Video: Contoh Kalimat Untuk Membalas Email HRD (Oktober 2024)
Email mudah dibenci. Dan oh, betapa kami suka membencinya. Sebagai tautan ke dunia luar, ini luar biasa. Sebagai cara berbicara dengan rekan kerja, tidak banyak. Ini bukan waktu-nyata, orang menyalahgunakannya (halo, "Balas Semua"), dan pesan-pesan penting dikubur dalam lumpur harian dari buletin, iklan, dan email berlangganan untuk produk dan layanan yang Anda yakin tidak akan pernah berlangganan.
Tidak selalu seperti ini. Butuh lebih dari dua dekade setelah programmer komputer Amerika Ray Tomlinson menerapkan sistem email pertama pada tahun 1971 untuk menerima email. Tetapi ketika itu terjadi, itu menciptakan revolusi dalam cara orang berkomunikasi, di dalam dan di luar pekerjaan. Tomlinson meninggal pada 6 Maret pada usia 74 tahun.
Saat ini, perusahaan membuang email berbondong-bondong untuk alat kolaborasi online seperti Atlassian HipChat, Google Hangouts dan, terutama Slack. Kegiatan ini diharapkan akan mendorong pasar global untuk apa yang oleh para analis disebut jaringan sosial perusahaan menjadi $ 3, 5 miliar pada tahun 2019 - lebih dari dua kali lipat dari tahun 2014, menurut laporan IDC Juli 2015.
Beralih ke Slack atau alat komunikasi intra-kantor serupa semudah membuka akun percobaan gratis. Slack bisa menjadi hal yang bagus untuk pertukaran cepat antara anggota tim, atau berbagi dokumen dan laporan di seluruh perusahaan. Tetapi ada kurva belajar, itu bisa menjadi mahal, dan itu bisa berubah menjadi waktu yang besar seperti email, jika tidak lebih buruk.
"Itu memang mengharuskan karyawan untuk menerima, " kata Danny Groner, Blogger Partnerships and Outreach Manager di situs foto stok Shutterstock, yang menggunakan Slack untuk komunikasi internal. "Jika orang setuju dan bersedia mengakui ada nilainya, dalam tiga hingga enam bulan kau akan keluar dari jalan lama."
Berikut adalah beberapa faktor untuk membantu Anda memutuskan apakah bisnis Anda siap untuk mencium email selamat tinggal. Mereka didasarkan pada masukan dari lebih dari setengah lusin usaha kecil hingga menengah (UKM) yang saya wawancarai yang memindahkan pesan kantor ke Slack atau alat serupa.
1. Cari Tahu Mengapa Anda Beralih
Tidak cukup mengantongi email karena itu "buruk." Sasaran konkret dapat membantu Anda menentukan cara mengatur dan meluncurkan layanan baru. Greg Edwards, CEO dari perusahaan cybersecurity WatchPoint Data, menginginkan cara yang lebih cepat untuk mendapatkan informasi ke dan dari karyawan, tetapi dengan kemampuan untuk melampirkan file, berkolaborasi, dan mengarsipkan materi. Dia membutuhkan fungsionalitas yang lebih kaya daripada yang dapat ditawarkan oleh perpesanan instan (IM), jadi dia menguji Slack, dan mendapati "itu melakukan semua yang saya cari."
2. The Big Guns Harus Memimpin Pertempuran
Ya, itu akan menjadi pertempuran. Bahkan jika email rusak, itu yang digunakan kebanyakan orang. Berpindah tidak akan berfungsi kecuali manajer puncak adalah pemandu sorak terbesar - dan pengguna pertama. Di perusahaan yang lebih kecil, itu bisa menjadi pemilik atau CEO. Di perusahaan yang lebih besar, itu bisa menjadi kepala departemen. Setelah mendaftar untuk Slack, Edwards harus terus mengingatkan delapan karyawannya tentang hal itu. "Saya masih memiliki orang yang mengirimi saya email dan saya akan menjawab dan berkata, 'Kirim ini kepada saya di Slack.'"
Perusahaan lain mengambil pendekatan yang lebih lembut. Pembuat aplikasi nomor telepon virtual Burner menggunakan aplikasi obrolan yang berbeda ketika salah satu pendiri perusahaan mengundang beberapa teman untuk mencoba Slack. "Semua orang mulai menggunakan Slack semakin banyak, dan kami membunuh yang lain, " kata Greg Cohn, CEO Burner. Dia memperkirakan bahwa volume surelnya turun 30 hingga 50 persen sebagai akibatnya - dan akan lebih menurun jika pekerjaannya tidak mengharuskan orang lain mengirim surel ke luar perusahaan.
