Mulai cepat: konfigurasikan base crm dalam 10 langkah mudah

Base CRM adalah Pilihan Editor PCMag untuk perangkat lunak CRM. Seri video yang ditata dirancang untuk membuat Anda aktif dan berjalan dengan Base CRM dengan cepat dan mudah. Ini menuntun Anda melalui semua langkah awal pengaturan, pengorganisasian, dan menggunakan akun Anda. Dalam artikel ini, kami akan memecah tugas-tugas seperti menyesuaikan pipa penjualan, mengkonfigurasi manajemen timbal, dan mengatur tindakan otomatis.

Daftar Isi

• Langkah Satu: Tinjauan Dashboard
• Langkah Dua: Personalisasi Notifikasi Anda
• Langkah Tiga: Petunjuk vs. Kontak
• Langkah Empat: Membuat dan Mengelola Penawaran
• Langkah Kelima: Menyesuaikan Pipa Penjualan Anda
• Langkah Enam: Menambahkan Bidang Kustom
• Langkah Tujuh: Menjadwalkan Janji Temu
• Langkah Delapan Membuat dan Menugaskan Tugas
• Langkah Sembilan Mengintegrasikan Email Anda
• Langkah 10 Menyiapkan Tindakan Otomatis

Tinjauan Dashboard Personalisasi Pemberitahuan Leads vs Kontak Membuat dan Mengelola Penawaran Menyesuaikan Pipa Penjualan Anda Menambah Bidang Kustom Janji Penjadwalan Membuat dan Menugaskan Tugas Mengintegrasikan Email Anda Mengatur Tindakan Otomatis

Langkah Satu: Tinjauan Dashboard

Pelajari cara menggunakan dasbor CRM Dasar Anda dalam video singkat ini termasuk ikhtisar aktivitas akun, ringkasan saluran pipa, dan opsi pemfilteran. Ada tiga jenis profil Base CRM, yang masing-masing memiliki izin berbeda: Pengguna, Manajer, dan Perusahaan. Profil pengguna hanya dapat melihat aktivitas mereka sendiri, manajer dapat melihat aktivitas mereka dan laporan langsung mereka, dan pengguna perusahaan dapat melihat aktivitas untuk seluruh tim.

Jika tidak, dasbor terlihat sama di semua profil, dengan pipeline dan ringkasan ringkasan di sisi kiri, aktivitas akun di tengah, dan tugas dan janji di sisi kanan. Tambahan baru untuk antarmuka pengguna (UI) adalah tombol Add universal, yang dapat digunakan untuk menambahkan kontak baru, arahan, dan catatan lain dari layar apa pun, termasuk dasbor.

Anda dapat melihat informasi tingkat atas tentang penawaran Anda, difilter menurut saluran pipa, serta aktivitas 30 hari terakhir, termasuk penghitungan penawaran yang telah dimenangkan dan hilang atau ditandai sebagai tidak memenuhi syarat. Aktivitas akun diatur oleh catatan, tugas yang diselesaikan, dan transaksi. Di kolom ini, Anda akan melihat setiap kali seseorang menambahkan kesepakatan baru, kontak, catatan, tugas, atau mengubah status atau tahapan prospek atau kesepakatan. Akhirnya, tugas dan janji yang akan datang ada di sisi kanan; tugas yang terlambat ditampilkan ditampilkan dalam warna merah. Tonton video untuk kiat memfilter konten dan menyesuaikan dasbor Anda untuk kebutuhan spesifik Anda.

Langkah Dua: Personalisasi Notifikasi

Video ini membimbing Anda melalui cara mengelola notifikasi. Ada tiga jenis notifikasi di Base CRM: notifikasi preset, notifikasi pribadi, dan notifikasi web.

Pemberitahuan pra-setel mencakup aktivitas perangkat lunak seperti ketika arahan, kesepakatan, atau tugas diberikan kepada Anda serta pengingat janji temu dan tugas. Ada juga notifikasi sistem seperti ketika impor atau ekspor selesai atau ketika lead baru dibuat dari form capture. Untuk masing-masing ini, Anda dapat memilih untuk peringatan web, peringatan email, atau mematikan notifikasi.

Pengguna dapat membuat pemberitahuan yang dipersonalisasi terkait dengan kontak, kontak, dan penawaran. Untuk masing-masing, Anda pertama-tama memilih filter, seperti arahan yang dimiliki oleh tim atau pengguna tertentu atau kesepakatan yang pada tahap tertentu. Kemudian Anda memilih pemicu. Misalnya, Anda mungkin ingin menerima peringatan ketika tugas ditambahkan ke kesepakatan baru atau ketika tahap kesepakatan dalam pipa diubah. Pemberitahuan dapat memiliki lebih dari satu pemicu. Anda bisa mendapatkan peringatan web, email, dan seluler.

