Pro harus menggunakan kartu kredit virtual, bukan hanya hutang

Misalkan lain kali Anda mendengar tentang pelanggaran keamanan di perusahaan lain, Anda tahu bahwa Anda tidak perlu khawatir, tidak peduli seberapa besar pelanggaran itu atau berapa banyak nomor kartu kredit yang diambil. Misalkan Anda tahu itu, bahkan jika para penjahat mendapatkan semua data kartu kredit dari perusahaan Anda melalui vendor, tidak ada yang bisa mereka lakukan dengan itu. Ini akan sangat melegakan dibandingkan dengan perasaan banyak orang saat ini, ketika setiap pelanggaran besar meminta mereka dengan panik untuk mencari notifikasi bahwa data mereka juga diambil.

Untungnya, dengan bantuan dari departemen Hutang, tidak ada profesional TI yang perlu khawatir kehilangan nomor kartu kredit pelanggan dalam pelanggaran lagi. Alasannya adalah sekarang cukup mudah bagi perusahaan untuk melakukan pembayaran menggunakan nomor kartu kredit virtual yang hanya baik untuk satu transaksi. Setelah transaksi itu selesai, nomor itu tidak berguna. Tidak masalah jika orang jahat memiliki nomor, kode keamanan, dan tanggal kedaluwarsa karena tidak ada informasi yang dapat digunakan lagi. Ini dapat terjadi ketika Anda mengatur pembayaran komersial menggunakan kartu kredit virtual, dan kemudian mengonfigurasi perangkat lunak akuntansi perusahaan Anda sehingga semuanya terjadi secara otomatis dan transparan.

Apa itu Kartu Kredit Virtual?

Kartu kredit virtual telah ada untuk sementara waktu, tetapi sampai saat ini, mereka ada bagi konsumen untuk melakukan pembayaran satu kali online sebagai cara untuk melindungi terhadap pencurian nomor kartu. Untuk penggunaan bisnis, itu adalah perusahaan terbesar yang mulai menggunakan nomor kartu virtual untuk pengadaan dan perjalanan, umumnya sebagai bagian dari keseluruhan sistem pembayaran komersial mereka.

Tetapi sekarang, nomor kartu virtual untuk transaksi komersial juga tersedia untuk bisnis kecil. Dukungan awal datang dari MasterCard, salah satu nama terbesar di industri keuangan, meskipun penyedia pembayaran lain kemungkinan akan mengikuti.

"Kartu virtual adalah salah satu area dengan pertumbuhan tercepat di industri ini, " kata Jeff Feuerstein, Wakil Presiden Senior, Produk Pasar Besar dan Manajemen Produk Platform di Mastercard. Dia mengatakan bahwa pengeluaran kartu kredit virtual tahun lalu di Amerika Serikat adalah $ 122 miliar.

Feuerstein juga mengatakan perusahaan sekarang bekerja dengan bank mereka untuk melakukan pembayaran menggunakan nomor kartu virtual, dan dalam prosesnya sedang menghapus pembayaran menggunakan cek dan pembayaran rumah kliring otomatis (ACH). Dia mengatakan pelanggan komersial menemukan bahwa pembayaran kartu virtual lebih aman daripada bentuk pembayaran lainnya, dan di samping itu, biasanya lebih murah. Dalam beberapa kasus, perusahaan bahkan mungkin mendapati bahwa mereka mendapatkan potongan harga atas pembayaran mereka.

Bagaimana Kartu Kredit Virtual Bekerja

Untuk sebagian besar bisnis, pembayaran kartu virtual digunakan untuk pengadaan dan jenis transaksi lainnya di mana mereka disajikan dengan faktur pada pengiriman terhadap pesanan pembelian (PO). Mereka juga sering digunakan untuk pembayaran biaya perjalanan di mana kantor perjalanan in-house menggunakan kartu kredit virtual.

Cara kerjanya tergantung pada sistem akuntansi Anda dan pada bank mana Anda bekerja. Sebagai contoh, MasterCard mendukung ini dengan dua sistem pembayaran virtual mereka sendiri, yang disebut "MasterCard Di Pengendalian Pembayaran Komersial" dan "MasterCard Di Pengendalian untuk Perjalanan Bisnis." Cara MasterCard menangani ini bervariasi sesuai dengan kebutuhan Anda.

