Terorganisir: cara mengambil data penting dengan pemindaian dan aplikasi OCR

Aplikasi pemindaian dengan pengenalan karakter optis (OCR) sangat diperlukan untuk mengatur. Aplikasi pemindaian terbaik membantu Anda menangkap semua jenis informasi seperti slide presentasi dari rapat, catatan papan tulis, kartu nama, belum lagi dokumen penting. Mereka berguna untuk keperluan lain, juga, mulai dari mendigitalkan resep kertas hingga menyimpan jaminan.

Beberapa tahun yang lalu, saya harus mendapatkan paspor baru dan pada hari yang sama, mengantarnya untuk visa. Tepat setelah saya mengambil paspor, saya berpikir, "Saya mungkin harus memiliki salinan ini sebelum menyerahkannya." Saya mengeluarkan ponsel saya dan memindai. Benar saja, visa memerlukan waktu lebih dari dua minggu, dan sementara itu, saya membutuhkan detail paspor saya untuk banyak dokumen. Untung saya punya salinan terbaca!

Bagaimana Cara Memindai Aplikasi Bekerja?

Saat Anda menggunakan aplikasi pemindaian seluler, itu tidak jauh berbeda dari mengambil gambar. Dalam pengaturan yang ideal, Anda memutar dokumen Anda dengan latar belakang yang kontras dan mengarahkan kamera ponsel Anda ke sana.

Kemudian, aplikasi pemindaian memandu Anda melalui proses. Biasanya memberitahu Anda untuk meluruskan tepi dokumen dengan tanda pangkas pada layar ponsel. Pegang mantap semampu Anda, tetapi jangan khawatir. Aplikasi menyesuaikan sedikit gerakan. Pemindaian berlangsung satu atau dua detik. Setelah selesai, Anda biasanya melihat pratinjau dokumen Anda. Aplikasi biasanya menanyakan apakah Anda ingin menambahkan lebih banyak halaman atau memulai pemindaian baru.

Mungkin Anda berpikir bahwa Anda dapat melewatkan aplikasi pemindaian sekaligus dan mengambil foto dari semua kertas yang ingin Anda simpan secara digital. Anda bisa, tetapi ada dua kelemahan. Pertama, gambar tidak akan sejelas pemindaian, jadi Anda berisiko tidak memiliki teks yang dapat dibaca. Kedua, Anda tidak dapat mencari teks, yang bisa membuatnya sangat sulit untuk menemukan apa yang Anda butuhkan nanti.

Apa yang Harus Anda Pindai dengan Aplikasi Pemindaian?

Mari kita lihat contoh bagaimana Anda dapat menggunakan aplikasi pemindaian agar tetap teratur. Setelah itu, saya akan menjelaskan fitur mana yang harus Anda cari di aplikasi pemindaian terbaik dan beri nama beberapa aplikasi yang memilikinya.

Kartu nama

Lain kali seseorang memberi Anda kartu bisnis, gunakan aplikasi pemindaian untuk mengambil informasi kontak orang itu, dan kemudian kembalikan kartu itu. Anda akan menunjukkan betapa mudahnya menjadi tanpa kertas sambil juga mengumpulkan detailnya dalam format digital sehingga Anda tidak perlu mengetik apa pun nanti. Beberapa aplikasi pemindaian dapat mendeteksi kartu bisnis dan membuat entri baru di aplikasi kontak Anda. Orang lain mencari LinkedIn untuk menyarankan menghubungkan di sana.

Papan tulis dan Bahan Presentasi

Dalam pertemuan, kebanyakan dari kita ingin memberi perhatian penuh kepada setiap pembicara. Itu sulit dilakukan jika kita menyipitkan mata saat presentasi atau papan tulis, berharap tidak melewatkan detail yang penting. Solusi yang bagus adalah dengan cepat memindai slide atau bahan lain karena mereka tahu Anda dapat memeriksanya lebih detail nanti.

