Menerapkan bamboohr, langkah demi langkah

BambooHR adalah Pilihan Editor kami untuk sistem manajemen sumber daya manusia (SDM). Ini fitur antarmuka pengguna yang cantik dan mudah digunakan (UI), antarmuka pemrograman aplikasi terbuka (API) yang memungkinkan Anda memperluas alat ke perangkat lunak pihak ketiga, dan berbagai modul tack-on, seperti manajemen proyek, pelacakan pelamar (AT), dan penggajian, yang memungkinkan Anda memperluas data SDM di luar bidang tradisional.

Jika Anda telah membaca ulasan kami tentang BambooHR dan Anda tertarik untuk mengetahui tentang bagaimana perusahaan Anda akan menggunakan sistem dalam empat hingga enam minggu pertama, maka yakinlah: kami telah membantu Anda. Kami berbicara dengan perusahaan untuk memberi Anda templat dasar untuk proses implementasi.

Perlu diingat bahwa BambooHR memiliki dua jenis layanan implementasi. Untuk pelanggan dengan lebih dari 16 karyawan, Anda akan diberikan opsi untuk membeli paket implementasi. Paket ini memiliki harga khusus yang dimulai dari $ 700 tetapi meningkat hingga beberapa ribu dolar tergantung pada berapa banyak karyawan yang akan dimasukkan oleh perusahaan Anda ke dalam sistem. Ini adalah proses yang dipandu selama empat hingga enam minggu dan itulah yang akan kami jelaskan.

Untuk perusahaan dengan 15 karyawan atau kurang, BambooHR tidak menyediakan layanan implementasi penuh. Sebagai gantinya, perusahaan menawarkan program Mulai Cepat, yang pada dasarnya adalah implementasi panduan mandiri. Ini termasuk empat webinar yang menjelaskan masing-masing fitur alat dan topik yang relevan serta email tindak lanjut dengan panduan interaktif. Program Mulai Cepat biaya $ 199 tetapi, jika Anda menyelesaikan program dalam tiga minggu, maka Anda mendapatkan kredit $ 49.

Memulai (Satu Minggu)

Jika Anda memilih implementasi yang berkoordinasi dengan BambooHR, maka hal pertama yang akan Anda lakukan adalah mengubah akun uji coba menjadi akun baru dan bersih. Ini membersihkan semua data percobaan dan demo dan mengarahkan Anda ke survei implementasi. Anda akan mengklik tab Memulai. Di sini, Anda akan diminta untuk memasukkan informasi perusahaan, termasuk nama Anda, email, nama perusahaan, dan data kontak utama. Anda juga akan ditanya pertanyaan implementasi spesifik, termasuk ketika Anda berencana untuk mengaktifkan akses karyawan, apakah Anda menggunakan nomor ID karyawan, layanan pihak ketiga yang ingin Anda sambungkan ke sistem, dan modul mana yang ingin Anda gunakan. mengaktifkan. Bidang menarik lainnya termasuk apakah sistem Anda perlu mempertimbangkan regulasi data asing untuk karyawan internasional dan konflik apa pun yang dapat mencegah Anda menyelesaikan integrasi dalam empat minggu ke depan. Anda juga dapat menambahkan bidang khusus ke sistem Anda dalam survei ini sehingga siapkan daftar jika dan ketika Anda memutuskan untuk mulai menerapkan sistem.

Setelah Anda menyelesaikan survei, Anda akan melihat foto manajer proyek yang akan membimbing Anda melalui proses ini serta garis waktu kasar tentang bagaimana proses implementasi akan terlihat setelah BambooHR telah menerima dan memasukkan data Anda. Saat Anda siap, kirim data karyawan dan perusahaan Anda ke manajer proyek Anda. Data dapat dikirim sebagai file CSV atau melalui format spreadsheet utama apa pun (namun, itu tidak bisa berupa teks atau file PDF). Jika Anda sudah menggunakan sistem SDM, maka Anda dapat mengekspor data Anda dan mengirimkannya langsung ke spesialis implementasi BambooHR.

