Terorganisir: cara menggunakan melacak perubahan di google docs

Sejak 2014, Google Documents memungkinkan orang untuk melacak perubahan saat mengedit atau berkolaborasi dalam pekerjaan mereka dengan orang lain. Kemampuan untuk melacak perubahan memberi Anda lebih banyak kekuatan pengeditan dalam dua cara. Pertama, Anda dapat mengedit karya Anda sendiri tanpa melakukan perubahan, jika Anda atau orang lain ingin memeriksanya. Kedua, Anda dapat membuat dokumen dan membaginya dengan orang lain, dan mereka dapat menyarankan perubahan pada file, yang Anda atau orang lain dapat lihat dan terima, tolak, atau perubahan lebih lanjut. Itu membuat proses kolaborasi lebih transparan dan lebih mudah untuk dikelola.

Sementara banyak orang menyebut fungsi ini sebagai Track Changes - itu namanya Microsoft Word, dan sudah ada lebih lama di sana - Google menyebutnya Saran. Ini berfungsi mirip dengan fitur di Microsoft Office. Bahkan, jika Anda mengimpor Google Doc ke Microsoft Word atau sebaliknya, semua perubahan atau saran yang dilacak akan dipertahankan dan terlihat.

Berikut cara menggunakan Menyarankan di Google Documents.

Cara Mengaktifkan Mode Saran

Jika Anda menulis dan mengedit solo, atau menyarankan perubahan pada karya orang lain, mulailah dengan mengaktifkan mode Saran. Di desktop, lihat di sudut kanan atas layar untuk ikon pena dan kata Mengedit. Klik itu, dan pilih Sarankan. Pada perangkat seluler, lihat di menu pengaturan, di mana namanya Sarankan perubahan. Aktifkan.

Setelah Anda mengaktifkan Saran, hasil edit baru Anda muncul di halaman sebagai hasil edit daripada teks yang dikomit. Misalnya, setiap penghapusan muncul sebagai teks dengan coretan. Kata-kata baru yang Anda ketikkan muncul dalam warna baru (dalam hal ini hijau).

Untuk setiap perubahan yang Anda sarankan, Google Documents membuat kotak ringkasan kecil di margin kanan yang menunjukkan siapa yang menyarankan perubahan dan apa itu. Kotak ringkasan itu juga memberi Anda dan editor lainnya kekuatan untuk menerima atau menolak perubahan, yang akan saya bahas lebih detail nanti.

Bagaimana Membagikan Dokumen Anda

Jika Anda ingin menerima perubahan yang disarankan dari orang lain, Anda harus terlebih dahulu membagikan dokumen Anda dan mengaktifkan pengeditan. Di sudut kanan atas pada desktop, klik tombol Bagikan biru. Di seluler, opsi ada di pengaturan di bawah Bagikan & Ekspor. Anda dapat membagikan dokumen dengan hanya orang yang Anda pilih atau dengan membuat tautan yang membuat dokumen itu terlihat oleh siapa saja dengan tautan itu.

Inilah bagian yang paling penting: Anda harus memberikan izin pengeditan kepada kolaborator Anda. Pilih Can Edit dari opsi yang berlaku.

Ketika kolaborator Anda menerima dokumen, mereka harus memeriksa bahwa mereka Menyarankan daripada Mengedit sehingga semua orang dapat melihat perubahan. Ketika tim sering bekerja seperti ini, semua orang akan terbiasa melihat hasil edit mereka di layar dan akan segera tahu jika Saran tidak diaktifkan. Jika orang baru melacak perubahan, Anda mungkin perlu mengingatkan mereka.

Cara Menggunakan Komentar

Aturan umum penyuntingan (yang sering dilanggar setiap orang) adalah untuk tidak pernah menulis ke dalam dokumen sesuatu yang tidak ingin Anda terbitkan. Misalnya, jangan pernah membuat lelucon sebagai teks placeholder, dan jangan pernah menulis komentar sebaris. Pertanyaan dan pemikiran yang lebih panjang untuk dibahas termasuk dalam komentar.

Untuk menambahkan komentar, cari ikon di bilah alat yang terlihat seperti kotak pidato dengan tanda tambah di tengah. Atau, Anda dapat menyorot beberapa teks dan tombol komentar muncul di margin kanan. Klik itu, dan Anda dapat menambahkan komentar Anda.

