Menjadi terorganisir: gunakan folder untuk mengacaukan desktop Anda

Menjadi teratur dan teratur seperti menurunkan berat badan. Solusi jangka pendek tidak berfungsi. Anda harus melakukan perubahan gaya hidup yang dapat Anda dan karyawan Anda atau mitra bisnis lakukan untuk jangka panjang.

Dalam seri ini, saya akan memberikan tips tentang cara mengatur bisnis dan data pribadi Anda. Artikel sebelumnya menjelaskan pentingnya memahami bagaimana bisnis Anda berpikir tentang informasi. Sekarang saya akan menunjukkan kepada Anda bagaimana menerapkan dasar tersebut dengan konvensi dan struktur penamaan folder komputer. Sebagian besar bisnis akan menerapkan struktur folder ini baik di server mereka atau di dalam rangkaian manajemen proyek, tetapi mereka sama-sama berlaku di desktop Anda sendiri atau di klien email.

Apa Itu Folder, Sungguh?

Folder adalah kerangka bisnis Anda. Seperti struktur bangunan, bangunan ini mendukung segala hal lain yang ada di sekitarnya, mulai dari desain kreatif hingga fungsionalitas langsung.

Saya telah bekerja di tujuh kantor yang berbeda dalam perjalanan karier saya. Tim-tim yang memiliki struktur folder yang bersih dan akal sehat selalu menjadi yang terbaik untuk kesuksesan dan pertumbuhan yang berkelanjutan.

Bisnis kecil khususnya harus mencatat fakta itu: Perusahaan yang terorganisir adalah perusahaan yang diposisikan untuk pertumbuhan. Anda mungkin berpikir bahwa karena hanya ada dua orang di perusahaan sekarang, Anda dapat menyimpan banyak informasi di kepala Anda dan tidak memetakannya ke struktur folder. Sayangnya, ketika tiba saatnya untuk merekrut karyawan baru dan mengembangkan bisnis Anda, Anda akan membuang banyak waktu untuk mengajari mereka sistem yang berbelit-belit. Anda bahkan akan membuang lebih banyak waktu dan uang untuk memperbaiki kesalahan, waktu dan uang yang seharusnya Anda habiskan untuk pertumbuhan.

Struktur folder Anda adalah cerminan dari struktur bisnis Anda. Folder bersarang di dalam folder lain dalam sistem hierarkis yang harus cocok dengan urutan hierarki pekerjaan Anda.

Dalam membahas bagaimana Anda dan orang lain dalam bisnis Anda memikirkan informasi (Anda melakukan bagian itu, bukan?), Anda mungkin mulai melihat hierarki semacam itu terungkap. Saya sarankan membuat sketsa struktur itu. Tidak masalah jika Anda membuat sketsa di atas kertas, dalam poin-poin, atau dalam aplikasi pembuatan catatan seperti Evernote untuk Windows (gratis hingga $ 45 per tahun, 4, 5 bintang), atau menggunakan perangkat lunak pemetaan pikiran. Menulisnya akan membantu Anda melihat apakah ada inkonsistensi atau tumpang tindih.

Contoh Struktur

Struktur desain Anda akan menjadi unik, tetapi karena sangat membantu untuk melihat contoh, saya akan menunjukkan kepada Anda yang dasar yang saya gunakan di desktop saya.

Sebagai penulis, saya terutama mengerjakan review produk. Ketika saya memikirkan ulasan, saya melihat tiga kategori di mata pikiran saya: 1) ide untuk ditinjau produk, 2) artikel yang sedang dalam proses, dan 3) ulasan yang selesai. Dalam kategori "selesai", saya cenderung mengingat ulasan berdasarkan tanggal publikasi mereka, yang saya sederhanakan menjadi bulan dan tahun karena tidak pernah ada terlalu banyak dalam satu bulan sehingga saya tidak bisa melihatnya. Di dalam kategori "ide", segala sesuatu terasa cair. Beberapa ide mencakup lebih dari satu produk, sementara yang lain berhubungan dengan satu hal. Tetapi hanya karena mereka lancar, tidak berarti saya tidak dapat memiliki sistem untuk menjaga mereka terorganisir. Dalam kategori "sedang berlangsung", saya memikirkan nama produk yang saya tinjau. Sekarang, bagaimana ini diterjemahkan ke folder?

Sistem ini berfungsi karena penting bagi saya untuk melihat gambaran ide dan hal-hal yang sedang berlangsung. Mereka tepat atas nama folder, jadi saya segera melihatnya ketika saya membuka folder "ULASAN" saya. Saya tidak perlu melihat semua nama produk yang telah selesai saya tinjau, jadi saya memasukkannya ke dalam folder sesuai dengan tanggal publikasi. Semua nama folder konsisten. Ketika status proyek berubah dari sedang dalam proses menjadi selesai, saya seret dan jatuhkan ke folder yang sesuai, dan konvensi penamaannya sama dengan semua folder lain yang menyertainya. Sebagai contoh, saya dapat menyeret folder angka Romawi, seperti ii, hingga ke tingkat c dan d tanpa harus mengganti nama dan itu akan masuk langsung ke dalam sistem.

