Pekerja kantor rumah: sepasukan asisten virtual

Sangat menyenangkan mendapatkan pengakuan Pekan Bisnis Kecil Nasional minggu ini, tetapi banyak pekerja berbasis rumahan menjalani kehidupan bisnis kecil tujuh hari setiap minggu. Namun saya tertarik untuk menemukan perusahaan yang mengaitkan pekerja ini dengan perusahaan mulai dari yang berbasis rumahan hingga perusahaan. Ini adalah pakaian metro berbasis Atlanta yang disebut eaHELP yang cocok dengan pekerja kantor rumahan dengan perusahaan di berbagai industri. Mereka memiliki klien bisnis mulai dari pengecer dan agen pemasaran digital hingga organisasi nirlaba dan universitas.

Saya berbicara dengan presiden perusahaan Tricia Sciortino tentang bagaimana eaHELP memeriksa asisten virtualnya dan mencocokkan keahlian mereka dengan bisnis. Kami juga berbicara tentang alat, strategi, dan jenis budaya kerja kantor rumahan apa yang Anda butuhkan untuk memastikan hubungan kerja yang sehat dan produktivitas jarak jauh antara asisten virtual dan pemberi kerja. Sciortino adalah asisten virtual pertama yang pernah disewa oleh eaHELP, dan tahu secara langsung bagaimana mengelola keseimbangan kerja-kehidupan pekerja kantor rumahan.

PCMag: Ceritakan sedikit tentang eaHELP.

Tricia Sciortino: Kami menyediakan apa yang kami sebut solusi virtual assistant (VA) untuk para pemimpin yang sangat sibuk. Kami adalah apa yang saya anggap sebagai perusahaan staf VA. Kami membantu semua jenis pemimpin dalam berbagai genre - mulai dari solopreneur dan wirausahawan hingga eksekutif perusahaan bisnis kecil - dengan solusi VA yang dapat berkisar dari peningkatan yang sangat kecil, lima jam seminggu hingga hampir penuh waktu. Kami dengan senang hati memberikan bantuan yang memungkinkan pemimpin benar-benar keluar dari bagian administrasi bisnis, dan khawatir tentang fokus pada bisnis, berurusan dengan klien, atau membuat rencana bisnis. Ini membuat mereka tidak perlu khawatir tentang detailnya.

PCMag: Ini adalah Pekan Bisnis Kecil Nasional. Mengapa bisnis kecil memerlukan asisten virtual?

Sciortino: Saya akan mengatakan mayoritas klien kami adalah bisnis kecil. Biasanya kami menemukan bahwa, sebagai perusahaan kecil, Anda mungkin tidak perlu menyewa seseorang di tempat untuk waktu penuh; Anda mungkin hanya perlu lima atau 10 jam seminggu. Katakanlah 10 jam. Mereka datang dari jam 9:00 sampai 11:00 setiap pagi dan kemudian mereka pergi. Tetapi dengan VA, jam-jam itu fleksibel. Anda mungkin menggunakan 30 menit pada jam 9:00 pagi dan kemudian 15 menit pada siang hari. Anda dapat menyebarkan waktu Anda sepanjang hari dan minggu, dan menggunakan jam paruh waktu dalam cara yang terasa seperti panggilan penuh waktu.

PCMag: Bagaimana saya menjadi VA dan bekerja untuk eaHELP?

Sciortino: Kami memiliki di halaman karier kami sebuah aplikasi yang kami minta kandidat kami ajukan, dan itu akan memulai proses pelamar yang terlibat dengan tim akuisisi kami. Kami membawa semua pelamar kami melalui proses yang cukup mendalam untuk memeriksa keterampilan dan kemampuan. Kami memecahnya menjadi dua kategori: soft skill dan hard skill. Dan kami memang mencari apa yang kami anggap sangat mendalam di bangku kami, karena kami sangat disengaja tentang klien kami yang secara khusus cocok dengan lebih dari keahlian dan kebutuhan tugas.

Tentu saja, kami mengevaluasi kemampuan teknologi pelamar: PC apa yang sedang mereka kerjakan, program apa yang mereka miliki akses dan keterampilannya, tetapi kami juga mencari soft skill. Menjadi komunikator yang baik lebih penting daripada jika Anda memiliki Microsoft Office. Kami ingin orang-orang yang sangat responsif, komunikator tertulis profesional yang baik - seseorang yang sangat menarik, proaktif, dan cukup banyak akal untuk mencari jawabannya, jika klien mereka menanyakan sesuatu yang belum pernah mereka lakukan sebelumnya. Selain itu, kami memverifikasi dan memvalidasi keterampilan keras yang mereka miliki, dengan beberapa tugas VA umum seperti manajemen kalender, manajemen email, dan pemesanan perjalanan.

PCMag: Apa yang dibutuhkan oleh pekerja kantoran untuk menjadi sukses?

