Cara mengumpulkan data kesehatan dan kesejahteraan tanpa membuat takut karyawan Anda

Sekarang departemen sumber daya manusia (SDM) memiliki kemampuan menghitung angka untuk membuat keputusan manajemen orang yang lebih baik, itu menimbulkan pertanyaan tentang privasi karyawan. Itu jelas dari laporan baru-baru ini yang merinci bagaimana perusahaan, dan analitik perawatan kesehatan firma dan perusahaan asuransi tempat mereka bekerja menggunakan - atau menyalahgunakan, tergantung pada siapa yang berbicara - data kesehatan dan kesejahteraan karyawan.

Sementara beberapa perangkat lunak manajemen SDM menyediakan data kesehatan berdasarkan administrasi manfaat, semakin banyak perusahaan yang mempekerjakan perusahaan analitik pihak ketiga untuk menambang data yang dikumpulkan dari klaim asuransi kesehatan, rencana kesehatan yang disponsori majikan, dan sumber-sumber lain. Mereka menggunakan informasi untuk mengidentifikasi segmen tenaga kerja mereka yang mungkin mendapat manfaat dari informasi tentang kesehatan atau kondisi medis tertentu.

Kedengarannya tidak berbahaya. Tetapi konsultasi analitik Castlight Health dapat memberi tahu karyawan mana yang mungkin berisiko terkena diabetes, siapa yang hamil, atau bahkan siapa yang mungkin memerlukan operasi kembali, seorang manajer perusahaan baru-baru ini mengatakan kepada Fortune . Data perusahaan memicu bel alarm dengan grup privasi. Organisasi mengklaim pengusaha - terutama di bisnis yang lebih kecil - dapat membuat perkiraan berpendidikan tentang data karyawan yang dimasukkan dalam hasil agregat. Berbekal informasi semacam itu, mereka berpendapat, majikan yang kurang etis dapat memecat karyawan yang sedang hamil atau yang menggunakan perawatan kesehatan yang berat dapat menaikkan biaya manfaat keseluruhan.

Undang-undang Federal, yaitu Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Informasi Kesehatan tahun 1996 (HIPAA), melarang bisnis berbagi informasi perawatan kesehatan rahasia individu. Perusahaan analitik perawatan kesehatan berpendapat mereka tidak melanggar peraturan HIPAA karena mereka hanya membagikan data kesehatan dan kesejahteraan karyawan dalam bentuk agregat, sehingga tidak ada yang dapat dilacak kembali ke satu orang. Tetapi, bahkan jika perusahaan tidak menggunakan perusahaan analitik luar, departemen SDM harus menganggap ini sebagai peringatan untuk memeriksa kembali praktik pengumpulan, penggunaan, dan menjaga data kesehatan dan kebugaran karyawan.

"Kami tidak dapat meremehkan sensitivitas seputar informasi kesehatan - terutama di bidang-bidang seperti kehamilan di mana wanita sudah sangat sadar akan potensi bias dan diskriminasi dari majikan mereka, " tulis Jennifer Benz, CEO konsultasi komunikasi tunjangan karyawan Benz Communications.

Untuk Mendapatkan Kepercayaan, Jadilah Transparan

Ada cara benar dan salah untuk mengumpulkan data kesehatan dan kesejahteraan, menurut eksekutif SDM, konsultan, dan pakar hukum ketenagakerjaan. Untuk mendapatkan kepercayaan karyawan, bersikaplah sepenuhnya transparan tentang apa yang Anda lakukan dan mengapa. Ketika Bob Merberg, Manajer Program Kesehatan Karyawan di Paychex, meluncurkan program kesehatan yang ditingkatkan dengan skrining biometrik dan penilaian risiko kesehatan, 12.000 karyawan penyedia layanan penggajian bersikap skeptis. Untuk mengatasi itu, Paychex lebih dulu tentang bagaimana penilaian dan data lainnya akan digunakan - dan tidak menyembunyikan detail dalam perjanjian layanan atau keringanan.

Paychex menggunakan pihak ketiga untuk mengumpulkan data kesehatan karyawan, dan "kami mengarahkan mereka untuk menganggapnya suci, " kata Merberg. "Kami benar-benar berusaha mengumpulkannya dan mengirimkannya sesedikit mungkin."

Saat ini, Paychex tidak menghadapi perlawanan dari karyawan terkait privasi, kata Merberg. "Kami telah membuktikan apa yang kami coba lakukan adalah menghormati privasi. Tapi kuncinya adalah pola transparansi dari waktu ke waktu."

Izinkan Karyawan untuk Memilih

Saat Anda membuat program kesehatan, keikutsertaan karyawan sangat penting. Program atau rencana yang secara default memilih keluar - di mana karyawan didaftarkan secara otomatis kecuali jika mereka secara eksplisit meminta untuk dihapus - tidak bagus untuk semangat kerja atau untuk mendapatkan komitmen karyawan penuh terhadap program.

Karena begitu banyak data hari ini disimpan di cloud dan informasi pribadi senantiasa berisiko, karyawan harus memiliki pilihan untuk ikut serta. Ini untuk memastikan mereka memahami maksud program, tetapi juga harus jelas tentang apa yang dimaksud dengan berpartisipasi dalam program, menurut Mark Stelzner, Pendiri dan Kepala Pelaksana di perusahaan konsultan Inflexion Advisors HR (IA HR), yang membantu perusahaan dengan implementasi teknologi SDM.

Setelah Anda memberi tahu karyawan data apa yang Anda kumpulkan, jangan menyimpang dari itu. Mungkin tergoda untuk mengumpulkan informasi baru atau menggunakan data yang Anda kumpulkan dengan cara yang berbeda. Namun, mengubah parameter berarti karyawan tidak sepenuhnya mendapat informasi, dan itu dapat membuka Anda terhadap invasi klaim privasi menurut Karla Grossenbacher, Mitra di kantor Washington, DC Seyfarth Shaw LLP, yang berkonsentrasi pada hukum ketenagakerjaan dan ketenagakerjaan. Dia adalah Ketua praktik ketenagakerjaan dan ketenagakerjaan mereka di Washington, DC.

"Ketika Anda mulai menggunakannya untuk tujuan lain, orang bisa mengatakan mereka tidak menyetujuinya, dan menangis busuk, " kata Grossenbacher. "Sangat penting untuk membuat karyawan merasa nyaman."

Privasi data karyawan adalah salah satu masalah besar seputar sistem manajemen SDM inti, menurut perusahaan riset teknologi SDM Sierra-Cedar. Ini hanya akan menjadi lebih besar karena tim SDM mendapatkan pengalaman menggunakan analitik prediktif dalam lebih banyak aspek manajemen orang, termasuk membuat tebakan yang berpendidikan tentang perilaku masa depan karyawan.

Sebagai pemberi kerja, penting untuk memastikan Anda selalu memberi tahu karyawan tentang apa yang Anda kumpulkan, bagaimana Anda menggunakannya, dan opsi apa yang harus mereka pilih jika mereka mau.