Ada situs web untuk pembayaran virtual kecil atau jarang, misalnya. Namun, bagi sebagian besar bisnis, pilihan termudah adalah membuat jenis file pembayaran baru yang mendefinisikan pembayaran yang akan dilakukan menggunakan nomor kartu virtual. File pembayaran itu kemudian ditransmisikan ke bank Anda di mana itu diproses, dan kemudian setiap pembayaran dalam file pembayaran dilakukan dengan menggunakan nomor kartu kredit 16 digit yang unik, sekali pakai, dan tunggal. Vendor Anda tidak pernah melihat nomor kartu kredit nyata, jadi jika dilanggar, itu tidak masalah.

Beberapa sistem akuntansi tidak menggunakan file pembayaran jadi, bagi mereka, ada antarmuka pemrograman aplikasi (API) yang memungkinkan staf TI mengintegrasikan sistem pembayaran virtual ke dalam sistem akuntansi Anda yang sudah ada. Beberapa prosesor pembayaran virtual lainnya, seperti Bento Technologies untuk Bisnis, akan memberikan dukungan bagi pengembang untuk menerapkan API mereka ke dalam sistem akuntansi Anda. Lainnya, seperti DivvyPay's Divvy, datang dengan antarmuka pengguna (UI) untuk beberapa sistem akuntansi bisnis yang paling umum.

Gunakan VPN untuk Memastikan Keamanan

Agar semua ini berfungsi, staf TI Anda harus dapat memodifikasi file pembayaran atau menambahkan dukungan API ke sistem akuntansi yang ada. Karena informasi pembayaran sensitif ini akan dikirimkan ke lembaga keuangan Anda, atau dalam beberapa kasus ke vendor Anda, Anda akan memerlukan jaringan pribadi virtual (VPN) untuk memastikan keamanan. Dan, tentu saja, departemen akuntansi Anda akan memerlukan akses ke catatan pengeluaran sehingga mereka dapat mengauditnya.

Saat ini, sebagian besar bank menawarkan layanan pembayaran virtual ini secara gratis sebagai layanan untuk pelanggan mereka, tetapi ini dapat berbeda menurut bank, jadi Anda harus memeriksa sebelum Anda melakukan. Vendor Anda akan dibayar sama seperti yang mereka lakukan untuk transaksi kredit lainnya sehingga tidak diperlukan pendaftaran khusus.

• Layanan VPN Terbaik untuk 2019 Layanan VPN Terbaik untuk 2019
• 5 Hal Yang Harus Anda Ketahui Tentang Kartu Kredit Virtual 5 Hal Yang Harus Anda Ketahui Tentang Kartu Kredit Virtual
• Layanan Pemrosesan Kartu Kredit Terbaik untuk 2019 Layanan Pemrosesan Kartu Kredit Terbaik untuk 2019

Perlu dicatat bahwa penggunaan nomor kartu virtual untuk pembayaran memiliki beberapa manfaat tambahan di luar keamanan pembayaran dan kebebasan dari kekhawatiran tentang pelanggaran vendor. Menurut Feuerstein, ada beberapa manfaat modal yang penting: karena mungkin ada penundaan selama 30- hingga 45 hari untuk belanja modal, pelacakan pengeluaran mudah dilakukan secara otomatis dan, dalam banyak kasus, menggunakan metode pembayaran kartu ini lebih murah daripada cek atau ACH pembayaran. Seringkali, sebenarnya lebih murah daripada menerima uang tunai untuk barang atau jasa.

Namun, pertimbangan garis bawah untuk menggunakan nomor kartu kredit virtual adalah keamanan. Peretas yang melanggar salah satu vendor Anda tidak akan memiliki nomor kartu kredit yang dapat mereka gunakan, tidak peduli seberapa keras mereka mencoba dan tidak peduli seberapa lemah keamanan di vendor tersebut. Dan itu sangat berharga.