Wawasan industri: ke mana arah manajemen dokumen?

Alat manajemen dokumen (DM) memberi pengguna bisnis kekuatan untuk tidak hanya mengedit file tetapi mengubah pembuatan konten, merampingkan alur kerja, dan menjalankan bisnis yang lebih terorganisir secara keseluruhan. Alat-alat ini, yang sering memanfaatkan file PDF, telah ada di mana-mana sehingga Anda mungkin menggunakan manajemen DM dalam kehidupan kerja Anda sehari-hari tanpa terlalu memikirkannya. Namun, bidang ini terus berkembang dan memodernisasi sepanjang waktu.

Kami baru-baru ini berbicara dengan Eugene Xiong, pendiri dan Ketua Foxit Software Inc., tentang bagaimana lanskap kompetitif berubah ketika menyangkut teknologi PDF dan beberapa tantangan yang masih dihadapi bisnis ketika menyangkut teknologi yang ada di mana-mana ini. Dalam diskusi kami, kami membahas arah DM saat ini dan beberapa prediksi tentang fitur cerdas di ruang angkasa.

PCMag (PCM): Di mana Anda melihat ruang DM secara keseluruhan terjadi dalam 18 bulan ke depan?

Eugene Xiong (EX): Satu hal yang kami lihat khususnya adalah bahwa DM semakin meningkatkan fokus pada memberikan dokumen individual suatu perasaan identitas yang baru ditemukan. Sangat sulit untuk memiliki alur kerja digital total dan lengkap dengan sistem DM standar saat ini. Terkadang Anda harus mengunduh file dari sistem dan kemudian menggunakan alat lain untuk memprosesnya. Dalam hal ini, dokumen ini benar-benar di luar kendali sistem dokumen.

Beberapa tahun yang lalu, kami mengembangkan teknologi yang kami sebut ConnectedPDF . Ide dasarnya adalah bahwa, jika kita mengambil keuntungan dari koneksi yang tertanam dalam dokumen, itu akan memberi file lebih bermakna. PDF yang terhubung berfungsi seperti ini: Setelah dokumen dibagikan, pembuatnya dapat melacak siapa yang menerimanya, apa yang mereka lakukan dengannya, dan melihat kapan tugas selesai. Ini juga menawarkan kontrol akses yang kuat untuk pengguna individu. Ini semua terjadi secara real time. Anda dapat mengkonfigurasi izin PDF bahkan setelah file telah dikirim.

Di sinilah kami menyadari bahwa lanskap perubahan ruang DM adalah tentang memberi perusahaan lebih banyak kontrol atas PDF mereka dan membuatnya terasa lebih "hidup" daripada dokumen standar. Saya pikir, di masa depan, dalam jangka waktu yang Anda sebutkan, dalam satu atau dua tahun, saya pikir sistem DM akan mengalihkan fokus ke dokumen itu sendiri. Ini akan menjadi tren alih-alih hanya memiliki sistem yang berbeda yang tidak bekerja bersama. Itulah yang kami harap coba lakukan: untuk mempromosikan dokumen ke ruang yang lebih bebas berdasarkan standar terbuka dan juga layanan cloud. Kami membangun cloud yang menghubungkan semua dokumen yang berbeda secara bersamaan.

PCM: Teknologi seperti apa yang akan mempengaruhi DM di masa depan? Apakah Anda melihat ruang PDF menerapkan fitur kecerdasan buatan (AI)?

EX: Saya sebenarnya tidak berpikir itu pas. Itu banyak data tidak terstruktur dalam PDF. Jika Anda hanya mengambil semua jenis PDF yang berbeda dan memasukkannya ke dalam mesin AI, itu tidak menghasilkan hasil yang berarti. Apa yang kami coba lakukan sebenarnya adalah memahami dokumen sedikit lebih banyak, mulai dari pembuatan file, kami memberikan ID ke dokumen. Itu memungkinkan dokumen untuk bepergian ke tempat yang berbeda dan memahami apa yang dilakukan orang mengenai file tersebut. Setelah kami memiliki cukup data tentang dokumen, maka kami dapat mendekati penerapan AI dengan melihat beberapa data yang lebih terstruktur. Itu akan menghasilkan banyak hasil yang lebih bermakna.

Dokumen sendiri berisi data yang disebut tidak terstruktur. Sangat sulit untuk mengekstraksi data dengan cara yang dapat diandalkan dan konsisten dari sesuatu seperti kertas putih PDF. Saya pikir sangat mudah hari ini untuk mempromosikan AI di blog Anda produk karena itu teknologi yang sangat menarik. Kebenaran dari masalah ini adalah bahwa dokumen dirancang hanya untuk konsumsi manusia. Mereka memiliki banyak data tidak terstruktur yang teknologi AI saat ini tidak dapat menguraikan secara efektif. Dengan itu, kita akan melihat lebih banyak inisiatif untuk mengekstraksi data terstruktur - hal-hal seperti info harga, judul, dan nama - dan itu akan mendorong kecerdasan dokumen yang lebih bermakna bagi pengguna dan manajer. Ini akan memberikan bantuan yang jauh lebih besar dalam hal peningkatan produktivitas bagi pekerja berpengetahuan.

PCM: Apa yang harus dipikirkan oleh bisnis kecil dan menengah (UKM) ketika berbicara tentang DM?

EX: Itu pertanyaan yang bagus, dan usaha kecil perlu banyak memikirkan DM. Foxit sendiri bukan perusahaan besar; kita sendiri masih SMB. Dan bahkan kemudian, kita masih melihat sejumlah besar informasi dipertukarkan dalam organisasi kita dan antara kita dan perusahaan lain. Jawabannya adalah membangun solusi dokumen lengkap yang berbasis cloud dan berbasis web.

Banyak usaha kecil mungkin takut ketika mereka berbicara tentang DM. Mereka harus membayar banyak uang dan juga melalui banyak upaya untuk menyebarkan, mengkonfigurasi, dan memelihara semacam itu sistem DM. Kami melihat bahwa, dalam waktu dekat, banyak penyedia, termasuk kami di sini di Foxit, akan memberikan solusi lengkap - tidak hanya sistem DM tetapi juga mendokumentasikan alat produktivitas. Kami memiliki versi PDF berbasis browser yang mudah digunakan yang menawarkan semua fitur penyesuaian seperti produk lain, tetapi tidak memerlukan instalasi tambahan. Bisnis kecil harus fokus pada mengadopsi solusi yang lebih ringan, lebih masuk akal untuk operasi PDF mereka.