Komentar muncul di margin kanan di samping semua perubahan lain yang dilacak. Kolaborator dapat membalas komentar, yang memungkinkan Anda melakukan diskusi di dokumen tentang perubahan yang mungkin Anda buat.

Cara Menerima, Menolak, dan Mengatasi Komentar

Setelah semua saran masuk, siapa pun yang memiliki kata akhir pada karya tersebut dapat membaca dokumen dan menerima atau menolak perubahan.

Untuk komentar, Anda memiliki opsi untuk "menyelesaikan" masing-masing. Memecahkan komentar menghapus riwayat percakapan secara permanen dan untuk semua orang, jadi pastikan masalah ini benar-benar diselesaikan sebelum menekan tombol itu.

Apa yang Orang Lain Lihat?

Sesuatu yang perlu diingat ketika Anda menyarankan perubahan dan membuat komentar pada dokumen adalah apa yang dilihat orang lain jika mereka memiliki akses ke file yang sama. Misalnya, kecuali mereka memilih keluar, penulis atau penulis yang berasal menerima pemberitahuan email mengenai setiap saran yang Anda buat dan komentar yang Anda tambahkan dalam waktu dekat. Ini berarti, jika seseorang menyarankan edit dan kemudian berubah pikiran, penulis masih melihat saran asli melalui email. Ini kekejian.

Saya sangat merekomendasikan menonaktifkan notifikasi ini, terutama jika Anda merasa proses pengeditan sulit. Daripada menyiksa diri Anda dengan pengetahuan setiap pemikiran kecil yang melintasi pikiran editor Anda, buka Google Drive, klik ikon roda gigi, dan pilih pengaturan. Di bawah Pemberitahuan, pastikan kedua kotak tidak dicentang.

Cara Menggunakan Riwayat Versi

Alat lain yang tidak sepenuhnya menjadi bagian dari Saran tetapi tetap membantu penulisan kolaboratif dan pengeditan adalah Riwayat Versi.

Lihat di bawah File> Riwayat versi. Muncul dua opsi: Nama Versi Saat Ini dan Lihat Riwayat Versi.

Anda dapat menggunakan Name Current Version untuk menyimpan salinan file Anda sebelum Anda membukanya kepada orang lain untuk diedit. Dengan begitu, jika ada yang tidak beres, seperti kolaborator lupa untuk mengaktifkan Saran, Anda dapat dengan cepat dan mudah kembali ke draft sebelumnya.

Opsi lainnya, Lihat Riwayat Versi, menunjukkan kepada Anda versi yang disimpan sebelumnya dari file yang diberi label berdasarkan tanggal dan waktu. Anda dapat mengubah nama menjadi sesuatu yang lebih deskriptif jika itu membantu. Saat Anda melihat versi file Anda sebelumnya, Anda melihat perubahan disorot dalam warna yang berbeda. Ini adalah alat yang berguna untuk memutar balik waktu ketika mungkin Anda menerima atau menolak perubahan dan sekarang berharap Anda tidak melakukannya.

Cara Membandingkan Dokumen

Alat terakhir yang layak disebut adalah yang baru yang disebut Bandingkan Dokumen. Itu di bawah menu Alat (Alat> Bandingkan dokumen). Dengan alat ini, Anda dapat membandingkan dua dokumen untuk melihat apa yang berbeda di antara mereka. Berguna untuk menemukan perubahan yang ditambahkan (sengaja atau tidak) ke dokumen Anda, baik oleh Anda atau orang lain. Tampilan ini juga dapat menarik komentar pada file juga.

Jika Anda berkolaborasi dengan sekelompok orang yang tidak terbiasa mengedit grup, Anda selalu dapat menyimpan konsep karya Anda dan membandingkannya dengan versi yang diedit untuk memastikan tidak ada perubahan yang secara tidak sengaja Anda lewatkan.

Kiat Google Docs Lainnya

Ada beberapa tips lain yang perlu diketahui jika Anda sering menggunakan Google Documents. Sebagai permulaan, pastikan Anda tahu cara menyimpan Google Documents luring. Dengan begitu, pemadaman internet dan acara tak terduga lainnya tidak akan mengganggu pekerjaan Anda. Anda juga dapat mengenkripsi dokumen Google yang disimpan di Drive, tip praktis lainnya. Pastikan untuk menjelajahi daftar kiat terbaik Google Documents kami juga.