Akhirnya, pengguna yang telah mendaftar untuk Suara Dasar, atau terintegrasi dengan beberapa penyedia layanan suara bisnis lainnya, dapat mendaftar untuk pemberitahuan web tentang panggilan masuk dan pesan teks. Suara Dasar mencakup nomor telepon unik dan secara otomatis mencatat panggilan dan pesan ke kontak dan kontak.

Langkah Tiga: Petunjuk vs. Kontak

Jika Anda baru mengenal CRM, maka Anda mungkin memiliki kebingungan dalam hal prospek dan kontak. Dalam Pangkalan CRM, seorang pemimpin adalah seorang pemimpin, perusahaan, atau peluang bisnis yang belum menjadi bagian dari jalur penjualan. Ini termasuk orang dan perusahaan yang Anda temukan melalui jaringan tetapi dengan siapa Anda belum membuat kesepakatan bisnis. Prospek semuanya tentang potensi. Setelah seorang lead menunjukkan minat pada suatu produk atau layanan, mereka dapat dikonversi menjadi kontak. Kontak juga bisa menjadi seseorang yang pernah berbisnis dengan Anda dan cenderung menawarkan bisnis yang berulang.

Tab Pimpinan dan Kontak di Pangkalan CRM terlihat dan berfungsi sama, dengan berbagai filter pencarian. Lead dikategorikan dalam tiga cara: baru, berfungsi, dan tidak memenuhi syarat. Kontak dibagi antara prospek dan pelanggan. Kontak dapat dikaitkan dengan satu penawaran atau lebih. Untuk kontak dan kontak, Anda dapat melihat tugas dan janji terkait dalam entri mereka serta dokumen terkait. Arahan dapat dikonversi ke kontak tetapi tindakan itu tidak dapat dibatalkan.

Langkah Empat: Membuat dan Mengelola Penawaran

Kesepakatan adalah peluang penjualan yang terkait dengan kontak atau kontak. Mereka bergerak melalui jalur penjualan Anda, yang mewakili proses penjualan Anda. Setiap pipa berakhir pada salah satu dari tiga tahap tertutup: menang, kalah, atau tidak memenuhi syarat. Menang dan yang hilang sudah jelas; menandai kesepakatan sebagai tidak memenuhi syarat berarti bahwa itu bukan penolakan penuh. Alasan wajar tanpa pengecualian bisa mengenai waktu, anggaran, reorganisasi perusahaan, atau elemen apa pun yang di luar kendali Anda. Tiga ember untuk transaksi ini memudahkan Anda melacak kesuksesan Anda dan menargetkan tim penjualan Anda dengan lebih baik.

Pada halaman Penawaran, Anda dapat melihat berapa banyak penawaran pada setiap tahap pipa. Seperti kontak dan kontak, Anda juga dapat memfilter penawaran berdasarkan salah satu bidang yang Anda gunakan. Dalam entri transaksi, Anda dapat melihat kontak, prospek, atau perusahaan mana yang terhubung dengannya, aktivitas terkini, dan nilainya serta persentase kemungkinannya. Setiap tugas atau janji terkait juga ditampilkan. Anda juga dapat mengubah tahap kesepakatan di sini.

Langkah Kelima: Menyesuaikan Pipa Penjualan Anda

Jalur pipa penjualan terdiri dari beberapa tahap. Base CRM memiliki enam tahap di luar kotak, tetapi Anda dapat menambahkan lebih banyak atau menghapus yang tidak Anda rencanakan untuk digunakan. Anda juga dapat mengganti nama dan menyusun ulang tahapan berdasarkan proses perusahaan Anda. Ada dua jenis tahapan: aktif dan tertutup. Meskipun Anda dapat mengganti nama salah satu dari tiga tahap tertutup, yang defaultnya menjadi menang, hilang, dan tidak memenuhi syarat, Anda dapat menghapusnya atau menambahkan lebih banyak.

Jika Anda memiliki beberapa saluran penjualan, maka Anda dapat menyesuaikan masing-masing dengan tahapan yang berbeda. Jadi, jika Anda menjual produk dan layanan, maka Anda dapat memiliki jaringan pipa yang sesuai dengan setiap proses.

Langkah Enam: Menambahkan Bidang Kustom

Prospek, kontak, dan transaksi memiliki banyak bidang default tapi itu tidak selalu cukup. Kolom khusus memungkinkan Anda mengumpulkan dan menyimpan informasi tambahan tentang prospek Anda yang unik untuk bisnis Anda. Base CRM memiliki berbagai opsi bidang khusus. Anda dapat membuat bidang untuk satu baris teks, paragraf teks, kotak centang, menu tarik-turun, menu multi-pilih, tanggal, email, telepon, alamat, dan URL. Anda dapat menambahkan bidang khusus sebanyak yang Anda inginkan, dan untuk menu tarik-turun dan pilih banyak, hingga 500 pilihan.

