Terorganisir: cara bekerja dengan riwayat revisi di google docs

Salah satu keuntungan menggunakan Google Documents adalah selalu menyimpan pekerjaan Anda secara otomatis. Lain adalah bahwa Google menyimpan riwayat semua perubahan yang Anda lakukan pada dokumen. Karena Anda memiliki akses ke riwayat versi di Google Documents, Anda dapat memulihkan versi file yang lebih lama atau membuat salinan versi sebelumnya dan memutarnya ke proyek lain.

Perhatikan bahwa Anda hanya dapat melihat dan mengambil versi file sebelumnya jika Anda memiliki izin mengedit. Jika seseorang berbagi file dengan Anda dan memberi Anda izin hanya-baca, Anda tidak akan dapat melihat riwayatnya. Perhatikan juga bahwa versi bisnis Google Documents disebut G Suite; tips ini bisa digunakan untuk kedua versi.

Begini cara kerjanya.

Cara Melihat Versi Lama dari Google Doc

Anda dapat melihat daftar riwayat revisi untuk Google Doc apa pun dengan tiga cara.

1. Dari menu, pilih File> Riwayat Versi> Lihat Riwayat Versi.

2. Gunakan pintasan Windows Ctrl + Alt + Shift + H atau Command + Option + Shift + H pada macOS.

3. Klik pada kelompok kata-kata yang digarisbawahi di sebelah kanan menu Bantuan. Kata-kata ini berubah tergantung pada status file. Saat Anda secara aktif mengerjakan dokumen, terbaca, "Menyimpan…" dan itulah satu-satunya saat Anda tidak dapat mengkliknya. Jika tidak, dikatakan, "Semua perubahan disimpan di Drive" atau "Edit terakhir dilakukan pada" diikuti oleh tanggal. Klik salah satunya, dan riwayat versi Anda muncul.

Daftar riwayat dokumen Anda muncul di kolom baru di sebelah kanan. Versi individu diciutkan di bawah tajuk untuk setiap tanggal. Perluas salah satu dari mereka untuk melihat lebih banyak rincian dalam perubahan.

Untuk kembali ke versi saat ini, klik panah Kembali di kiri atas jendela.

Perlu diketahui bahwa Anda mungkin tidak memiliki riwayat yang sempurna, karena Google menyatakan dalam dokumentasinya bahwa "revisi untuk file Anda kadang-kadang dapat digabungkan untuk menghemat ruang penyimpanan."

Cara Mengembalikan Versi Google Doc

Setelah Anda memiliki akses ke riwayat versi Google Doc, Anda dapat memulihkan versi sebelumnya. Dari daftar versi yang muncul di sebelah kanan, cukup klik pada file yang ingin Anda buka.

Tombol biru besar muncul di bagian atas jendela yang bertuliskan "Kembalikan versi ini." Jika Anda mengembalikan versi yang dipilih, Anda masih menyimpan semua versi lainnya, bahkan yang dibuat setelah versi yang saat ini dipilih.

Cara Membuat Salinan Versi Sebelumnya dari Google Doc

Selain memulihkan file versi lama, Anda dapat membuat salinannya. Membuat salinan memungkinkan Anda memutar versi berbeda dari file yang sama. Sebagai contoh, ini adalah trik hebat ketika melamar pekerjaan dan Anda ingin membuat setiap resume dan surat pengantar unik, tetapi Anda tidak ingin memulai dari awal setiap waktu.

Untuk membuat salinan, buka riwayat file Anda, pilih yang Anda inginkan, klik ikon tiga titik bertumpuk, dan pilih Make a Copy.

Kiat untuk Mengedit dan Kontrol Versi di Google Documents

1) Beri Nama Versi Anda

Sekarang setelah Anda tahu cara menemukan riwayat revisi di Google Documents, Anda dapat memanfaatkannya dengan memberi nama berbagai versi. Dengan menamai mereka, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi versi yang mungkin ingin Anda pulihkan nanti atau berputar untuk tujuan lain. Jika Anda tidak mengganti nama mereka, nama standarnya adalah waktu dan tanggal. Anda dapat mengubah nama mereka dengan menggunakan salah satu metode ini:

• Buka riwayat versi Anda, klik ikon dengan tiga titik, dan pilih Namai Versi ini.
• Dari menu, pilih File> Riwayat versi> Nama versi saat ini.