Dokumen untuk Email atau Cadangkan

Meskipun banyak orang dan organisasi senang mengirimkan dokumen digital kepada Anda, masih ada banyak contoh ketika kami menemukan kertas. Katakanlah bank Anda memberi Anda dokumen kertas penting untuk ditandatangani, tetapi Anda ingin pengacara Anda memeriksanya terlebih dahulu. Itu saat yang tepat untuk menggunakan aplikasi pemindaian Anda. Pindai beberapa halaman sehingga Anda dapat mengirim email ke mereka stat. Beberapa aplikasi pemindaian menyertakan alat yang juga memungkinkan Anda untuk menandatanganinya secara digital.

Makalah penting lainnya yang mungkin ingin Anda pindai dan cadangkan adalah catatan imunisasi, dokumen pajak, dan sertifikat hukum (kelahiran, pernikahan, imigrasi, dll.).

Yang Harus Diperhatikan di Aplikasi Pemindaian

Aplikasi pemindaian terbaik menangkap dokumen Anda dengan jelas, membuat teks dapat dicari, dan membantu Anda menyimpan file yang sudah selesai di tempat yang tepat. Inilah yang harus dicari:

Deteksi Tepi Otomatis

Aplikasi pemindaian dan OCR yang hebat secara otomatis menemukan tepi dokumen Anda secara otomatis. Saat Anda mengarahkan kamera ke kertas, tanda pangkas yang Anda lihat di layar harus mencari sendiri tepi dokumen dan menyesuaikan dengan dimensi yang berbeda. Jadi, apakah Anda sedang memindai selembar kertas A4 atau kartu nama, aplikasi akan menghitungnya secara otomatis.

Simpan dan Ekspor Opsi

Aplikasi pemindaian terbaik memberi Anda opsi tempat Anda dapat menyimpan atau mengekspor teks yang baru dipindai, seperti Google Drive, Dropbox, atau layanan penyimpanan lain. Anda tidak ingin aplikasi yang memaksa Anda menyimpan dokumen di tempat baru.

OCR

Saya menyebutkan OCR di bagian atas artikel ini. Ketika Anda memiliki OCR, setiap kata yang Anda pindai menjadi teks. Anda juga dapat menyalin dan menempelkan teks atau mengeditnya. Katakanlah Anda memindai resep dan melihat bahwa itu salah ketik. Dengan aplikasi pemindaian dan OCR yang sangat bagus, Anda seharusnya dapat memperbaiki kesalahan ketik. Beberapa aplikasi dapat mengkonversi teks akhir Anda ke format pengolah kata yang sudah dikenal, seperti.docx. Orang lain membiarkan Anda mengubah teks di aplikasi tanpa harus membuka dokumen di pengolah kata terlebih dahulu.

OCR juga memungkinkan Anda untuk mencari teks dokumen. Ini berarti jika Anda ingin menemukan catatan imunisasi Anda, Anda dapat mencoba mencari nama dokter Anda untuk menemukan file tersebut. Anda tidak perlu mengingat nama file itu. Jika Anda menggunakan banyak pencarian untuk menemukan file, maka Anda pasti membutuhkan OCR.

Fungsi Pencarian

Mungkin Anda tidak super terorganisir dalam hal mengekspor dan menyimpan file Anda ke lokasi lain. Dalam hal ini, Anda ingin dapat mencari konten aplikasi pemindaian untuk apa pun yang pernah Anda pindai dan sekarang butuhkan. Aplikasi pemindaian yang bagus akan memiliki fungsi pencarian sendiri.

Dukungan Multipage

Aplikasi pemindaian yang sangat bagus dapat memindai banyak halaman secara berurutan. Mereka kemudian harus menyusun semua halaman menjadi satu PDF dengan mudah. Aplikasi pemindaian paling mutakhir juga memperbaiki distorsi halaman, seperti ketika Anda memindai halaman dari sebuah buku dan tidak bisa membuatnya datar.