3. Pertimbangkan Opsi Anda
Slack adalah pemain besar, tetapi ada beberapa alternatif. Alat Sameroom membantu berbagi pesan antara platform komunikasi yang tidak kompatibel, dan perusahaan menggunakan beberapa solusi untuk pengiriman pesan antar kantor termasuk Atlassian HipChat, Intercom, dan Slack, meskipun terutama menggunakan Fleep. Antara lain, pengguna Fleep dapat menulis pesan di dalam platform untuk pengiriman ke dan dari email, sebuah fitur yang tidak tersedia di versi gratis Slack (menurut Andrei Soroker, CEO Sameroom).
4. Pertimbangkan Biaya
Slack gratis hingga Anda menekan 10.000 pesan dan lima alat yang didukung. Setelah itu, biayanya $ 8 per bulan per pengguna (atau $ 6, 67 bila dibayar setiap tahun). Jeff Gladnick, pendiri dan CEO perusahaan pengembangan web Great Dental Websites (GDW), membayar $ 200 sebulan untuk Slack untuk 30 karyawannya. Dia suka layanan tetapi akan senang menemukan sesuatu yang lebih murah. "Kau menabrak tembok jauh lebih cepat daripada yang kau pikirkan, " katanya, "dan kemudian stafmu mengeluh ketika mereka tidak dapat menemukan barang-barang dan berkata mari kita kembali ke email. Jadi kau membeli. Ini seperti heroin, kau terjebak di sana dan tidak bisa turun."
5. Menawarkan Pelatihan
Sulit membayangkan, pada suatu waktu orang harus belajar cara menggunakan email. Itu sama untuk Slack. Pastikan karyawan tahu dasar-dasar Slack seperti cara kerja saluran dan cara memilih masuk atau keluar dari mereka. Jika Anda mengintegrasikan Slack dengan aplikasi produktivitas kantor yang ada, pastikan mereka memahami apa itu dan bagaimana mereka terhubung. Dapatkan lebih banyak petunjuk bagaimana dalam 7 Tip Esensial untuk Pengguna Slack. Semakin banyak karyawan memiliki, semakin kecil kemungkinan mereka akan tergelincir ke dalam jenis kebiasaan buruk yang menciptakan email morass hari ini.
6. Tentukan Berapa Banyak Non-Pekerjaan Sosialisasi Budaya Anda Akan Memungkinkan
Karyawan di GDW memulai saluran Slack untuk orang-orang yang suka kucing, ski, dan seluncur salju. "Banyak budaya kita telah masuk ke Slack, " kata Gladnick dari GDW.
Tetapi terlalu banyak bersenang-senang bisa menjadi hal yang buruk. Alih-alih memberi orang kesempatan untuk mengeluarkan tenaga di antara tugas-tugas, saluran tolol bisa menjadi pemborosan waktu yang sangat besar.
Slack baru-baru ini mengumumkan obrolan suara internalnya sendiri di sepanjang jalur yang sama dengan Skype.
Soroker mengatakan dia pernah bekerja di perusahaan yang menggunakan Skype, dan "ada orang yang menghabiskan seluruh hari kerja mereka hanya bercanda di ruang obrolan (Skype) ini, bertukar gambar kucing dan GIF animasi, " katanya. "Jika itu menjadi kenyataan, itu berbahaya." Di Sameroom, Soroker mengatakan tidak ada saluran Slack yang menyenangkan. "Kami tidak mengatakan apa-apa kecuali itu berhubungan dengan pekerjaan. Kami mencoba untuk sengaja membosankan."
7. Jangan Abaikan Aplikasi Komunikasi untuk Menghubungi Pelanggan
Alat kolaborasi dan aplikasi perpesanan internal mungkin tidak dimaksudkan untuk berkomunikasi dengan pelanggan, tetapi perusahaan sekarang menggunakannya dengan cara itu. Cohesion Singapore, penyelenggara acara pengembangan tim kelompok seperti tag laser dan sepak bola gelembung, menggunakan WhatsApp Messenger dan Telegram Messaging untuk menanggapi pertanyaan dari calon pelanggan. Perusahaan yang berusia 18 bulan itu mengirim email untuk mendukung aplikasi pengiriman pesan sekitar setahun yang lalu karena memungkinkan karyawan untuk merespons lebih cepat, kata co-founder Cohesion Singapura, Xavier Chng. Dan, ia mencatat, pelanggan bersedia membayar premi untuk "nilai intrinsik" seperti balasan cepat.
