Apakah perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (erp) mati?

Sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) kakek Anda sedang sekarat. Alat ERP tradisional dibangun untuk menjadi komprehensif; mereka suite lengkap yang menggabungkan intelijen bisnis (BI), manajemen hubungan pelanggan (CRM), akuntansi buku besar, dan aplikasi sumber daya manusia (SDM). Mereka dibangun sebagai aplikasi di tempat yang terikat langsung dengan casing dan perangkat penggunaan bisnis spesifik yang telah dibuat sebelumnya. Meskipun sebagian besar perusahaan masih menggunakan ERP di tempat, menurut data dari Panorama Consulting, perubahan ke ERP berbasis cloud tidak hanya mengubah cara perusahaan mengakses alat ERP tetapi bagaimana mereka membangunnya juga.

Saat ini, perusahaan lebih cenderung menggunakan solusi ERP berbasis cloud. Pindah ke cloud memungkinkan bisnis untuk skala dan kontrak yang diperlukan, dan implementasi cloud membiarkan profesional TI dengan cepat memperbarui aplikasi ketika fitur-fitur baru dan patch keamanan tersedia. Biasanya, vendor ERP berbasis cloud membangun aplikasi yang dipecah menjadi modul terpisah yang dapat terhubung dengan mulus. Intinya, jika Anda membutuhkan aplikasi BI dan CRM, maka Anda dapat mengaktifkannya. Jika Anda tidak memerlukan manajemen SDM dan aplikasi point-of-sale (POS), maka Anda dapat mematikannya. Jika ada perubahan, cukup beralih dan data Anda akan muncul di mana pun ia perlu.

Karena gaya a la carte bangunan ERP suite ini, pertanyaan yang harus ditanyakan: Apakah solusi ERP yang terintegrasi, berbasis cloud atau di tempat, mati? Bisakah Anda membangun satu suite ERP dengan koleksi aplikasi dari pihak ketiga? Pikirkan tentang hal ini: Dengan alat integrasi seperti IFTTT, MuleSoft, dan Zapier, Anda dapat mengikat ratusan alat pihak ketiga bersama-sama untuk membuat satu tim aplikasi all-star. Apakah Anda menyukai aplikasi buku besar vendor X tetapi Anda lebih suka aplikasi CRM yang dibuat oleh vendor Y? Bangun itu.

"Banyak perusahaan tidak mengimplementasikan semuanya sekaligus, " kata Paul Hamerman, Wakil Presiden dan Analis Utama di Forrester Research. "Mungkin SDM tahun ini, lalu CRM. Di sebagian besar perusahaan yang saya ajak bicara, mereka menggunakan teknologi dari vendor yang berbeda."

Gambar melalui: Panorama Consulting

Mengapa Memilih Satu Vendor ERP?

Ada beberapa manfaat untuk bekerja hanya dengan satu vendor ERP. Sebagian besar vendor ERP membangun semuanya dengan arsitektur digital yang sama, yang berarti Anda mendapatkan antarmuka pengguna yang sama (UI) di setiap modul - dari CRM ke e-commerce hingga buku besar. Ini juga berarti Anda hanya menggunakan satu protokol keamanan untuk memantau dan melindungi data yang hidup dalam arsitektur ini. Semakin banyak aplikasi yang Anda gabungkan, semakin banyak penyesuaian keamanan yang perlu dilakukan.

Ketika memilih apakah akan menerapkan suite yang terintegrasi penuh atau tidak, Hamerman menyarankan perusahaan mengajukan pertanyaan berikut kepada diri mereka sendiri: Aplikasi apa yang saat ini mereka miliki? Apakah yang mereka miliki masih layak atau adakah komponen tertentu yang perlu mereka tukarkan? Apa strategi jangka panjang mereka? Alasan untuk mengajukan pertanyaan ini sederhana: Kebutuhan yang berbeda memerlukan berbagai jenis strategi implementasi ERP.

"Industri tertentu mendapat manfaat dari memiliki ERP yang terintegrasi penuh, " kata Hamerman. "Manufaktur dan rantai pasokan, khususnya, karena lebih mudah untuk mengontrol kapasitas, lebih mudah untuk mengalirkan penjualan ke sistem akuntansi untuk mengotomatisasi aliran pendapatan. Di sisi pendapatan, Anda melihat aliran aktivitas yang baik untuk otomatisasi ujung ke ujung."

Dengan jenis alat lainnya, yaitu pelacakan pelamar (AT), manajemen bakat, dan manajemen SDM, dimungkinkan untuk menarik aplikasi-aplikasi tersebut dari vendor yang berbeda dan kemudian menghubungkannya kembali ke ERP Anda untuk otomatisasi dasar dan berbagi data. Jika Anda masih bingung tentang perbedaannya, pikirkanlah seperti ini: Buku besar adalah komponen inti dari setiap alat ERP. Ini adalah catatan akuntansi utama untuk perusahaan Anda. Ini khusus untuk bisnis Anda dan tidak dapat dengan mudah direplikasi dan diubah agar sesuai dengan sistem lain. Jadi, jika Anda memulai bisnis dari awal, pilih satu alat ERP daripada beberapa alat akuntansi yang bergabung untuk membentuk "Voltron ERP."

