staf senior) mengetahui sebelumnya bahwa dokumen dengan kata sandi ini ada, di mana ia berada, dan apa namanya.
Konsistensi
Dokumen hidup dapat disimpan di server bersama atau dikelola sebagai wiki. Jika file di-host di server, Anda harus meluncurkan panduan Anda untuk konvensi penamaan sehingga ketika orang menambahkan file dan folder baru ke server (atau arsip file yang lebih tua), mereka melakukannya secara konsisten. Jika setiap orang ada di halaman yang sama, nama-nama akan konsisten, dan semua orang akan dapat menemukan apa yang mereka butuhkan dengan cepat.
Langkah terakhir dalam berbagi informasi adalah membuat dokumen hidup tersedia untuk orang-orang yang membutuhkannya, dan untuk ini, Anda harus kembali ke konvensi penamaan file dan folder. Bahkan jika Anda membuat wiki, Anda akan ingin memiliki semacam standar untuk bagaimana halaman diberi nama dan diatur dalam situs.
Pastikan untuk menjelaskan kepada semua karyawan tentang konvensi penamaan yang digunakan dan mengapa. Perjelas tentang apa yang Anda ingin mereka lakukan dan mengapa. Berikut adalah beberapa poin penting untuk ditekankan:
1. Menjadi terorganisir membantu kita sukses sebagai bisnis dan sebagai tim.
2. Menggunakan konvensi penamaan yang konsisten membuat kita semua berada di halaman yang sama dan meningkatkan mentalitas tim kita.
3. Memiliki sistem menghemat waktu Anda karena Anda akan dapat menemukan sesuatu dengan cepat.
4. Anda akan meminimalkan kesalahan Anda sendiri, seperti menghapus data atau menimpa file.
5. Seiring pertumbuhan organisasi, kami akan dapat menangani bisnis baru dengan lebih efisien.
6. Ketika kita merekrut karyawan baru, melatih mereka akan memakan waktu lebih sedikit, dan memasukkan mereka ke dalam pola pikir kita akan terjadi lebih cepat.
Ambil Aways
Gagasan penting untuk diambil dari artikel ini adalah:
1. Berbagi informasi sangat penting untuk keberhasilan bisnis dan memerlukan partisipasi semua orang.
2. Dokumen hidup dapat dan harus berubah seiring waktu; dokumen hidup harus dapat diakses oleh banyak orang yang dapat mengubahnya, serta dapat dilihat oleh semua orang yang bergantung padanya, tetapi sekarang dan di masa depan.
3. Dokumen yang dilabeli dan disimpan secara konsisten mudah ditemukan, dan dengan demikian, akan benar-benar digunakan.
