Cara berbagi file google drive

Anda telah membuat file di Google Drive yang ingin Anda bagikan dengan orang lain. Tidak masalah. Salah satu poin kuat perangkat lunak adalah kemampuannya untuk bermain baik dengan orang lain.

Sebenarnya, ada banyak cara untuk berbagi Google Documents, Spread, dan Slide sehingga prosesnya dapat membingungkan. Apakah Anda ingin orang lain dapat mengedit file Anda atau hanya melihatnya? Apakah Anda perlu memberi mereka akses ke versi dokumen langsung atau statis? Opsi berbagi Anda akan bervariasi tergantung pada jawaban atas pertanyaan-pertanyaan itu.

Google Drive terdiri dari beberapa program, termasuk Documents untuk pengolah kata, Sheets for spreadsheets, dan Slides untuk presentasi. Proses berbagi dalam setiap program sangat mirip; di bawah ini kami akan fokus pada Google Documents.

Anda dapat mengakses Google Documents beberapa cara: situs web Google Documents di browser Anda; program Google Backup and Sync di komputer Anda; atau aplikasi Google Documents untuk iOS atau Android.

Bagikan Dokumen Langsung

Anda baru saja membuat dan menyelesaikan dokumen dan sekarang ingin membagikannya. Dalam hal ini, Anda ingin membagikan dokumen langsung dengan satu atau lebih orang. Klik tombol Bagikan di sudut kanan atas (atau klik pada menu File dan pilih Bagikan).



Tambahkan Penerima

Ketikkan kontak Google atau alamat email orang yang ingin Anda bagikan file; Anda dapat berbagi file dengan hingga 200 orang atau grup. Klik panah tarik-turun dan pilih apakah Anda ingin orang tersebut atau orang lain dapat mengedit dokumen, memasukkan komentar di dalamnya, atau hanya melihatnya. Anda juga dapat menambahkan catatan ke undangan email. Klik Kirim.

Jika orang tersebut memiliki akun Google, email Anda dikirim. Jika penerima Anda tidak memiliki akun Google, Anda diberikan dua opsi. Anda dapat mengirim undangan, dalam hal ini orang tersebut memiliki 14 hari untuk masuk dengan akun Google untuk mengedit, mengomentari, atau melihat dokumen.

Sebagai alternatif, Anda dapat membuat dan mengirim tautan ke dokumen Anda, dalam hal ini penerima Anda dapat melihat dokumen tanpa akun Google tetapi tidak mengedit atau berkomentar di dalamnya.



Menerima Undangan

Di ujung lain, penerima Anda membuka email Anda dan mengklik tombol untuk Buka di Documents. Jika orang tersebut memiliki akun Google, ia diminta untuk masuk ke dalamnya untuk mengedit, mengomentari, atau melihat dokumen Anda di Google Documents.

Jika orang tersebut tidak memiliki akun Google dan Anda memilih opsi untuk mengirim tautan, dokumen terbuka di Google Documents tempat orang tersebut dapat membacanya tetapi tidak berkomentar atau mengeditnya. Orang itu tidak dapat meminta komentar atau mengedit akses kecuali dia memiliki akun Google.

Jika orang tersebut memiliki akun Google dan mengakses dokumen dengan izin untuk mengeditnya, ia dapat mengklik tombol bertuliskan Mengedit di sudut kanan atas dan mengubah opsi menjadi Menyarankan atau Melihat. Jika orang tersebut mengakses dokumen dengan izin untuk berkomentar di dalamnya, ia dapat mengklik tombol yang mengatakan Menyarankan dan mengubah opsi untuk Melihat.



Dapatkan Tautan yang Dapat Dibagikan

Untuk mendistribusikan tautan langsung ke dokumen alih-alih mengirim undangan, klik tombol Bagikan lagi dan kemudian klik opsi untuk "Dapatkan tautan yang dapat dibagikan." Opsi ini berguna jika Anda ingin berbagi dokumen dengan banyak orang kapan saja, seperti menjatuhkannya ke saluran Slack.



Pilih Izin

Klik menu tarik-turun untuk "Siapa pun yang memiliki tautan dapat…" untuk memilih izin yang tepat. Di sini, Anda dapat memberi penerima kemampuan untuk mengedit, berkomentar, atau melihat.



