Di rumah dengan dokumen zoho

Saya tidak pernah mengatakan saya sempurna, tetapi saya biasanya suka berpikir saya telah melakukan pekerjaan yang layak ketika saya meninjau suatu produk, dengan memperhatikan semua fitur-fiturnya secara menyeluruh. Namun, kali ini saya akui bahwa saya tidak lengkap. Itu karena Zoho Docs bukan hanya pesaing untuk Microsoft Office 365 dan Google G Suite, pesaing sebelumnya dalam seri ini pada suite produktivitas kantor rumah. Ini adalah puncak gunung es yang sangat besar.

Seperti Office Online atau Google G Suite, Zoho Docs menyediakan modul pengolah kata, spreadsheet, dan presentasi berbasis browser (masing-masing disebut Writer, Sheet, dan Show). Ini hampir tidak dijejali dengan fitur-fitur seperti Word, Excel, dan PowerPoint yang diinstal laptop atau desktop, tetapi mereka adalah kejutan yang menyenangkan untuk membuang dokumen yang diformat dengan cepat, tidak terlalu fantastis. Anda juga mendapatkan fitur sinkronisasi dokumen, berbagi, dan kolaborasi, plus aplikasi Android dan iOS sehingga Anda dapat mengakses dokumen Anda kapan saja dari PC, Mac, ponsel, atau tablet Anda.

Versi gratisnya mendukung hingga 25 pengguna dengan masing-masing 5 GB penyimpanan cloud. Membayar $ 5 per pengguna per bulan meningkatkan penyimpanan online hingga 50 GB per kursi dan menambahkan manajemen tugas dan berbagi yang dilindungi kata sandi. Untuk $ 8 per pengguna per bulan, Anda mendapatkan 100 GB ruang cloud, kemampuan untuk mengirim email file langsung ke Zoho Docs, dan e-discovery untuk perusahaan besar dan litigasi.

Tetapi layanan Zoho tidak dimulai dan diakhiri dengan Documents. Trio produktivitas hanyalah satu (bahkan tanpa tagihan teratas) dari lebih dari 30 aplikasi berbasis browser yang, secara kolektif, bercita-cita untuk menangani semua yang dibutuhkan bisnis. Fungsi mereka termasuk manajemen kontak, email (bebas iklan bahkan dalam versi gratis, tidak seperti Gmail dan Outlook.com), perekrutan sumber daya manusia (SDM), penagihan, dukungan TI, dan pembuatan survei online.

Di antara aplikasi tenda perusahaan, Zoho Books adalah solusi akuntansi yang menantang QuickBooks Online Intuit. Zoho Projects menawarkan tugas, tonggak sejarah, grafik Gantt, obrolan tim, dan banyak opsi lainnya untuk manajemen proyek (PM). Zoho CRM adalah paket manajemen hubungan pelanggan (CRM) dengan pelacakan timbal dan alat pemasaran email yang menyaingi Salesforce.com (seperti Buku dan Proyek, ini adalah Pilihan Editor PCMag).

Banyak aplikasi Zoho yang terintegrasi erat satu sama lain dan dengan alat lain seperti Dropbox dan Google G Suite. Hampir semua menawarkan versi gratis serta percobaan 15 hari gratis dari versi berbayar pilihan Anda; Zoho bersemangat dalam menyediakan pembeli potensial dengan tutorial webinar dan panggilan telepon. Harga a la carte aplikasi dapat bertambah dengan cepat jika Anda memutuskan untuk mengadopsi banyak dari mereka, tetapi sebagian besar menawarkan diskon jika Anda melakukan pembayaran tahunan daripada bulanan.

