Video: PEMIMPIN YANG BAIK! HINDARI 7 KESALAHAN INI (Desember 2024)
Manajemen ide dapat bermanfaat dalam berbagai konteks bisnis. Alat-alat tersebut dapat menggunakan peta pikiran untuk mengatur pikiran dan tugas, membantu secara visual memahami data yang kompleks, dan menggunakan manajemen pengetahuan sosial untuk membantu menyatukan kekuatan otak karyawan dan eksekutif serta menumbuhkan kreativitas. Meskipun seperti yang telah diulas oleh pengulas kami di perangkat lunak manajemen ide terbaik kami saat ini di pasaran, teknologinya masih panjang.
Perangkat lunak manajemen ide masih terbatas dalam beberapa cara. Front & Main Honey memberi Anda antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan tanpa fungsi yang lebih dalam; XMind mampu dan portabel, tetapi memiliki cara untuk digunakan dalam kegunaan; bahkan Aplikasi Perangkat Lunak Pakar Pilihan Editor, Mindomo, yang mengemas kemampuan pemetaan sosial dan pikiran, adalah apa yang disebut oleh pengulas kami sebagai "produk yang paling tidak cacat dari kelompok itu." Manajemen ide adalah konsep teknis yang ambisius, sehingga pelaksanaannya dapat diprediksi berbatu-batu ketika penyedia perangkat lunak menyelesaikan masalah. Sementara itu, tanggung jawab ada pada pengguna bisnis untuk menghindari kesalahan umum dan perangkap produktivitas. Berikut adalah lima rintangan khusus yang harus dihindari.
1. Menjaga Keamanan Top-of-Mind
Sebagian besar platform manajemen ide berbasis cloud menangani keamanan dengan menggunakan protokol login konsumen yang berjalan lama dan kadang-kadang kemampuan untuk melindungi kata sandi dokumen atau file tertentu; otentikasi dua faktor adalah solid mungkin tergantung pada solusinya. Ini jauh dari keamanan tingkat perusahaan, terutama jika Anda berbicara tentang lapisan enkripsi tambahan untuk data perusahaan utama atau ide cemerlang yang bisa menjadi rahasia dagang yang berharga di tangan pesaing.
Intinya, jangan menerima keamanan default di platform manajemen ide tanpa melakukan uji tuntas. Jika Anda tidak nyaman dengan tingkat keamanan yang dimiliki perangkat lunak, ada beberapa opsi. Bekerja dengan departemen TI perusahaan Anda untuk memutuskan apakah layak dan platform manajemen ide yang Anda pilih cukup dapat disesuaikan dengan antarmuka pemrograman aplikasi (API) untuk meningkatkan keamanan bawaan dan menambahkan enkripsi dan otentikasi yang lebih dalam. Meskipun lebih sering daripada tidak baik tidak layak atau terlalu banyak kesulitan.
Alternatif yang lebih mudah dikelola adalah mengekspor dokumen dan data utama - baik itu peta pikiran yang cerdik, dokumen curah pendapat terobosan, atau data polling sosial yang berharga dengan respons karyawan yang rahasia - dan alih-alih mengenkripsi dan menyimpan file dalam solusi penyimpanan cloud. Jangan lupa untuk menghapus data dari platform manajemen ide setelah Anda mengekspor dan mencadangkannya. Solusi manajemen dokumen tingkat bisnis seperti Zoho Docs Standard atau Box (for Business) akan melakukan pekerjaan itu, atau Anda dapat menggunakan solusi penyimpanan cloud terenkripsi seperti PositiveSafe untuk langkah-langkah keamanan yang lebih paranoid seperti MicroEncryption. Simpan ide emas itu di bawah kunci.
2. Ambil Fungsi Seluler dengan Butir Garam
Ketika pengulas kami menempatkan semua produk manajemen ide melalui langkah mereka, ia mengalami hambatan ketika datang ke produktivitas seluler. Sementara sebagian besar perangkat lunak manajemen ide memiliki aplikasi Android dan iOS yang layak, tidak ada banyak kemampuan integrasi seluler dengan aplikasi lain, maupun kemampuan untuk menyinkronkan data dan bekerja offline. Aplikasi seluler manajemen ide meningkat dengan setiap pembaruan tambahan, tetapi jika Anda sedang bepergian dan menemukan ide bisnis yang perlu Anda petakan, lindung nilai taruhan Anda.
Dengan segala cara, buka aplikasi Mindomo Anda untuk memutar peta pikiran atau Bloomfire untuk mulai menyusun pertanyaan curah pendapat bagi staf Anda. Simpan saja pekerjaan Anda dalam catatan atau dokumen di aplikasi lain juga. Lalu ketika Anda mengalami masalah pemformatan, kesalahan sinkronisasi, atau gagal menyimpan di aplikasi seluler manajemen ide Anda - jauh dari kepastian tetapi risiko yang layak dipastikan - Anda tidak dibiarkan duduk di kereta bawah tanah dengan ide bagus tergelincir pergi dan tidak ada yang nyata untuk menunjukkan untuk itu.
