Bagaimana e-commerce dapat mematuhi undang-undang pajak penjualan online baru

Jika lingkup TI Anda mencakup operasi e-commerce, siapkan beberapa komplikasi. Bisnis online sekarang harus mematuhi aturan pajak penjualan negara bagian untuk 45 negara bagian AS dan wilayah yang mengumpulkannya, karena keputusan Mahkamah Agung AS di South Dakota v. Wayfair Inc. pada 21 Juni 2018. Banyak yang telah ditulis tentang keadaan buruk ini dari bisnis online ini, dengan sebagian besar cerita yang membahas bagaimana mereka sekarang harus melakukan lebih banyak dokumen, menangani beban administrasi tambahan, dan mengelola pengumpulan pajak untuk setiap transaksi yang berkaitan dengan negara-negara tersebut. Tapi tidak ada yang benar.

Sayangnya, kebenaran yang sebenarnya jauh lebih buruk. Pertama, masing-masing dari 45 negara bagian dan teritori AS ini mengenakan tarif pajak penjualan yang berbeda, tidak hanya dari satu sama lain tetapi juga tergantung pada produk apa yang sedang dijual. Kedua, beberapa negara bagian AS juga membebankan pajak penjualan untuk layanan, jadi bukan hanya e-tailers yang terpengaruh. Selain itu, setiap negara bagian AS memiliki pengecualian pajak berdasarkan jenis produk, jenis pembeli, atau di mana dalam siklus penjualan, transaksi terjadi.

Dan itu bahkan bukan yang terburuk. Menurut salah satu perkiraan yang saya baca, sebenarnya ada lebih dari 10.000 yurisdiksi perpajakan unik di AS, yang masing-masing dapat memengaruhi tarif pajak penjualan dan operasi penagihan dari aktivitas e-commerce. Kecuali Kongres AS memutuskan untuk membuat undang-undang yang entah bagaimana akan menyederhanakan semua ini, bisnis Anda harus menemukan cara untuk menangani kepatuhan, termasuk membebankan pajak penjualan yang benar, mempertahankan pengecualian di tempat yang sesuai, mengajukan pengembalian pajak usaha yang tepat, dan, dari Tentu saja, membayar jumlah pajak yang benar untuk setiap negara bagian dan lokalitas.

Menyarankan bahwa ini adalah tugas yang menakutkan akan meremehkan. Untuk organisasi besar yang menggunakan perangkat lunak akuntansi tingkat perusahaan yang dioperasikan oleh departemen akuntansi yang cukup besar dan berpengalaman, pengacara pajak, dan analis, itu mungkin. Itu sebabnya pakaian ukuran Amazon.com dan Walmart mampu membayar pajak penjualan di setiap yurisdiksi di mana itu diperlukan dan telah melakukannya selama bertahun-tahun.

Tapi itu menyisakan sebagian besar bisnis web saat ini, yang sebagian besar pas dengan kerangka bisnis kecil hingga menengah (SMB). Ini adalah ribuan perusahaan yang hanya menjual barang atau jasa di internet sebagai bagian dari bisnis sehari-hari. Bagi mereka, menangani kepatuhan pajak penjualan setelah putusan Mahkamah Agung AS hampir tidak mungkin.

Menemukan Bantuan Kepatuhan

Untungnya, ada bantuan yang bisa didapat. Jika Anda menjual melalui Amazon, maka raksasa ritel itu akan memberi tahu Anda berapa pajak penjualan yang dibebankan pada setiap transaksi. Tetapi kecuali jika Anda berada di Pennsylvania atau negara bagian Washington, Anda masih harus mengajukan pengembalian pajak dan melakukan pembayaran sendiri. Hanya di negara-negara tersebut Amazon diizinkan untuk menangani pajak atas transaksi.

