Manajemen kontrak yang buruk dapat menghabiskan uang bisnis Anda

Enam puluh empat persen perusahaan mengatakan proses persetujuan kontrak menyebabkan kesepakatan terhenti, menurut laporan baru dari SpringCM. Tantangan terbesar yang dihadapi organisasi adalah mengelola alur kerja kontrak dan mendapatkan sign-off dari para pemangku kepentingan utama. Hambatan terbesar yang dihadapi oleh perusahaan, menurut survei, adalah kurangnya proses untuk mengelola dan bergerak sepanjang kontrak. Enam puluh persen perusahaan menggunakan email untuk mengelola kontrak, sementara hanya 32 persen perusahaan yang menggunakan alat manajemen kontrak. Enam persen perusahaan mengatakan mereka tidak memiliki proses manajemen kontrak sama sekali.

"Mencoba untuk mendapatkan kontrak melalui proses persetujuan internal dan eksternal hanyalah pengalaman yang menyedihkan, " kata Erik Severinghaus, Kepala Strategi dan Aliansi Pejabat di SpringCM. "Sebuah kontrak adalah data yang secara mendasar tidak terstruktur, Anda sedang bekerja di dua organisasi yang berbeda dengan dua set alat dan proses yang berbeda. Pada akhirnya jika Anda mengeksekusi melalui email dan lampiran, yang kemudian terjadi adalah tidak ada yang memiliki visibilitas ke dalam proses tersebut., dan tidak ada yang bisa mengoptimalkan proses."

"Jika Anda melihat survei dan tantangan terbesar responden, " kata Will Wiegler, Chief Marketing Officer SpringCM, "empat teratas adalah alur kerja, menghasilkan kontrak baru, pelacakan, dan persetujuan. Itu adalah proses bisnis yang macet. Biasanya, orang-orang bahkan tidak tahu di mana kontrak sedang dalam proses. Kotak masuk siapa itu? Siapa yang mendapatkannya selanjutnya?"

(Gambar Via: SpringCM)

Apa yang Dapat Dilakukan Manajemen Kontrak

Alat manajemen kontrak menawarkan bisnis kemampuan untuk menyimpan, melacak, melapisi kembali, dan menjalankan laporan pada data berbasis kontrak. Ini biasanya melibatkan perangkat lunak berbasis cloud yang dapat secara otomatis membaca dan mengumpulkan data, serta mengirimkan peringatan kepada para pemangku kepentingan ketika tiba saatnya untuk mengambil tindakan pada kontrak tertentu. Severinghaus mengatakan perusahaan-perusahaan yang berusaha mengelola proses-proses ini tanpa perangkat lunak sedang berjuang untuk mengumpulkan data dari tujuh atau delapan tipe dokumen atau file yang berbeda, dan kemudian menerjemahkan informasi itu ke dalam kontrak atau faktur standar. Dalam skenario ini, ia menjelaskan, "Pasti ada kesalahan manusia."

Bahkan, bahkan perusahaan yang memanfaatkan perangkat lunak manajemen kontrak masih berjuang untuk menghindari kesalahan umum. Sembilan puluh dua persen kesalahan manajemen kontrak dikaitkan dengan manusia, menurut responden. Tujuh persen perusahaan mengatakan kesalahan manusia sering terjadi. "Seorang tenaga penjualan suka berbicara dengan pelanggan, suka membangun hubungan, tetapi mereka umumnya membenci matematika, aritmatika, keuangan, dan pekerjaan manual menerjemahkan angka di seluruh sistem yang berbeda, " kata Severinghaus. "Jika kamu menugaskan mereka dengan memindahkan barang-barang ini secara manual, kamu tidak akan terkejut jika kamu melihat kesalahan dalam proses."