"Mencoba untuk membagi hal-hal seperti manajemen aset, distribusi, dan akuntansi akan terlalu sulit, " kata Jon Roskill, CEO perusahaan ERP Acumatica. "Jumlah pekerjaan pada inti dari semua sistem ini adalah buku besar. Cukup banyak setiap produk yang Anda lihat memiliki satu di dalamnya. Setiap bisnis harus memiliki itu. Mencoba untuk membagi buku besar Anda di seluruh sistem yang berbeda akan menjadi Hal gila yang harus dilakukan, ini seperti membeli Toyota dan mencoba memasukkan mesin itu ke Honda. Anda bisa membuatnya bekerja tetapi jumlah pekerjaan yang terlibat tidak masuk akal. Sistem akuntansi inti itu adalah unit atom, dan mencoba untuk pergi ke luar unit atom itu bukan apa yang saya ingin orang lakukan."

Wade Foster, CEO di Zapier, mengatakan ada logika analogi mesin mobil Roskill. Namun, Foster mengatakan perusahaan yang ia ajak bicara menghindar dari "alat-alat ERP raksasa" yang membutuhkan penyesuaian berat dan tidak berkomunikasi dengan baik dengan perangkat lunak pihak ketiga. "Dengan alat ERP besar ini, Anda dapat menyesuaikannya sampai sembilan sehingga akan menyulitkan aplikasi untuk bekerja di samping alat apa pun, " kata Foster. "Tetapi, saat Anda melihat lebih banyak organisasi yang mengadopsi lebih banyak alat, Anda akan melihat bahwa menemukan cara agar alat berbicara satu sama lain menjadi lebih penting daripada menyesuaikan dengan satu perangkat."

Roskill juga merekomendasikan bahwa perusahaan mana pun dengan model bisnis berbasis produk yang kuat memilih alat ERP sebagai pusat arsitektur Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS) mereka. Dari sana, katanya, Anda dapat menggunakan alat integrasi tugas berat seperti Azuqua dan Mulesoft untuk volume tinggi, kebutuhan bisnis, kekuatan industri. Jadi, pada intinya, begitu ERP Anda sudah ada, menggunakan alat seperti Azuqua untuk menghubungkan CRM Anda, visualisasi data, dan perangkat lunak e-commerce menjadi layak. Pastikan Anda tidak memisahkan solusi keuangan, rantai pasokan, dan pelacakan produk yang merupakan inti dari buku besar dan dasar ERP Anda.

Di sisi lain, Zapier, katanya, lebih baik dilayani untuk transaksi yang lebih ringan, point-to-point yang tidak berarti hidup atau mati untuk perusahaan Anda. Misalnya, Zapier adalah alat yang sangat baik untuk menghubungkan alat otomasi pemasaran Anda ke umpan Twitter untuk mengirim data bolak-balik. "Anda tidak ingin berakhir dengan integrasi yang menyebabkan kode spageti, " jelasnya. "Jika kamu membangun sistem kekuatan industri dari alat yang lebih ringan ini, kamu berakhir dengan sesuatu yang tidak berkelanjutan."

Foster tidak setuju dengan pernyataan Roskill. Dia mengatakan Zapier dapat memberikan kekuatan dan kinerja yang tepat dari alat yang terhubung dengannya. Jadi, jika Anda menghubungkan Zapier ke dalam solusi manufaktur besar-besaran serta alat akuntansi, maka tidak ada alasan untuk khawatir tentang bagaimana Zapier akan melakukan karena mengandalkan alat-alat asal untuk melakukan pekerjaan berat. Plus, uptime Zapier adalah 99, 99999 persen, katanya.

Apakah Anda berpikir ERP tradisional sudah mati lebih berkaitan dengan kebutuhan dan preferensi Anda daripada bagaimana kinerja alat. Saat ini, lebih banyak perusahaan menggunakan perangkat lunak ERP "raksasa" di tempat daripada alat ERP berbasis cloud, menurut Panorama Consulting. Data mereka menunjukkan bahwa perusahaan yang telah menginstal perangkat lunak ERP lokal cenderung tidak menginginkan pengulangan. Namun, perusahaan yang mengadopsi perangkat berbasis SaaS yang mendukung perangkat lokal sedang meningkat. Akibatnya, mereka akan mencari solusi yang plug and play dengan jenis perangkat lunak perusahaan lainnya.

Akankah itu pada akhirnya menghasilkan pendekatan terbaik untuk membangun ERP dari aplikasi akuntansi dan lini bisnis yang lebih kecil dan lebih fokus? Beberapa, seperti Roskill, mengatakan itu tidak mungkin. Tetapi beberapa, seperti Foster, mengatakan ya. Jawabannya lebih mungkin sejalan dengan penilaian Hamerman terhadap situasi: "Apa pun yang terjadi bisa berhasil."