Cara melindungi dokumen kata microsoft Anda

Anda telah menulis dokumen penting atau sensitif dalam Microsoft Word. Dan Anda ingin merahasiakannya atau setidaknya aman. Mungkin Anda ingin memastikan bahwa hanya Anda dan orang-orang tertentu yang dapat membaca atau mengeditnya. Mungkin Anda ingin membatasi jenis modifikasi yang dapat dilakukan seseorang pada dokumen. Mungkin Anda ingin memastikan pembaca dokumen bahwa ini adalah versi final. Anda bisa melakukan semua itu dan lebih banyak lagi jika Anda tahu alat mana yang digunakan di Word dan cara menggunakannya.

Versi Microsoft 365 Office 365 terbaru menyajikan beberapa opsi untuk mengamankan dokumen Anda. Anda dapat mengatur dokumen untuk dibuka dalam mode read-only untuk mencegah pengeditan yang tidak disengaja. Anda dapat mengenkripsi dokumen Anda sehingga tidak ada yang dapat mengaksesnya tanpa kata sandi yang tepat. Anda dapat membatasi konten yang dapat diedit dalam dokumen dan cara pengeditannya. Anda dapat menambahkan tanda tangan digital untuk memastikan tidak ada yang bisa mengutak-atik dokumen. Dan Anda dapat menandai dokumen sebagai final sehingga orang tahu itu belum berubah sejak Anda menyimpannya terakhir kali.

Untuk trik ini, saya menggunakan Word 365 versi Office terbaru. Opsi yang saya bahas di sini pada dasarnya bekerja sama di Word 2016, 2013, dan 2010. Namun, kemampuan untuk menandai dokumen sebagai final dan membuatnya hanya-baca adalah dua opsi terpisah di Word 365 dan satu opsi gabungan tunggal di versi lain Firman.

Lindungi Dokumen

Untuk memulai, buka dokumen di Microsoft Word yang ingin Anda lindungi. Klik pada menu File dan kemudian klik tombol untuk Melindungi Dokumen. Dari menu Protect Document, pilih opsi pertama untuk Selalu Buka Hanya-Baca .



Baca Saja

Simpan dokumen dan kemudian buka kembali. Word menampilkan pesan yang penulis ingin Anda buka sebagai hanya-baca, kecuali jika Anda perlu membuat perubahan. Klik Ya untuk membuka dokumen dalam mode hanya baca. Tentu saja, siapa pun dapat mengatakan tidak dan membuka dokumen dalam mode edit. Tujuannya adalah untuk mempermudah orang membuka dokumen sebagai hanya-baca untuk mengurangi kemungkinan melakukan perubahan yang tidak diinginkan.



Enkripsi dengan Kata Sandi

Untuk menonaktifkan opsi baca-saja, buka dokumen dalam mode edit. Klik pada menu File dan pilih Protect Document. Dari menu Protect Document, pilih opsi untuk Selalu Buka Hanya-Baca . Tetap di layar yang sama dan klik lagi pada tombol Protect Document. Kali ini, pilih opsi untuk Enkripsi dengan Kata Sandi .



Buat sebuah kata sandi

Di jendela Dokumen Enkripsi, buat kata sandi dan klik OK. Pastikan untuk menggunakan kata sandi yang rumit namun mudah diingat. Jika Anda lupa kata sandi, Microsoft tidak menawarkan cara untuk mengambil atau meresetnya, yang berarti Anda tidak akan dapat mengakses dokumen. Ketikkan kembali kata sandi untuk mengonfirmasi. Klik OK.

Simpan kembali dan tutup dokumen. Buka kembali. Ketikkan kata sandi untuk mengakses dokumen. Klik OK.



Hapus Kata Sandi

Untuk menghapus kata sandi, klik menu File dan pilih Protect Document. Klik opsi untuk Enkripsi dengan Kata Sandi . Di jendela Dokumen Enkripsi, hapus titik-titik yang mengaburkan kata sandi Anda. Klik OK. Simpan kembali dan tutup dokumen. Lain kali Anda membukanya, Anda tidak akan diminta kata sandi.



Batasi Pengeditan

Klik pada menu File dan kembali ke tombol Protect Document. Pilih opsi untuk Membatasi Pengeditan .

Dokumen Anda kemudian menampilkan panel Pembatasan Pengeditan di sebelah kanan untuk pemformatan dan pengeditan pembatasan. Di sini, Anda dapat memberi orang izin untuk membaca dokumen Anda, serta memilih apa yang dapat mereka edit dan caranya.



Batasan Pemformatan

Centang kotak untuk membatasi pemformatan ke pilihan gaya untuk mencegah orang mengubah pemformatan dokumen Anda melalui fitur gaya Word. Klik tautan untuk Pengaturan. Di jendela pop-up Pembatasan Pemformatan, semua gaya diizinkan secara default. Anda dapat membiarkannya apa adanya, mengubahnya ke Rekomendasi Minimum, atau mengubahnya ke Tidak Ada. Jika Anda tidak yakin pengaturan mana yang dipilih, pilih yang untuk Recommended Minimum.

Anda juga dapat memeriksa salah satu dari tiga opsi di bawah Format untuk memungkinkan AutoFormat untuk mengesampingkan pembatasan, memblokir kemampuan untuk beralih tema, atau memblokir kemampuan untuk beralih QuickStyle Sets. Jika Anda tidak yakin, biarkan tiga pengaturan ini tidak dicentang. Klik OK untuk menutup jendela Pembatasan Pemformatan.