(Gambar Via: SpringCM)

Seperempat dari semua bisnis yang disurvei mengatakan IT terlibat dalam proses alur kerja kontrak, sebuah langkah yang dapat membantu untuk mengimbangi beberapa kesalahan manusia yang terlibat dalam penebangan dan pemrosesan kontrak. Sebelum vendor perangkat lunak manajemen kontrak berbicara dengan klien potensial, departemen TI biasanya bekerja dengan analis bisnis untuk membantu menentukan alur kerja standar yang memperhitungkan proses bisnis, teknologi, dan masalah sebelumnya yang menggabungkan keduanya (misalnya mengapa spreadsheet tidak akan diterjemahkan ke dalam faktur).

Misalnya: Alat manajemen kontrak terbaik yang kami ulas menawarkan hal-hal seperti otomat kerja alur kerja, fungsionalitas obrolan dalam aplikasi, dan peringatan email yang memperingatkan orang ketika saatnya untuk bertindak berdasarkan kontrak. Beberapa fitur ini dapat ditemukan di alat Pilihan Editor 'seperti Agiloft dan Mitratech Getting Contracts Done, serta SpringCM.

Fitur-fitur ini juga dapat membantu mempercepat siklus kontrak dan menghemat uang perusahaan. Panjang siklus kontrak yang khas untuk responden survei adalah antara satu dan dua bulan (33 persen). Dua puluh dua persen responden mengatakan siklus kontrak mereka berlangsung lebih dari empat bulan. Dua puluh persen responden mengatakan menggunakan perangkat lunak manajemen kontrak telah menghemat uang bisnis mereka.

Manajemen Kontrak Masa Depan

Ketika Anda menambahkan teknologi yang muncul seperti kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin (ML) ke dalam campuran, manajemen kontrak memiliki potensi untuk menjadi lebih bermanfaat bagi pengguna. "AI akan menjadi sangat penting, " kata Severinghaus. "Ada kasus penggunaan baru di mana AI memungkinkan untuk perjanjian non-pengungkapan bersama. AI dapat melakukan peninjauan kontrak dasar dan klasifikasi kontrak."

Sayangnya, AI tidak akan menyelesaikan tantangan sulit mengembangkan proses manajemen kontrak, yang merupakan langkah pertama menuju otomatisasi. "Kami adalah jalan keluar dari AI untuk menyelesaikan tantangan proses bisnis, " kata Severinghaus. "Teknologi baru muncul dan semua orang berpikir itu akan menjadi peluru ajaib. Karena teknologi ini sekarang ada, mereka pikir kita tidak perlu melakukan kerja keras dan menganalisis proses bisnis kita. AI khususnya pada titik ini di mana orang mengatakan mereka menang. "Kita harus melakukan kerja keras karena AI akan melakukan pekerjaan ajaib untuk kita. Faktanya, AI adalah contoh dari sistem yang bergantung pada data terstruktur dan proses terstruktur untuk melatih algoritma tersebut."

Kurangnya standarisasi ini adalah mengapa perusahaan seperti SpringCM memohon bisnis untuk mengembangkan proses untuk mengelola kontrak bahkan sebelum berbicara dengan vendor. "Tidak memiliki proses adalah resep untuk masalah di semua tahap, " kata Wiegler. "Anda tidak dapat meningkatkan skala bisnis tanpa proses bagaimana Anda mengelola kontrak." Untuk mulai menyusun proses manajemen kontrak, Wiegler mengatakan perusahaan harus bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut, "Apa yang Anda lakukan sekarang? Apa yang bisa terstruktur dalam hal proses yang dapat diidentifikasi?" Setelah Anda mengidentifikasi proses Anda, dan seharusnya, Anda akan dapat bekerja dengan IT dan vendor perangkat lunak untuk membuat sistem yang berfungsi. Atau, seperti yang dikatakan Wiegler, "Anda tidak dapat mengotomatiskan sesuatu jika Anda tidak mengerti apa itu yang pertama."

SpringCM mensurvei 1.409 responden, 32 persen di antaranya berasal dari perusahaan yang memiliki kurang dari 100 karyawan, dan 16 persen di antaranya berasal dari perusahaan yang memiliki lebih dari 8.000 karyawan.