2) Lacak Perubahan di Google Documents

Di sisi kanan atas bilah menu adalah tombol menu yang mengatakan Pengeditan secara default. Klik itu, dan dua opsi baru muncul: Menyarankan dan Melihat.

Saat Anda beralih ke Saran, ini pada dasarnya memungkinkan melacak perubahan dalam dokumen. Saat Anda dan kolaborator menggunakannya, Google Documents menyimpan semua materi baru dan perubahan sebagai saran. Mereka muncul dalam warna yang berbeda untuk membuatnya mudah terlihat. Anda dapat menerima mereka atau menolaknya satu per satu atau secara massal .

3) Gunakan Alat Komentar untuk Pertanyaan dan Diskusi

Penulis dan editor sering belajar dengan cara yang sulit bahwa menempatkan komentar sesuai dengan materi yang diproduksi berarti dapat secara tidak sengaja diterbitkan dengan salinan akhir. Google Documents memiliki alat komentar yang memungkinkan penulis dan editor untuk mendiskusikan konten tanpa memasukkan kata-kata yang tidak perlu ke halaman. Anda akan bersyukur telah menggunakannya.

4) Gunakan @ Pesan

Panggil perhatian seseorang untuk diedit atau dikomentari menggunakan @ messaging - atau mungkin saya harus mengatakan + messaging, karena Google menggunakan simbol berbeda dari kebanyakan aplikasi lain. Bahkan, jika Anda mengetik @ bukan +, Google mengubahnya untuk Anda.

Untuk menandai perhatian seseorang, buat komentar, lalu ketikkan tanda tambah (+) diikuti dengan nama atau alamat email orang tersebut. Google menyarankan secara otomatis kecocokan terdekat dari Kontak Anda. Jika orang tersebut belum ada dalam Kontak Anda, cukup masukkan alamat emailnya. Luangkan waktu Anda dan lakukan dengan benar sebelum Anda menekan enter. Apa pun yang Anda ketikkan langsung dikirimkan ke orang itu melalui email, beserta tautan ke dokumen tersebut. Jika Anda membuat perubahan pada komentar, orang tersebut juga mendapat peringatan tentang itu. Jadi luangkan mereka dari spam dan pikirkan komentar Anda sebelum menekan enter.

5) Tulis dan Edit Offline di Google Docs / Drive

Tahukah Anda bahwa Anda dapat menggunakan Google Documents bahkan ketika komputer atau perangkat seluler Anda tidak terhubung ke internet? Kamu bisa. Rekan saya Eric Ravenscraft menulis seluruh artikel tentang cara menyiapkan Google Drive offline, lengkap dengan petunjuk langkah demi langkah.

6) Nonaktifkan Peringatan Email

Jika Anda menggunakan G Suite untuk menulis dan mengedit banyak hal, mendapatkan email untuk setiap perubahan dalam dokumen bisa menjadi gangguan. Berikut cara menonaktifkan notifikasi ini. Buka Google Drive. Klik ikon roda gigi di kanan atas dan buka pengaturan Anda. Di sisi kiri, pilih Notifikasi, lalu hapus centang pada kotak untuk Email.

Instruksi singkatnya adalah: Google Drive> Pengaturan> Pemberitahuan> Email

Lebih Banyak Tips G Suite

Jika Anda menggunakan Google Documents setiap hari, mempelajari beberapa tips berguna kami untuk G Suite akan membantu Anda menghemat waktu dan lebih efisien dengan program ini. Ketika Anda tahu apa yang dapat dilakukan perangkat lunak Anda, itu juga dapat membuka ide-ide baru untuk apa yang dapat Anda lakukan dengan pekerjaan Anda.