Setelah data Anda diterima dan dimasukkan ke dalam BambooHR, Anda akan mengikuti panggilan pertama Anda dengan seorang manajer proyek. Selama panggilan ini, Anda akan memverifikasi data di sistem Anda dan mendiskusikan seluruh proses implementasi dari awal hingga selesai. Manajer proyek Anda kemudian akan meminta Anda mendaftar untuk webinar Memulai.

Webinar Getting Started adalah gambaran umum administrasi tingkat tinggi dari fungsionalitas dasar BambooHR. Pengguna admin akan belajar navigasi akun BambooHR mereka, apa yang tersedia di halaman rumah, dan bagaimana mengelola data di seluruh siklus hidup karyawan, dari perekrutan hingga pemutusan hubungan kerja. Pengantar sederhana untuk tingkat akses karyawan dan pelaporan juga diberikan. Anda tidak akan belajar sesuatu yang sangat rumit di webinar ini. Sebaliknya, ini dimaksudkan untuk mempersiapkan Anda untuk panggilan telepon berikutnya dengan manajer proyek Anda, di mana Anda akan mulai belajar bagaimana menggunakan sistem untuk kebutuhan spesifik Anda.

Dasar-Dasar (3 Hari)

Pelajaran utama pertama yang akan diajarkan oleh manajer proyek Anda adalah bagaimana menggunakan laporan dalam sistem Anda. Ia akan menjalankan daftar laporan standar, termasuk Penambahan dan Pengakhiran, Profil Gender, Headcount, dan laporan Perputaran Karyawan. Anda cukup mengklik nama laporan dan melihat data dalam format grafis. Anda juga dapat menambahkan laporan khusus berdasarkan bidang data apa pun yang aktif di BambooHR.

Hal berikutnya yang akan Anda lakukan adalah mengatur tingkat akses untuk semua karyawan. Informasi apa yang akan dilihat karyawan tentang diri mereka sendiri? Apa yang akan mereka lihat tentang karyawan lain? Perubahan apa pada sistem atau profil mereka yang dapat mereka buat di dalam sistem? Apakah mereka dapat menambahkan informasi ke modul tambahan atau hanya alat SDM standar?

Selanjutnya, Anda akan belajar cara membuat pengumuman perusahaan. Ini adalah editor berbasis teks yang sangat sederhana yang memungkinkan Anda memposting berita dan pembaruan ke halaman utama dasbor BambooHR untuk semua karyawan. Selain teks, Anda dapat menambahkan gambar dan tautan.

Setelah pengumuman perusahaan, manajer proyek Anda akan memandu Anda bagaimana mengelola data pada profil karyawan. Di sini, Anda akan mencari tahu informasi apa yang ingin Anda masukkan karyawan agar memiliki profil lengkap dengan data yang siap diakses. Anda akan menemukan hal-hal seperti bidang informasi kontak darurat. Manajer proyek juga akan memandu Anda melalui Pusat Bantuan. Di sana, Anda akan menemukan panduan interaktif yang dapat Anda arahkan ke karyawan Anda jika mereka membutuhkan bantuan menggunakan sistem tetapi tidak ingin mengganggu siapa pun.

Fitur Lanjutan (2 Minggu)

Selanjutnya, manajer proyek Anda akan mengirim Anda pulang dengan tugas. Bagaimana perusahaan Anda mendapatkan karyawan baru? Tugas apa yang harus diselesaikan ketika seseorang baru datang ke perusahaan Anda? Anda akan mengirimkannya ke manajer proyek Anda. Ia akan memasukkan mereka ke dalam sistem. Selanjutnya, dia akan memandu Anda melalui bagian-bagian AT, mempekerjakan, onboarding, dan off-boarding dari sistem. Dalam sistem AT, Anda akan belajar cara membuat lowongan kerja baru, menulis surat penawaran, dan menemani seseorang begitu mereka menandatangani surat penawaran. Pada halaman ini, Anda akan melihat tugas orientasi yang Anda kirimkan; ini cenderung mencakup tugas-tugas seperti buku pedoman orientasi, dokumen yang perlu dilengkapi, dan pengaturan TI.