Sciortino: Hal pertama selalu merupakan ruang kerja khusus. Anda mungkin tidak memiliki ruang tambahan di rumah, kantor, tetapi Anda membutuhkan area spesifik yang Anda sebut kantor Anda, bahkan jika itu sudut ruang tamu Anda atau kamar tidur cadangan atau apa pun. Anda dapat mengatakan, "Saya sedang bekerja; Saya berjalan ke ruang kantor saya." Kami benar-benar mewawancarai untuk itu dan memastikan bahwa asisten virtual kami memiliki ruang khusus dan bahwa mereka bekerja dalam apa yang kami sebut "zona bebas gangguan." Jika Anda mencoba untuk bekerja di meja dapur Anda dan Anda memiliki keluarga atau anak-anak (atau hewan peliharaan) melewatinya, itu tidak akan berhasil.

Hal kedua yang akan saya katakan adalah, menetapkan batasan pada jam kerja Anda. Sangat mudah untuk selalu bekerja ketika Anda bekerja dari rumah karena Anda tidak memiliki pilihan untuk meninggalkan kantor; pekerjaan tetap di kantor. Dan sekarang, Anda selesai untuk hari itu, sangat mudah untuk memeriksa email Anda sekali lagi saat Anda sedang memasak makan malam. Anda harus menempatkan waktu mulai dan waktu berhenti sebaik mungkin, seolah-olah Anda sedang bekerja di kantor. Batas-batas pribadi Anda adalah yang terbaik untuk mengatakan, "Saya akan selesai pukul 6:00 setiap hari, " untuk menghindari kejenuhan atau merasa seperti Anda terus-menerus bekerja. Saya meminta putri saya berkata kepada saya, "Bu, apakah Anda hanya bekerja sepanjang waktu?" dan saya berpikir, "Aduh, dia benar." Saya membiarkannya berdarah.

Hal lain yang bisa kami tambahkan adalah waktu penjadwalan ketika berada di luar rumah Anda. Mungkin kencan makan siang dengan tetangga Anda atau mungkin bekerja di Starbucks beberapa jam seminggu. Anda akan menjadi sedikit gila dan merasa seperti Anda dikotak jika… Anda dirantai ke meja Anda sepanjang hari.

Bagian terakhir adalah untuk menjadi disengaja tentang teknologi Anda dan alat-alat yang membantu Anda bekerja dari jarak jauh, apakah itu memiliki mesin yang dapat menangani beban kerja Anda: komputer yang hebat, perangkat lunak yang hebat, mesin bersih, mesin yang lebih baru. Tetapi bisa juga hal-hal seperti menggunakan program yang dapat membantu Anda berbagi dengan orang-orang seperti Basecamp atau Slack. Memiliki teknologi yang baik dan benar-benar nyaman menggunakan komputer dan teknologi baru benar-benar menambah manfaat menjadi pekerja jarak jauh.

PCMag: Apa yang dibutuhkan seorang manajer untuk membuat pekerja kantor rumahan berhasil? Saya baru saja mengadakan program yang "menumbuhkan kepercayaan antara pengusaha dan karyawan." Dibutuhkan tangkapan layar setiap tiga menit. Kedengarannya tidak terlalu percaya.

Sciortino: Kami menyadari bahwa kadang-kadang sulit bagi seseorang untuk bekerja dengan seseorang dari jarak jauh jika mereka tidak terbiasa dengannya; butuh waktu untuk membangun kepercayaan bahwa orang di sisi lain melakukan pekerjaan yang Anda minta. Namun, ada beberapa hal yang kami rekomendasikan kepada klien dan VA kami menggunakan alat komunikasi untuk membantu mereka sepanjang jalan. Kami menyarankan untuk mengadakan setidaknya satu kali pertemuan video sekali seminggu untuk mencari tahu apa yang perlu dilakukan minggu ini dan apa yang tersisa dari minggu lalu Anda dapat melihat secara langsung, Anda dapat membaca bahasa tubuh. Itu hanya sesuatu yang benar-benar kami yakini; jika Anda akan bekerja dari jarak jauh, Anda memerlukan webcam.

Kami juga memiliki banyak alat yang kami rekomendasikan untuk membantu orang-orang tetap terhubung erat. Ada beberapa aplikasi di mana Anda dapat berbagi ruang kerja, seperti Basecamp, Asana, Evernote, dan Wunderlist, di mana Anda dapat melihat pekerjaan yang dilakukan orang sepanjang hari (dan menambahkan catatan atau menyelesaikan tugas). Sangat mudah untuk mengatakan, "Hei, mari kita lihat di mana kita dengan proyek ini."

Dan kemudian kami merekomendasikan hal-hal seperti aplikasi untuk ponsel Anda, menjadi SMS yang sangat nyaman atau menggunakan aplikasi seperti Voxer atau HeyTell (di mana itu seperti walkie-talkie cepat untuk mengirim memo suara).

Sejujurnya, kami berusaha untuk tidak menjadi terlalu kompleks sejauh dorongan budaya dan tim. Kami menggunakan hal-hal seperti Facebook, dan kami memiliki grup pribadi untuk tim kami tempat kami tetap terhubung. Itulah yang kami sebut pendingin air virtual kami, mengajukan pertanyaan satu kali, "Hei, teman-teman, ada saran, apakah ada yang punya pengalaman?" Tim saling membantu satu sama lain.

Kami juga memposting rekap penjualan mingguan: "Hei, tim, ini tujuan kami. Hei, pujian dan teriakan luar biasa." Kantor virtual kami adalah grup Facebook pribadi itu, dan telah menjadi salah satu keberhasilan membangun tim terbesar bagi kami.