Office 2016: lebih kolaboratif, tetapi tidak cukup di sana

Hampir tidak perlu dikatakan bahwa Microsoft Office tidak hanya suite produktivitas kantor paling populer, tetapi juga yang paling kuat. Produk seperti LibreOffice dan Corel WordPerfect adalah pesaing langsung, tetapi tidak di kelas yang sama. Sebaliknya, kompetisi berasal dari aplikasi seluler dan alternatif online, terutama Google Drive / Apps, yang menawarkan kolaborasi lebih banyak dan lebih baik, bersama dengan keunggulan penyimpanan data online.

Dalam beberapa bulan terakhir, Microsoft telah memfokuskan kembali Office untuk bertarung di front tersebut, dengan versi baru suite untuk iOS dan Android, aplikasi Web yang ditingkatkan, dan yang terbaru, di Office 2016, versi baru suite desktop yang tampaknya dirancang khusus untuk melawan keunggulan kolaborasi para pesaingnya. Di depan ini, Office 2016 hanya sebagian berhasil; beberapa fitur berfungsi dengan baik, tetapi banyak fitur yang Anda inginkan belum ada di sana. Setelah menggunakannya selama beberapa bulan terakhir, rasanya sangat mirip dengan versi Office yang lebih lama - ini berfungsi dengan baik, dan masih berada di puncak persaingan, tetapi belum kolaboratif seperti yang Anda inginkan.

Pada pandangan pertama, Microsoft Office 2016 tampaknya tidak jauh berbeda dari beberapa versi Office yang terakhir. Ya, bilah judul telah berubah warna, dan bilah pita dan menu tampaknya telah diubah sehingga mereka bekerja lebih baik ketika Anda mengerjakan tablet (atau mesin apa pun dengan layar sentuh). Tetapi fungsi dasar tidak banyak berubah - perintahnya sesuai dengan yang Anda harapkan, format file tidak berubah, dan hal-hal seperti makro dan add-on juga sama. Seperti yang saya telah menggunakannya selama beberapa bulan terakhir, secara umum, saya menemukan itu berfungsi dengan baik, tetapi itu bukan perubahan besar - ​​sampai Anda mulai berkolaborasi dengan orang lain.

Memang, keuntungan utama dari Office 2016 adalah peningkatan fitur kolaborasi dan sedikit lebih banyak kontrol untuk TI daripada manajemen sistem. Dari semua ini, fitur kolaboratif - yang memungkinkan dua orang atau lebih untuk bekerja bersama dalam suatu dokumen - sangat menonjol.

Versi Office sebelumnya memiliki beberapa fitur kolaboratif, tetapi Office 2016 mengambil ini lebih jauh, memungkinkan Anda untuk melihat perubahan dalam dokumen Word segera (seperti orang lain mengetik). Meskipun ini merupakan langkah besar, fitur kolaboratif untuk versi desktop Excel dan PowerPoint masih hilang, meskipun Microsoft telah menjanjikan pembaruan dalam beberapa bulan ke depan.

Pengeditan kolaboratif jauh dari ide baru. Ini adalah fitur yang membuat Google Documents menonjol tahun lalu, dan sejak itu Microsoft telah menambahkan sejumlah fitur kolaboratif ke Office, khususnya dalam versi berbasis web di Office Online. Dalam versi itu, banyak orang dapat mengedit dokumen, spreadsheet, atau presentasi yang sama secara bersamaan. Itu fitur hebat, berguna untuk spreadsheet di mana banyak orang dapat memasukkan informasi pada baris yang berbeda, atau bekerja bersama pada dokumen dengan mengedit bagian yang berbeda.