3. Hati-hati Dengan Integrasi Aplikasi
Salah satu keterbatasan terbesar saat ini dengan perangkat lunak manajemen ide adalah kurangnya dokumentasi yang jelas atau bahkan lebih baik, integrasi yang dibangun sebelumnya dengan perangkat lunak perusahaan populer lainnya di mana ide-ide yang dibentuk dalam platform akan berakar dan berubah menjadi proyek dan inisiatif aktual. Bloomfire terintegrasi dengan Salesforce.com Sales Cloud Professional Edition untuk manajemen hubungan pelanggan (CRM), tetapi sebagian besar platform sosial-pertama tidak mengintegrasikan CRM asli atau platform manajemen sumber daya manusia (SDM), atau bahkan dengan Wiki perusahaan internal di mana banyak dari data polling pasti akan berakhir.
Hal yang sama berlaku untuk platform yang berfokus pada peta pikiran, di mana berintegrasi dengan alat visualisasi data untuk representasi konseptual yang lebih menarik akan berguna untuk melihat ide-ide yang dipetakan dengan cara yang berbeda. Meskipun demikian, bahkan untuk pembuat kode yang cakap, mencoba membangun integrasi sendiri tanpa kit pengembangan perangkat lunak sumber terbuka (SDK) dan instruksi atau dokumentasi yang jelas untuk mengintegrasikan platform lain tidak disarankan. Pilihan terbaik Anda adalah, sekali lagi, ekspor data manual dan impor dari platform manajemen ide Anda ke aplikasi bisnis yang relevan yang Anda butuhkan. Lacak alur kerja manual - data apa yang perlu diekspor dan diimpor dan siapa yang bertanggung jawab - dalam alat seperti Asana untuk menjaga semuanya tetap lurus.
4. Jangan Mencoba Memperbaiki Manajemen Proyek
Manajemen ide dan peta pikiran dapat menjadi cara yang bagus untuk mengumumkan manajemen proyek Anda dengan mendelegasikan tugas dan mengatur pikiran melalui visual interaktif dan singkatan dari simbol-simbol yang bermanfaat. Bahayanya bukan dalam menggunakan manajemen ide untuk melaksanakan manajemen proyek dengan lebih baik, tetapi dalam menggunakan platform manajemen proyek untuk sesuatu yang tidak dilakukan. Jika departemen TI sudah berinvestasi dalam manajemen proyek atau sistem kolaborasi, jalur hemat biaya adalah untuk menyisipkan teknologi itu ke dalam manajemen ide juga.
Dalam hal ini, Anda akan berakhir dengan tambalan yang membingungkan dari proyek multi-guna, ruang obrolan, atau saluran yang menghasilkan suara yang tidak dapat dipahami dalam bentuk komentar di atas komentar tanpa organisasi konseptual. Bisnis akan berakhir dengan kotak masuk email lain di mana ide kelebihan tanpa struktur berakhir dengan terlalu banyak terkubur di bawah tumpukan. Perangkat lunak manajemen ide tidak terlalu matang secara keseluruhan dari perspektif fitur sebagai manajemen proyek atau alat kolaborasi, tetapi melakukan apa yang dirancang untuk dilakukan - memberikan jalan perlawanan paling tidak untuk mendapatkan ide turun dan menyempurnakannya, dan mengelola tumpang tindih memikirkan gelembung setiap pengguna yang berkontribusi padanya.
5. Gagasan Tidak Cukup, Lakukan Sesuatu Dengan Itu
Pada tingkat estetika, manajemen ide menarik karena terlihat keren. Platform seperti Mindomo dan Bloomfire masing-masing menarik secara visual dan memberikan ide dalam peta pikiran yang dirancang secara cerdas dan grafik respons sosial interaktif yang berwarna. Bahaya dengan platform semacam ini adalah melihat visualisasi mereka yang ramping dan berpikir pekerjaan telah selesai.
Peta pikiran dan hasil-hasil jajak pendapat itu tidak ada artinya jika wawasan itu tidak diambil dan ditransformasikan untuk tujuan bisnis yang lebih tinggi. Dari lima platform yang kami ulas, hanya Bloomfire yang memiliki analitik internal, tetapi semua kecuali Front & Main Honey terintegrasi secara langsung dengan Microsoft Office 365. Jadi, apakah Anda mengekspor data ke CRM, manajemen proyek, atau aplikasi intelijen bisnis, atau mengirimnya langsung ke Office 365 untuk membangun strategi seputar ide, selesaikan pekerjaan. Pengumpulan ide adalah bagian penting dari inovasi secara organik setiap dan semua aspek bisnis Anda, tetapi itu hanya bagian pertama.