Tetapi jika Anda tidak menjual melalui Amazon, masih ada bantuan dalam bentuk perusahaan yang berspesialisasi dalam membantu penjual dengan kebutuhan kepatuhan mereka. Dua di antaranya, Avalara dan Sovos, menangani berbagai kebutuhan kepatuhan, termasuk perhitungan pajak penjualan per transaksi. Keduanya adalah penyedia aplikasi berbasis cloud yang memungkinkan Anda memenuhi persyaratan pajak penjualan tanpa mengubah tugas itu menjadi tugas utama bisnis Anda.

"Kami memiliki katalog konektor untuk ratusan sistem akuntansi, " kata Mark Janzen, Wakil Presiden Teknik di Avalara. Dia mengatakan bahwa konektor tersebut berfungsi sebagai plug-in untuk sistem akuntansi, e-commerce, dan perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), dan dapat dikonfigurasi untuk menangani semua fase proses pajak penjualan secara otomatis.

"Setiap kali Anda menyentuh faktur, itu masuk ke Avalara dan itu menambah pajak, " Janzen menjelaskan. "Pada akhir bulan, kamu pergi melihat apa yang telah dilakukan, dan minta Avalara mengajukan pajak untukmu."

Menghitung Pajak Penjualan

Janzen mengatakan bahwa proses pengaturannya relatif mudah. Beberapa paket e-commerce, dan terutama solusi penagihan dan penagihan khusus, sudah termasuk konektor untuk menghubungkan ke antarmuka pemrograman aplikasi (API) Avalara, dan beberapa di antaranya telah sepenuhnya terintegrasi. Janzen mengatakan bahwa melakukannya sendiri tidak terlalu rumit, dan bahwa pengecer akan membantu pemasangan, meskipun cukup mudah bahwa sebagian besar departemen TI harus mampu mengatasinya sendiri.

Setelah sebuah perusahaan mengakuisisi AvaTax (yang merupakan produk Avalara), ia perlu memberikan input mengenai jenis produk atau layanan yang dijualnya dan tempat-tempat di mana ia melakukan bisnis. Informasi yang diberikan kepada Avalara perlu mencakup perincian tentang penjualan yang dikecualikan (artinya, barang-barang yang dibebaskan dari pajak penjualan, seperti barang-barang yang dijual untuk dijual kembali). Setelah selesai, Avalara memiliki informasi yang diperlukan untuk menghitung pajak penjualan.

"Ini tidak sesederhana memberi nilai pada faktur, " kata Janzen. Bahkan, Janzen mengatakan bahwa, karena kekhasan undang-undang pajak penjualan negara bagian dan lokal, setiap item baris pada faktur mungkin memiliki tarif pajak yang berbeda. Dia mengatakan bahwa mencari tahu apa yurisdiksi perpajakan pembeli adalah kompleks karena lokasi tergantung pada kode ZIP dapat melintasi batas yurisdiksi.

"Kami fokus pada akurasi atap, " kata Janzen, menambahkan bahwa Alavara menentukan lintang dan bujur yang tepat dari setiap alamat untuk memastikan pajak apa yang harus diterapkan. "Ada lebih dari 12.000 yurisdiksi, " kata Janzen.

Mengurangi Biaya Kepatuhan Anda

Janzen mengatakan bahwa perangkat lunak pajak dan akuntansi untuk UKM dapat menyertakan perangkat lunak Alavara bawaan. Dia menunjuk ke paket-paket seperti BigCommerce dan Shopify yang akan membantu Anda dengan pajak penjualan. Namun, BigCommerce termasuk perangkat lunak pajak penjualan Avalara. Dengan Shopify, Anda harus mengajukan dan membayar pajak Anda sendiri.

Tidak peduli bagaimana Anda melihatnya, keputusan Mahkamah Agung AS akan membebani Anda. Meskipun Anda dapat meneruskan biaya pajak kepada pelanggan Anda (yang sudah terbiasa membayar pajak penjualan), beban admin masuk ke bottom line Anda. Menambahkan beberapa jenis perangkat lunak pajak penjualan setidaknya akan mengurangi biaya kepatuhan Anda.