Sayangnya, aplikasi Web tidak sekuat aplikasi desktop. Versi online tidak memiliki fitur yang kuat untuk memformat; pada kenyataannya, saya menemukan bahwa pemformatan dalam dokumen yang kompleks dapat kacau jika Anda mencoba untuk membuat perubahan yang cukup kecil pada tampilan dokumen (mengubah teks bukan masalah) dan versi online tidak memiliki makro yang banyak pengguna tingkat lanjut andalkan dalam versi desktop. Itu tidak berarti bahwa versi Web itu buruk, tetapi tentu saja itu bukan pengganti untuk versi desktop. Hal yang sama berlaku untuk aplikasi iOS dan Android - mereka melakukan pekerjaan yang baik untuk mempertahankan pemformatan di dalam file Anda, dan berguna untuk digunakan, tetapi untuk pengeditan serius dan pembuatan dokumen, Anda jauh lebih baik di desktop.

Dimulai dengan Word 2013, Microsoft membuat beberapa fitur kolaboratif tersedia di aplikasi desktop. Di Word 2013, Anda melihat indikasi bahwa orang lain sedang mengedit dokumen, tetapi Anda tidak bisa benar-benar melihat perubahannya sampai Anda menyimpan (ketika mereka disorot).

Di versi desktop Word 2016, Anda tidak hanya melihat indikasi siapa yang membuat perubahan, tetapi Anda bisa melihat perubahan ini saat mereka mengetik. Dalam pengujian, saya menemukan ini berfungsi dengan baik, meskipun tergantung pada koneksi Anda, perubahan tidak selalu instan.

Semua ini mengharuskan dokumen Anda disimpan di toko dokumen Microsoft seperti OneDrive atau SharePoint. Ini akan menjadi batasan serius bagi sebagian orang. Di banyak perusahaan, file bersama di-host di server file tradisional, dan banyak orang menggunakan layanan selain OneDrive untuk penyimpanan dan berbagi. Microsoft menawarkan beberapa penyimpanan OneDrive gratis untuk siapa saja, dan orang-orang yang membeli produk melalui paket berlangganan Office 365 memiliki akses penuh ke OneDrive. Saya suka konsep OneDrive, tapi saya pasti melihat masalah dengan sinkronisasi file antara PC dan OneDrive; alat sinkronisasi generasi berikutnya sekarang dalam pengujian pratinjau, dan saya harap ini akan menyelesaikan masalah segera.

Saya sering bekerja di dalam dokumen bersama Word (disimpan di server online SharePoint) dengan informasi yang diperbarui tim saya. Kami menggunakan Word versi desktop lengkap, bukan Aplikasi Web, karena pemformatan berfungsi seperti yang kami harapkan. Saya bisa melihat di mana ini akan bekerja lebih baik ketika kita bisa melihat perubahan pengetikan di Word 2016.

Kelemahan besar, setidaknya untuk saat ini, adalah sejauh aplikasi desktop berjalan, ini hanya terbatas pada Word. PowerPoint mempertahankan fitur pengeditan bersama yang ada di versi 2013 (dan mirip dengan Word 2013), sementara versi desktop Excel tidak memiliki banyak sama sekali. Microsoft telah mengatakan bahwa versi Excel dan PowerPoint di masa depan yang merupakan bagian dari Office 2016 akan mendapatkan kemampuan pengeditan bersama waktu-nyata dalam waktu dekat, dan bahwa peningkatan ini akan tersedia bagi mereka yang membeli Office di paket berlangganan tahunan Office 365, tetapi tidak untuk mereka yang membeli versi desktop mandiri. Sementara itu, versi Web aplikasi terus menawarkan kolaborasi, yang tidak cukup mengatasi masalah ini. Saya memiliki aplikasi tempat banyak orang memasukkan data ke versi online spreadsheet Excel, tetapi kemudian harus membuka versi lengkap Excel untuk pemformatan dan makro lanjutan.