Mengedit Batasan

Di bawah Pengeditan Pembatasan, centang kotak untuk Hanya mengizinkan jenis pengeditan ini dalam dokumen. Klik pada menu drop-down di bawahnya. Sekarang Anda dapat memilih di antara empat opsi: Perubahan yang dilacak akan mengaktifkan Track Changes untuk setiap pembaca dokumen Anda dan membatasi semua jenis pengeditan lainnya; Komentar memungkinkan pembaca untuk memasukkan komentar dalam dokumen Anda tetapi tidak membuat modifikasi lain; Mengisi formulir memungkinkan pembaca mengisi formulir yang Anda buat tetapi tidak mengubah formulir itu; dan Tidak ada perubahan (Hanya baca) menempatkan dokumen Anda dalam mode hanya baca sehingga tidak ada perubahan yang dapat dilakukan. Pilih opsi yang Anda inginkan.



Pengecualian

Jika Anda memeriksa opsi untuk Komentar atau Tidak ada perubahan (Hanya baca), Anda dapat membuat pengecualian bagi siapa saja untuk dapat mengedit bagian tertentu dari dokumen Anda. Di bagian Pengecualian, centang kotak untuk Semua Orang dan pilih bagian mana pun dari dokumen yang Anda ingin dapat diedit siapa pun.



Terapkan Perlindungan

Terakhir, klik opsi untuk Ya, Mulai Menegakkan Perlindungan . Ketik kemudian ketik ulang kata sandi dan klik OK. Simpan kembali dan tutup dokumen. Buka kembali. Kontrol pengeditan pada Ribbon sekarang berwarna abu-abu. Klik di bagian mana saja dari dokumen yang Anda izinkan untuk diedit, dan kontrol menjadi dapat diakses.



Matikan Perlindungan

Untuk mematikan perlindungan, klik pada tab Tinjau dan klik pada ikon untuk Editing Terbatas. Klik pada tombol Stop Protection di bagian bawah panel Editing Restrict. Ketikkan kata sandi dan klik OK. Kemudian hapus centang opsi untuk Pembatasan format dan Pengeditan yang muncul di kanan atas.



Tambahkan Tanda Tangan Digital

Klik pada menu File dan kembali ke tombol Protect Document. Pilih opsi untuk Tambah Tandatangan Digital . Ini memberi tahu orang-orang yang membaca dokumen Anda bahwa Anda dan tidak ada orang lain yang menandatanganinya, menunjukkan bahwa Anda adalah orang terakhir yang merevisi dan menyimpannya.



Sertifikat Penandatanganan

Untuk membuat tanda tangan digital, Anda akan memerlukan sertifikat penandatanganan. Pertama kali Anda melakukan ini, Word menampilkan pesan: "Untuk menandatangani dokumen Microsoft Office Anda memerlukan tanda tangan digital, apakah Anda ingin mendapatkannya dari mitra Microsoft sekarang?" Klik Ya. Halaman dukungan Microsoft muncul untuk membantu Anda menemukan ID digital. Coba tautan untuk berbagai penyedia untuk mendapatkan ID digital. Kemudian, klik tautan di halaman web untuk Menambah atau menghapus tanda tangan digital dalam file Office. Gulir ke bawah halaman untuk mempelajari cara menambahkan tanda tangan digital.

Setelah Anda memiliki ID digital, kembali ke tombol Protect Document dan klik lagi pada opsi untuk Tambah Tanda Tangan Digital . Di jendela Masuk, isi bidang yang diperlukan dan klik tombol Tanda. Anda mungkin diminta untuk mengkonfirmasi tanda tangan digital. Klik OK.

Dokumen Anda sekarang ditandatangani secara digital dan dibuat hanya-baca. Word menjelaskan bahwa dokumen telah ditandatangani dan ditandai sebagai final dan jika ada orang yang merusaknya, tanda tangan menjadi tidak valid. Siapa pun yang membuka dokumen akan melihat pemberitahuan tanda tangan digital Anda.



Tandai sebagai Final

Terakhir, jika Anda tidak bisa atau tidak ingin menggunakan tanda tangan digital, Anda masih dapat menandai dokumen sebagai final. Klik pada menu File dan kembali ke tombol Protect Document. Pilih opsi untuk Tandai sebagai Final .

Pesan munculan memberi tahu Anda: "Dokumen ini akan ditandai sebagai final dan kemudian disimpan." Klik OK. Pesan lain muncul dan memberi tahu Anda: "Dokumen ini telah ditandai sebagai final untuk menunjukkan bahwa pengeditan selesai dan ini adalah versi final dokumen. Ketika dokumen ditandai sebagai final, properti status diatur ke 'Final' dan mengetik, mengedit perintah, dan tanda pemeriksaan dimatikan. Anda dapat mengenali bahwa suatu dokumen ditandai sebagai final ketika ikon Tandai sebagai Final ditampilkan di bilah status. " Klik OK.



Edit Pokoknya

Ketika seseorang membuka dokumen, sebuah pesan muncul di bagian atas: "DIMINTA SEBAGAI FINAL. Seorang penulis telah menandai dokumen ini sebagai final untuk mencegah pengeditan." Tombol Edit Anyway juga muncul. Jika seseorang mengklik tombol itu, ia masih dapat mengedit dan menyimpan kembali dokumen. Tetapi kemudian dokumen tersebut akan menunjukkan kepada Anda sebagai penulis dan orang lain sebagai orang yang terakhir memodifikasinya. Jadi tujuan akhir di sini bukan untuk menghentikan seseorang dari mengedit dokumen tetapi untuk memberi tahu pembaca bahwa dokumen itu final dan bahwa Anda harus tampil sebagai penulis dan orang yang terakhir memodifikasinya.