Kiat dan Trik

Angka Perhatikan bagaimana folder bulan dimulai dengan empat digit. Dua digit pertama untuk tahun ini, dan yang kedua berhubungan dengan bulan. Saya suka melihat nama-nama bulan juga, jadi saya menempatkan mereka di akhir setelah garis bawah. Saya seorang pendukung besar menggunakan angka empat atau enam digit untuk kencan karena beberapa alasan. Pertama, saya pribadi cenderung mengingat ketika sesuatu terjadi, jadi mudah bagi saya untuk menemukan sesuatu jika saya bisa mencarinya berdasarkan tanggal. Kedua, folder selalu muncul dalam urutan berdasarkan tanggal ketika saya mengurutkannya berdasarkan nama karena 1101 menurut abjad datang sebelum 1102 datang sebelum 1103, dll.

Menggunakan tanggal menjadi sangat berguna ketika Anda harus mengarsipkan, yang akan saya bicarakan di artikel mendatang tentang manajemen email.

Tag. Dalam contoh saya, saya menggunakan semua huruf besar untuk folder yang dimulai dengan "IDEAS_" karena saya ingin "ide" untuk tetap bersatu ketika saya mengurutkan berdasarkan nama. Saya menganggap ini sebagai tag. Untuk ulasan yang sedang dalam proses, saya tidak peduli dengan sebuah tag. Saya hanya memberi nama folder dengan nama produk. Jika saya memiliki lebih dari 20 ulasan produk yang sedang berjalan dalam satu waktu, saya mungkin akan mengubah konvensi penamaan folder saya dan menambahkan tag untuk membiarkan semua hal yang sedang berlangsung bersatu. "IN-PROGRESS_" mungkin akan terlalu panjang, tetapi mungkin sesuatu yang sederhana seperti "IN_" akan berfungsi.

Ternyata "IN_" secara khusus tidak berfungsi, dan inilah alasannya: Ketika saya membuat sketsa seluruh struktur folder saya, saya menggunakan kata "in" di tempat lain untuk mengartikan sesuatu yang sangat spesifik. Lihat betapa pentingnya untuk membuat sketsa semuanya terlebih dahulu?

Unik. Salah satu alasan untuk menggunakan tag dan angka adalah membantu menjaga nama file tetap unik. Anda tidak pernah ingin dua file atau folder menamai hal yang sama karena jika Anda secara tidak sengaja menyeret dan meletakkannya ke lokasi yang sama, satu dapat menimpa yang lain. Dan, tentu saja, ini membingungkan.

Karakter spesial. Garis bawah adalah sahabat saya dalam konvensi penamaan folder. Mereka bersih dan teksnya mudah dibaca. Beberapa orang menggunakan spasi dan tanda hubung dalam nama folder mereka - terserah Anda. Apa pun yang Anda pilih, selalu perhatikan bagaimana karakter memengaruhi penyortiran nama alfabet. Terkadang saya menggunakan garis bawah pada awal nama folder ketika saya selalu ingin folder itu muncul di bagian atas, seperti "_DONE." Lalu saya dapat dengan mudah menarik dan melepaskan apa pun yang selesai ke folder teratas. Atau, jika saya menginginkannya di bagian bawah, saya bisa menamainya "z_DONE."

Warna. Mac OS sangat bagus untuk memberi Anda folder kode warna dengan mengklik kanan. Anda dapat melakukannya di PC, tetapi kikuk. Saya mengandalkan pengodean warna ketika saya mengerjakan proyek desain yang sangat kolaboratif - kolega saya dan saya memberi label folder pada server bersama sebagai warna kuning ketika isinya baru dan belum dipoles, berwarna oranye setelah file telah melewati fase desain pertama mereka, dan sebagainya terus melalui ungu, yang menunjukkan bahwa pekerjaan itu dilakukan.

Sistem apa pun yang Anda implementasikan, patuhi itu! Konsistensi adalah kunci untuk tetap terorganisir. Ingatlah bahwa menjadi teratur, seperti tetap bugar, membutuhkan perubahan gaya hidup jangka panjang, bukan perbaikan cepat. Sebisa mungkin dan sebanyak yang masuk akal, cobalah untuk menggunakan prinsip-prinsip dasar yang sama di semua proyek, tim, dan departemen di seluruh bisnis.

Ambil Aways

Langkah-langkah yang perlu diingat dari artikel ini adalah:

1. Sketsa struktur folder Anda sebelum mengimplementasikannya.

2. Atur informasi secara hierarkis, pikirkan apa yang perlu Anda lihat dan ketahui dalam tampilan snapshot ketika Anda melihat dalam folder.

3. Gunakan huruf, angka, dan karakter khusus dalam nama folder Anda untuk membuatnya muncul dalam urutan cerdas.

4. Konsisten dengan konvensi penamaan saat Anda membuat folder baru.