Video: KTI (Oktober 2024)
Menjadi teratur dan teratur seperti menurunkan berat badan. Solusi jangka pendek tidak berfungsi. Anda harus melakukan perubahan gaya hidup yang dapat Anda dan karyawan Anda atau mitra bisnis lakukan untuk jangka panjang.
Dalam seri ini, saya akan memberikan tips tentang cara mengatur bisnis dan data pribadi Anda dengan mengatur:
1. Cara bisnis Anda memikirkan informasi.
2. Konvensi penamaan untuk folder dan cara berpikir tentang mereka.
3. Konvensi penamaan untuk file.
4. Berbagi informasi.
5. Cara mengelola email.
Diet untuk Diorganisir
Ketika datang untuk menurunkan berat badan, beberapa orang menemukan bahwa diet lima atau enam makanan kecil sepanjang hari bekerja untuk mereka, sementara yang lain membutuhkan tiga kali makan teratur dan sama sekali tidak mengemil di antaranya. Beberapa orang membeli keanggotaan gym (dorongan untuk benar-benar pergi mungkin berasal dari uang yang telah mereka habiskan) sementara yang lain lebih baik memasukkan sedikit serangan latihan ke dalam rutinitas sehari-hari mereka, seperti naik tangga daripada lift atau bersepeda untuk bekerja.
Intinya, solusi yang sama tidak bekerja untuk semua orang. Itu sama dengan terorganisir.
Cara Berpikir Tentang Informasi
Mendapatkan - dan bertahan - teratur harus menjadi komitmen gaya hidup untuk bisnis Anda. Setiap karyawan dan pemangku kepentingan dalam operasi sehari-hari harus dapat tetap berpegang pada program. Sistem Anda untuk diatur harus terdiri dari praktik-praktik yang sesuai dengan rutinitas semua orang, apakah itu berarti mengambil langkah-langkah kecil secara konsisten, seperti menghapus file yang tidak perlu saat Anda pergi, atau mengambil langkah-langkah yang lebih besar pada jadwal yang teratur, seperti memesan setiap Jumat sore untuk pembersihan kotak masuk.
Jadi sebelum Anda menempatkan diri dan rekan kerja Anda pada diet baru untuk diorganisir, luangkan waktu sejenak untuk memikirkan bagaimana bisnis Anda memandang organisasi informasi. Beberapa kemungkinan adalah:
• berdasarkan tanggal atau bulan, seperti ketika sesuatu pertama kali terjadi atau dijadwalkan selesai
• dengan nama proyek
• dengan nama orang yang bertanggung jawab
• per kuartal fiskal
Mencocokkan Praktik dengan Realita
Penting untuk tidak mencoba dan memasukkan salah satu dari sistem organisasi ini ke dalam bisnis Anda jika itu tidak mencerminkan bagaimana tim Anda benar-benar beroperasi. Tanyakan kepada kolega Anda, apakah mereka perlu menemukan dokumen tertentu, mungkin faktur atau kontrak, di mana mereka akan mencari lebih dulu? Lebih penting lagi, bagaimana penampilan mereka? Apakah mereka mencari komputer mereka atau jaringan perusahaan berdasarkan nama vendor, tanggal, deskripsi produk? Apakah mereka membuka folder dan nama file skim, atau mengurutkan berdasarkan tanggal, atau mengurutkan berdasarkan jenis file? Berapa lama mereka menemukan informasi? Apakah mereka membuang-buang waktu karena mereka mencari dengan cara yang tidak membantu mereka mempersempit hasil mereka dengan cepat?
Anda tidak perlu rapat formal untuk melakukan ini. Mampir saja dan bertanya. Ini akan memakan waktu dua menit.
Mungkin ada lebih dari satu jawaban. Terkadang, Anda mungkin ingat bulan dan tahun di mana sebuah proyek diluncurkan, sementara rekan Anda mungkin terpaku pada nama proyek. Dan dalam kedua kasus, informasinya tidak selalu statis. Mungkin proyek memiliki nama kode selama pengembangannya, dan mungkin diluncurkan terlambat. Pada artikel selanjutnya tentang konvensi penamaan folder, saya akan menjelaskan cara menerapkan sistem yang dapat menangani ketidaksesuaian semacam ini.
Tidur diatasnya
Melakukan latihan ini akan membantu membentuk pemahaman Anda tentang bagaimana bisnis Anda harus menyusun informasinya - tetapi tidurlah selama satu atau dua hari, dan kemudian coba lagi sebelum membuat keputusan atau perubahan apa pun pada struktur yang ada. Terkadang kita lupa mengapa ada praktik tertentu, dan mengubahnya secara tiba-tiba dapat secara tidak sengaja menghancurkan beberapa alasan bisnis lainnya.
Misalnya, saya dulu bekerja di kantor tempat kontrak freelancer diurutkan menjadi dua folder file gantung yang sebenarnya, satu untuk faktur dan satu untuk formulir pajak. Bagiku lebih masuk akal untuk menggabungkan mereka menjadi satu. Mengapa ada dua lemari arsip dan dua folder yang keduanya berlabel "Doe, Jane?" Setiap kali saya membutuhkan akses ke faktur, saya biasanya juga perlu mencari informasi pajak freelancer. Mengapa tidak menyederhanakan sistem saja? Salah satu alasan yang jelas bagi saya sekarang tetapi tidak pada saat itu adalah bahwa banyak orang di organisasi membutuhkan akses ke faktur, tetapi beberapa orang harus memiliki akses ke data pribadi, seperti nomor jaminan sosial. Untung manajer saya memahami alasan ini dan bisa menjelaskannya kepada saya sebelum saya mengatur ulang seluruh sistem.
Ambil Aways
Langkah-langkah pertama untuk mengambil dari artikel ini adalah:
1. Tanyakan kepada kolega Anda dan diri Anda sendiri: "Bagaimana pendapat saya tentang informasi kami?"
2. Biarkan jawaban berputar-putar di kepala Anda selama satu atau dua hari sebelum Anda sampai pada kesimpulan.
3. Suatu struktur dari beberapa jenis harus mulai muncul. Ketika Anda bisa melihatnya, jangan khawatir tentang bereaksi dulu.
Ingatlah bahwa menjadi teratur seperti tetap sehat. Tidak ada yang akan berubah dalam semalam, dan lebih penting untuk membuat perubahan gaya hidup yang tepat untuk Anda dan organisasi Anda - perubahan yang akan melekat.