Word, Excel, dan PowerPoint

Salah satu fitur baru yang menarik dari aplikasi inti disebut "Katakan padaku apa yang ingin Anda lakukan, " yang muncul di bilah menu di Word, Excel, dan PowerPoint. Misalnya, Anda cukup mengetik "tambahkan tabel" dan itu akan melakukannya, atau mengarahkan Anda ke sistem bantuan tradisional. Saya menemukan ini sebagai tambahan yang bagus, tetapi jelas masih ada ruang untuk perbaikan. Misalnya, ia belum memiliki pencarian suara (juga tidak terintegrasi dengan Cortana pada Windows 10), dan umumnya memunculkan berbagai pilihan menu daripada hanya melakukan sesuatu untuk Anda.

Di dalam Word, fitur menarik lainnya adalah "pencarian cerdas, " yang memunculkan panel penelitian dengan informasi dari Wikipedia dan sumber web lainnya. Anda cukup mengklik kata atau fase pilih, dan kemudian pilih pencarian pintar dari menu pop-up (yang berisi hal-hal seperti memotong, menyalin dan menempel). Versi Word yang lebih awal memungkinkan Anda mencari kata-kata dengan membuka jendela browser terpisah, dan memiliki "panel penelitian", tetapi pada tahun 2016, ini lebih nyaman dan lebih mandiri.

Jika Anda menggunakan mesin dengan layar sentuh dan stylus, Anda sekarang dapat menambahkan persamaan dengan menggambar; itu bukan sesuatu yang saya lakukan banyak, tetapi saya bisa melihat di mana itu bisa berguna.

Dengan Excel, perubahan yang paling mencolok berkaitan dengan pembuatan bagan, dengan jenis bagan baru seperti Pareto dan grafik air terjun. Ini juga menambahkan beberapa animasi, dan fitur baru yang disebut Peramalan. Fitur-fitur PowerPivot sekarang sudah ada di dalam, daripada sebuah add-on, dan Anda dapat lebih mudah mempublikasikan data ke Power BI. Ini bagus untuk pengguna listrik dan dalam situasi tertentu, tetapi dugaan saya kebanyakan pengguna akan lebih baik dilayani oleh beberapa fitur produk yang kurang dihargai yang diperkenalkan pada versi sebelumnya, seperti memilih rentang dan menekan Control-Q untuk memunculkan analisis cepat, atau memilih menu sisipkan untuk bagan yang disarankan dan tabel pivot.

Program seperti Google Apps, Corel WordPerfect, dan LibreOffice menawarkan pemrosesan kata yang sangat kuat akhir-akhir ini; mereka tidak cocok dengan Word, tetapi cukup untuk kebanyakan orang. Namun, bagi sebagian besar pengguna yang serius, Excel berada di kelas dengan sendirinya. Microsoft membuat masalah besar ketika berjanji bahwa Office 2016 tidak akan melihat perubahan dalam makro atau format file dari versi sebelumnya - sesuatu yang sangat penting mengingat peran penting Excel dalam banyak pengaturan perusahaan.

PowerPoint sepertinya tidak banyak berubah sama sekali, meskipun fitur kolaborasi dijanjikan. Microsoft menyertakan alat presentasi baru yang berbeda yang disebut Sway, yang dirancang untuk membuat halaman Web yang dapat Anda gulir untuk bertindak sebagai presentasi; itu menarik, tetapi saya belum benar-benar menemukan kebutuhan untuk itu. Demikian pula, tidak ada banyak perubahan pada OneNote.

Outlook dan Alat Lainnya

Outlook memiliki lebih banyak perubahan - sekali lagi dengan fokus pada kolaborasi - meskipun saya belum dapat mengujinya, karena sebagian besar kolaborator saya masih menjalankan versi lama. Untuk pengguna bisnis, ini menambahkan fitur Grup yang memungkinkan Anda dengan cepat mengirim pesan ke tim tertentu dalam konsep yang tampaknya sangat mirip dengan Slack, dan Anda dapat melihat percakapan ini secara terpisah di aplikasi seluler. Ini juga memungkinkan Anda berbagi file dan kalender untuk tim dengan lebih mudah. Ini adalah konsep penting, dan saya berharap untuk benar-benar melihat apakah itu akan membantu meningkatkan komunikasi.