Salin Tautan Berbagi

Klik pada tombol untuk menyalin tautan. Anda sekarang dapat menempelkan tautan ke aplikasi lain untuk berbagi dokumen. Penerima hanya perlu mengklik tautan untuk mendapatkan akses ke dokumen, tetapi sekali lagi, mereka harus masuk dengan akun Google dalam waktu 14 hari untuk mengedit atau berkomentar.



Tidak ada Google Login

Bagaimana jika Anda ingin orang dapat mengedit atau mengomentari dokumen tanpa harus masuk ke Google? Klik tombol Bagikan lagi. Klik menu tarik-turun untuk "Siapa pun yang memiliki tautan dapat…" dan klik Lainnya.



Tautkan Opsi Berbagi

Anda sekarang dapat bermain dengan tiga opsi untuk Berbagi Tautan. Opsi pertama untuk Publik di Web memungkinkan siapa pun untuk mengakses dokumen Anda di Web melalui tautan yang benar. Anda dapat mengatur izin untuk membatasi pengguna lain untuk mengedit, berkomentar, atau hanya melihat dokumen. Bergantung pada izin apa yang Anda pilih, penerima sebenarnya dapat mengedit, berkomentar, atau melihat dokumen tanpa harus masuk ke Google.

Opsi kedua untuk Siapa saja yang memiliki tautan memungkinkan orang untuk mengakses dokumen Anda jika mereka tahu URL-nya. Opsi ini sedikit lebih aman daripada yang pertama, tergantung pada seberapa banyak Anda mengantisipasi tautan yang dibagikan.

Opsi ketiga untuk Mati menonaktifkan Tautan Berbagi sehingga hanya orang yang Anda undang langsung yang dapat mengakses dokumen.



Opsi Berbagi Lanjutan

Selanjutnya, bagaimana Anda dapat dengan lebih mudah membagikan tautan ke dokumen Anda atau menghapus berbagi sama sekali? Klik tautan untuk Tingkat Lanjut.



Opsi Berbagi dan Izin

Di sini, Anda dapat membagikan tautan melalui Gmail, Google+ (untuk saat ini), Facebook, atau Twitter. Anda dapat merevisi izin untuk siapa saja yang telah Anda bagikan file atau menghapus siapa pun dari file sharing sepenuhnya. Anda juga dapat memeriksa opsi untuk mencegah editor mengubah akses dan menambah orang baru, dan menonaktifkan opsi untuk mengunduh, mencetak, dan menyalin untuk komentator dan pemirsa.



Terbitkan ke Web

Kami belum selesai. Ada lebih banyak trik berbagi di lengan Google. Klik pada menu File dan pilih Publish to the Web.



Menyiapkan untuk Menerbitkan

Pada jendela Publikasikan ke web, klik panah bawah untuk konten & pengaturan yang Diterbitkan. Anda dapat memutuskan apakah Anda ingin dokumen publik Anda diperbarui setiap kali Anda membuat perubahan. Secara default, dokumen Anda akan dipublikasikan sebagai halaman web khusus. Klik Terbitkan dan jawab ya ketika Google bertanya apakah Anda yakin.

Anda juga dapat memilih untuk menanamkan dokumen, jika Anda ingin membuat kode yang memungkinkan Anda untuk menanamkannya dalam halaman web yang ada. Anda kemudian menyalin kode yang disematkan.



Halaman Web yang Diterbitkan

Dokumen Anda diterbitkan sebagai halaman web yang dapat diakses oleh siapa saja yang memiliki tautan.



Hentikan Penerbitan

Untuk mematikan dokumen sebagai halaman web, klik tombol bertuliskan Stop publishing.



Email sebagai Lampiran

Akhirnya, Anda dapat mengirim email dokumen Anda dalam salah satu dari sejumlah format. Klik pada menu File dan pilih Email sebagai lampiran.



Ubah Format File

Di jendela Email as attachment, klik pada menu drop-down untuk Attach as. Anda dapat memilih untuk mengirim dokumen Anda sebagai PDF, dokumen Word, File Teks Kaya, halaman HTML, file Teks Biasa, atau Dokumen Terbuka. Anda juga dapat memilih untuk memasukkan dokumen ke dalam email itu sendiri.