Langkah Tujuh: Menjadwalkan Janji Temu

Base CRM dilengkapi dengan fitur kalender, dan Anda juga dapat mengintegrasikan satu atau lebih Kalender Google dengan akun Anda. Anda harus memilih satu kalender sebagai default, yang merupakan satu-satunya yang dapat Anda edit. Janji temu dari kalender yang tidak standar muncul dalam warna abu-abu. Saat membuat janji, Anda dapat mengaitkannya dengan kontak, kesepakatan, atau kontak. Mulailah mengetik nama dan Base CRM akan menyarankan semua catatan yang cocok.

Janji-janji itu akan muncul di entri untuk kontak, kontak, atau kesepakatan. Menyimpan janji menambahkannya ke kalender Anda dan mengirimkan undangan ke peserta lain. Anda dapat mengunggah logo perusahaan Anda sehingga akan ditampilkan di semua undangan. Anda juga dapat menambahkan janji dari halaman utama, kontak, atau kesepakatan. Saat Anda melihat janji temu, Anda dapat melihat peserta mana yang telah menerima dan menolak undangan Anda.

Langkah Delapan: Membuat dan Menugaskan Tugas

Dalam Pangkalan CRM, semua tugas dikaitkan dengan kesepakatan. Anda dapat menambahkan tugas dari Kalender atau tab Tugas atau langsung dari kontak, kontak, atau entri kesepakatan. Tugas memiliki tenggat waktu dan pengingat opsional, yang dapat dikirim satu minggu, satu hari, satu jam, 30 menit, 15 menit, atau lima menit sebelum tanggal jatuh tempo atau pada waktu yang tepat dari tanggal jatuh tempo. Tugas yang terlambat muncul dalam warna merah. Bergantung pada izin Anda, Anda dapat menetapkan tugas untuk diri sendiri atau pengguna lain.

Langkah Sembilan: Mengintegrasikan Email Anda

Base CRM memiliki alat email tetapi juga terintegrasi dengan Gmail dan penyedia email lainnya. Mengintegrasikan akun email Anda berarti bahwa komunikasi dengan kontak dan kontak secara otomatis dicatat, sehingga Anda memiliki waktu untuk pekerjaan yang lebih penting. Akun email Anda akan disinkronkan dua cara: email yang Anda kirim di Base CRM akan muncul di klien email Anda dan sebaliknya. Base CRM akan mengirim email kepada Anda setelah sinkronisasi email awal selesai.

Email Anda dibagi menjadi empat folder: Kotak Masuk, Email Tidak Lacak, Terkirim, dan Diarsipkan. Kotak Masuk Anda berisi email yang terhubung ke kontak, kontak, dan transaksi di akun Anda. Email yang tidak dilacak adalah email yang tidak terkait dengan akun Anda. Dari folder itu, Anda dapat menambahkan email sebagai kontak atau kontak. Di folder Terkirim, Anda dapat melihat apakah suatu email telah dilihat dan berapa kali dilihat, dengan cara itu Anda dapat mengidentifikasi pesan yang mungkin telah jatuh melalui celah-celah atau pergi ke alamat email yang salah. Anda dapat menghapus pesan atau mengarsipkannya setelah tidak lagi penting.

Langkah 10: Mengatur Tindakan Otomatis

Jika Anda mendapati diri Anda melakukan tugas yang sama berulang kali, lalu mengapa tidak mengotomatiskannya? Base CRM memiliki beberapa opsi untuk secara otomatis membuat tugas berdasarkan peristiwa tertentu. Anda harus menjadi pengguna tingkat manajer yang merupakan admin akun untuk membuat tindakan otomatis. Contohnya termasuk membuat tugas saat kesepakatan berpindah ke tahap baru atau memperbarui bidang khusus saat kesepakatan baru dibuat. Pertama, Anda memilih acara yang akan memicu tindakan. Pilihan meliputi: ketika prospek baru dibuat;, ketika kontak baru dibuat, ketika kesepakatan dibuat, atau ketika kesepakatan dipindahkan ke tahap yang berbeda. Beberapa peristiwa ini memiliki opsi yang lebih terperinci seperti penyaringan menurut perusahaan, saluran pipa, atau tahap kesepakatan.

Selanjutnya, Anda memutuskan tugas apa yang harus dilakukan, menetapkannya untuk pengguna, dan secara opsional menambahkan tenggat waktu. Anda dapat membuat banyak tugas per tindakan otomatis.