Langkah selanjutnya adalah mengerjakan lebih banyak pekerjaan rumah. Anda harus menyusun dokumen yang merinci kebijakan waktu istirahat perusahaan Anda. Misalnya, berapa hari liburan yang diperoleh seseorang untuk setiap minggu di perusahaan? Bagaimana struktur kelulusan untuk cuti bagi orang-orang yang telah berada di perusahaan lebih dari satu tahun? Berapa hari sakit yang didapat setiap orang? Tim implementasi akan mengambil kebijakan dan jenis untuk perusahaan Anda dan memasukkannya ke dalam sistem sehingga mereka memperbarui secara otomatis tergantung pada akrual. Pada panggilan Anda berikutnya, manajer proyek Anda akan memandu Anda melalui halaman-halaman ini dan meminta Anda untuk memverifikasi bahwa semua kebijakan sudah diatur dengan benar.

Selanjutnya, dia akan membantu Anda mengatur proses alur kerja untuk permintaan cuti (yaitu, siapa yang dapat menyetujui permintaan untuk siapa). Selanjutnya, ia akan menunjukkan kepada Anda cara mengatur hari libur perusahaan, yang memungkinkan karyawan Anda tidak berada di jam kerja tetapi tidak dibayar untuk hari bisnis Anda ditutup. Anda akan memasukkan ini sendiri setelah panggilan berakhir. Selanjutnya, Anda harus mengirim data keras. Misalnya, "John telah mendapatkan 20 liburan per tahun dan dia melapor kepada Jim." BambooHR kemudian akan menugaskan masing-masing karyawan untuk kebijakan waktu istirahat yang benar dalam sistem.

Selanjutnya, Anda akan mengirimkan informasi manfaat Anda ke BambooHR. Anda akan mengirimkan rencana yang digunakan perusahaan Anda dan kelompok karyawan mana yang memiliki akses ke rencana ini. Ini termasuk rencana medis, pensiun, dan asuransi jiwa. BambooHR akan memasukkan rencana-rencana itu ke dalam perangkat lunak. Anda akan menerima panggilan untuk memastikan semua rencana sudah benar dalam sistem dan bahwa mereka terikat dengan kelompok karyawan yang benar. Setelah selesai, Anda akan mengirim data keras mengenai karyawan mana yang menjadi rencana, karyawan mana yang telah menambahkan tanggungan, dan karyawan mana yang telah melepaskan cakupan.

Selanjutnya, manajer proyek Anda akan menunjukkan kepada Anda cara menambahkan pelatihan karyawan ke sistem. Ini termasuk kuesioner orientasi standar Anda dan kuis pelecehan perusahaan. Jika Anda mengklik "Tambahkan Pelatihan, " Anda akan dapat menambahkan tautan atau file ke materi pelatihan Anda sehingga karyawan dapat mengakses dokumen dalam BambooHR. Di sini, Anda dapat memprogram untuk siapa setiap pelatihan diperlukan (yaitu, semua karyawan atau hanya staf penjualan). Ia juga akan menunjukkan kepada Anda di mana mengatur pelatihan berulang dan tanggal jatuh tempo pelatihan. Anda kemudian akan mengirim data keras ke manajer proyek yang menunjukkan karyawan mana yang telah menyelesaikan pelatihan, karyawan mana yang masih berutang pelatihan, dan data pelatihan lainnya yang ada yang ingin Anda teruskan bekerja.

Bersiap untuk Peluncuran (3 Hari)

Anda akan memiliki satu panggilan lagi dengan manajer proyek Anda. Anda akan menjalankan semuanya untuk yang terakhir kalinya. Manajer proyek Anda akan membimbing Anda melalui cara menghubungi dukungan pelanggan. Setelah Anda mengajukan semua pertanyaan dan merasa nyaman beroperasi di dalam sistem sendiri, manajer proyek Anda akan menandai implementasinya sebagai selesai. Anda akan diarahkan ke survei di mana Anda akan dapat menyuarakan pendapat Anda tentang seluruh proses implementasi. Setelah menyelesaikan survei, Anda akan diarahkan ke dasbor BambooHR baru.