Buat, Bagikan, Ekspor

Dari tampilan pembukaan Zoho Documents (yang menampilkan daftar kronologis file yang telah Anda akses), Anda dapat mengklik tombol untuk membuat dokumen pengolah kata baru, spreadsheet, presentasi, atau folder; unggah file atau folder dari PC Anda, atau ambil dari Google Drive Anda. Dokumen diperiksa untuk virus dan dikonversi ke format Zoho selama unggahan; pilihan format unduhan berkisar dari Office dan OpenDocument Format (ODF) ke ePub dan PDF.

Zoho Writer tidak dapat menangani banyak kolom atau persamaan matematika dan melupakan beberapa format pemformatan. Misalnya, meskipun pengolah kata menawarkan catatan kaki dan catatan akhir, saya tidak dapat menemukan cara untuk mengubah font mereka agar sesuai dengan teks tubuh. Juga, opsi untuk mengetik "pintar" atau kutipan keriting tidak memiliki tanda kutip keriting. Tetapi Writer memudahkan untuk menyesuaikan gaya paragraf, membuat tabel, dan membungkus teks di sekitar gambar (meskipun tidak di sekitar kotak teks atau menarik kutipan).

Saya siap untuk mengetuk Writer karena antarmuka pengguna bland (UI), yang hanya berupa deretan menu pull-down dan bilah alat di bagian atas layar tanpa perintah zoom untuk menyingkirkan ruang layar kosong di kedua sisi dari tampilan halaman. Tapi kemudian saya perhatikan tombol "Coba Versi Baru" di sudut layar. Mengklik itu memberi program makeover beta-test yang menarik. Muncul dengan opsi berbagi dan distribusi di kanan atas, melacak perubahan dan fungsi zoom di kanan bawah, dan ikon Menu di kiri atas yang membuka panel kontrol (mengingatkan Halaman Apple).

Sebaliknya, Zoho Sheet bertahan dengan UI pull-downs dan toolbar yang akrab bagi pengguna spreadsheet di mana saja. Dan sebagian besar fungsinya tidak asing bagi pengguna spreadsheet - mulai dari filter data hingga tabel pivot (meskipun tidak memiliki saran ramah-pengguna atau tip alat ramah Google Sheets '). Anda akan menemukan 27 jenis bagan 2D, ditambah beberapa yang 3D, termasuk kandil, air terjun, dan bagan web.

Zoho Show menawarkan UI lain, dengan bilah alat tab. Ini memberikan berbagai tema presentasi berwarna dalam rasio aspek layar 16: 9 dan yang lebih tua 4: 3, serta selusin efek transisi pembuat roti antara slide dan beberapa animasi untuk slide teks berpoin. Anda dapat menyisipkan footer, gambar (termasuk yang ditemukan dalam pencarian Google untuk judul slide), bentuk, video YouTube, dan feed Twitter. Saya mengalami beberapa frustrasi kecil, dengan menambahkan elemen untuk menguasai slide dan menghapus animasi setelah mengubah pikiran saya tentang mereka. Plus, saya melewatkan opsi komentar luas yang tersedia di Sheet dan Writer.

Memang, sebagian besar hal tentang Zoho Docs menunjukkan bahwa itu dirancang untuk upaya tim, dari area obrolan di layar hingga pilihan luas untuk berbagi file dan mengundang kolega untuk mengerjakan dokumen. Sejauh menyangkut kantor pusat, dari platform produktivitas yang telah saya lihat sejauh ini, saya akan menyebutnya sebagai yang paling tidak cocok untuk pengusaha solo atau bisnis kecil yang terdiri atas dua atau tiga orang. Tapi bisa jadi itu hanya tiket bagi para telekomuter yang bekerja di rumah untuk bisnis menengah atau besar yang telah mengadopsi Zoho sebagai solusi perangkat lunak mereka.

Seperti sesama suite berbasis browser Google G Suite, Zoho Docs bersaing dengan Office Online tetapi diinjak oleh PC berfitur lengkap atau Microsoft Office 2016. Ini bersinar, namun, ketika dipadukan dengan obrolan Zoho, CRM, PM, dan aplikasi lainnya.