Harga

Banyak aplikasi pemindaian dan OCR terbaik memiliki tingkat layanan gratis dan tingkat pembayaran premium. OCR terkadang dianggap sebagai fitur premium. Harga aplikasi pemindaian dan OCR sedikit gila. Untuk sementara, Anda bisa membayar antara $ 4 dan $ 7 untuk aplikasi yang layak. Sekarang, biaya satu kali sepuluh kali lebih tinggi. Sementara tarif berlangganan lebih masuk akal, beberapa orang hanya perlu aplikasi pemindaian beberapa kali setahun.

Aplikasi Pemindaian Terbaik

Sekarang setelah Anda memahami apa yang dapat dilakukan aplikasi pemindaian dan mengapa Anda menginginkannya, berikut adalah beberapa yang terbaik yang dapat Anda temukan. Saya telah fokus pada aplikasi yang menawarkan pemindaian dan OCR dan membuat teks Anda dapat diedit. Ada banyak aplikasi yang hanya melakukan pemindaian. Evernote Dapat dipindai dan aplikasi Dropbox seluler adalah dua contoh. Tetapi mereka tidak memberi Anda teks akhir yang dapat Anda salin dan tempel atau edit. Aplikasi ini melakukannya.

Apa pun aplikasi yang Anda pilih, Anda akan menemukan bahwa memiliki aplikasi pemindaian yang Anda percayai membantu Anda mendigitalkan dokumen Anda dan tetap teratur.

ABBYY FineScanner

Gratis; Pro untuk $ 4, 99 per bulan, $ 19, 99 per tahun, atau $ 59, 99 biaya satu kali

ABBYY FineScanner mungkin adalah pemindai dan aplikasi OCR terbaik dan paling mampu untuk perangkat seluler. Ini mengekspor file ke berbagai format, memungkinkan Anda menyimpan file ke sebagian besar layanan penyimpanan utama, dan bahkan menjalankan OCR pada lebih dari 40 bahasa. Anda memerlukan akun Premium untuk mendapatkan OCR, yang biayanya $ 4, 99 per bulan, $ 19, 99 per tahun, atau $ 59, 99 untuk biaya satu kali.

Tersedia di Android, iOS

Lensa Microsoft Office

Gratis

Microsoft Office Lens adalah salah satu dari sedikit aplikasi pemindaian yang sepenuhnya gratis. Ini sedikit lebih lambat dan clunkier daripada aplikasi lain dengan deteksi tepi dan memotong, tetapi menyelesaikan pekerjaan. Aplikasi ini memiliki mode khusus untuk memindai kartu nama dan papan tulis. Untuk mengedit teks yang Anda pindai, Anda harus mengekspor teks melalui Microsoft OneDrive dan kemudian membukanya Word.

Tersedia di Android, iOS, Windows

Scanbot 9

Gratis; Pro untuk $ 4, 49 tahun pertama lalu $ 22, 49 per tahun; atau $ 69, 99 satu kali di iOS

Scanbot adalah aplikasi pemindaian dan OCR yang sangat baik. Yang mengatakan, perusahaan baru-baru ini mengubah model penetapan harganya dari biaya satu kali biaya rendah menjadi langganan tahunan atau biaya satu kali lebih mahal ($ 69, 99). Selain itu, harga sangat sulit dilacak. Bagaimanapun, versi Pro dari Scanbot layak dipertimbangkan jika Anda memerlukan aplikasi pemindaian yang cepat dan akurat untuk hampir semua jenis dokumen. Ini memiliki koreksi warna dan alat optimisasi yang baik, ditambah fitur pemindaian lainnya, seperti pembaca kode QR dan pemindai barcode. Anda juga dapat menggunakannya untuk menandatangani dokumen menggunakan tidak lebih dari jari dan ponsel atau tablet Anda.

Tersedia di Android dan iOS