Fitur baru lainnya termasuk membuatnya lebih mudah untuk mengirim tautan ke file OneDrive daripada mengirimnya sebagai lampiran (sesuatu yang sudah ada di aplikasi Web selama beberapa waktu), serta fitur "Clutter" untuk pengguna perusahaan yang mengumpulkan pesan email. yang menurutnya bukan spam, tetapi berpikir mungkin prioritasnya lebih rendah. Itu ide yang menarik.

Meskipun co-authoring adalah fitur baru yang besar, ada beberapa tambahan baru ke suite, terutama untuk pelanggan bisnis. Ini termasuk penerbitan yang lebih baik ke PowerBI, alat intelijen bisnis yang terkait dengan Excel, dan versi terbaru Skype for Business. Ada alat baru yang disebut Delve, yang dirancang untuk membantu Anda menemukan dokumen-dokumen penting dan membagikannya, dan peta jalan menyertakan Office 365 Planner, alat untuk membantu tim mengatur pekerjaan mereka, dan tampaknya jauh lebih sederhana dan lebih mudah digunakan daripada mencoba menggunakan SharePoint atau Proyek lengkap, tetapi belum tersedia. Sejauh ini, ini adalah ide yang menarik, meskipun tampaknya tidak cukup matang untuk sebagian besar bisnis.

Di sisi perusahaan, Office 2016 mencakup peningkatan Pencegahan Kehilangan Data dan dukungan otentikasi multifaktor, serta opsi penyebaran baru yang disebut Cabang Saat Ini untuk bisnis, yang memungkinkan departemen TI meluncurkan pembaruan signifikan hanya tiga kali setahun, memberi mereka lebih banyak waktu untuk pengujian. Di bawah rencana ini, versi pertama Office 2016 akan diluncurkan kepada pengguna bisnis Februari mendatang, dengan fitur-fitur dari rilis umum awal ditambah pembaruan keamanan baru.

Haruskah Anda Meng-upgrade?

Ketika Anda memiliki produk di mana-mana seperti Office, pertanyaan sebenarnya bagi sebagian besar pengguna adalah apakah upgrade itu layak atau tidak. Jika Anda hanya memerlukan pengeditan dasar, versi seluler gratis atau alternatif seperti LibreOffice atau Google Apps akan memenuhi kebutuhan Anda; mereka tidak sekuat itu, tetapi mereka tentu lebih murah. Jika Anda hanya pengguna Office individual yang jarang berbagi file, versi ini tidak sebanyak itu; Anda mungkin tidak akan melihat banyak perbedaan dalam mempertahankan Kantor yang ada. Model berlangganan Office 365 memberi Anda versi yang diperbarui ditambah penyimpanan OneDrive, tetapi model pembelian satu kali yang lama bisa lebih murah jika Anda tidak memerlukan fitur baru.

Untuk usaha kecil, fitur kolaborasi tambahan akan menyenangkan, tetapi sekali lagi, banyak dari mereka belum sepenuhnya dipanggang. Untuk perusahaan pada perjanjian perusahaan atau paket berlangganan, versi baru adalah upgrade yang lebih jelas, tapi saya pasti bisa melihat argumen untuk menunggu sampai beberapa kekusutan dalam pengeditan bersama Word berhasil, atau sampai Excel mendapatkan fitur-fitur itu.

Intinya saya adalah bahwa Office tetap menjadi program yang paling kuat dalam kategorinya, dan sepertinya menunjuk ke arah yang benar, tetapi saya berharap beberapa fitur kolaboratif yang baru sedikit lebih matang daripada yang ada dalam rilis ini.

Untuk selengkapnya, lihat ulasan PCMag tentang Office 2016.