Video: Kwentong SMB by Cluster Gelo - BREAKTIME & XMAS TREE (Oktober 2024)
Memulai tahun yang tepat dari perspektif TI berarti membawa sebanyak mungkin kekacauan yang Anda bisa. Minggu-minggu antara Natal dan Tahun Baru cenderung mereda dalam hal permintaan bantuan TI, penyebaran, dan tugas manajemen acak lainnya. Sebagian besar Januari mengikuti setelah organisasi kembali dari liburan dan perlahan-lahan membangun momentum. Minggu-minggu itu berguna bagi para manajer TI yang membutuhkan waktu untuk mengatur rumah mereka, untuk memberikan fondasi teknologi yang kuat untuk sisa tahun ini. Berikut ini adalah enam langkah kunci yang harus diambil manajer TI sedini mungkin di tahun 2016.
1. Rencanakan Refresh Lease Perangkat Keras Anda
Mudah-mudahan Anda telah memelihara log audit perangkat keras yang akurat yang mencakup semua infrastruktur di lokasi Anda, termasuk tidak hanya PC dan notebook tetapi juga perangkat keras jaringan, printer, dan kategori perangkat seluler yang semakin melebar. Siapa yang memiliki apa; dimana itu berada; informasi pengenal dasar seperti nomor seri, dan, yang paling penting, tanggal penyegaran sewa. Catat perangkat keras apa yang akan disegarkan tahun ini dan kapan, dan pastikan untuk memasukkan faktor itu ke dalam rencana proyek Anda. Berikan perhatian khusus pada perangkat seluler apa yang digunakan karyawan Anda karena semakin banyak orang menggunakan perangkat seluler pribadi untuk bekerja (yang dapat membawa beban pembayaran yang tidak perlu dan risiko keamanan).
2. Lakukan Audit Lisensi Perangkat Lunak Teliti
Jika Anda mengikuti prosedur yang tepat tahun lalu, maka Anda seharusnya sudah menyelesaikan audit perangkat lunak. Tetapi, jika Anda tidak, Anda pasti tidak ingin melewatkan langkah ini sekarang.
Sama seperti dalam audit perangkat keras Anda, Anda akan menemukan bahwa pengguna juga membuat pilihan pribadi dalam portofolio perangkat lunak mereka. Mirip dengan karyawan yang menggunakan perangkat pribadi untuk bekerja, banyak juga yang menggunakan layanan berbasis cloud mereka sendiri. Ini dapat terjadi karena satu pengguna memutuskan untuk mendaftar ke layanan tertentu, atau bahkan seluruh tim menyebarkan layanan cloud hanya di antara mereka sendiri.
Seringkali, layanan ini dibayar melalui biaya berulang yang ditetapkan untuk kartu kredit pribadi atau perusahaan, dan akuntansi dapat mengalami kesulitan menentukan siapa yang membayar untuk apa. Itu berita buruk bagi mereka tetapi juga bisa menggigit Anda selama waktu anggaran TI, jadi selesaikanlah sebanyak mungkin. Tren ini juga dapat menyebabkan sakit kepala besar dari sudut pandang keamanan karena banyak yang disebut layanan cloud benar-benar memaksa pengguna untuk mengunduh modul sisi klien yang perlu melewati proses pengujian yang biasa Anda lakukan. Jika Anda tidak tahu apa yang berjalan pada perangkat pengguna Anda, Anda tidak dapat melindungi mereka dengan memadai.
Dalam pengertian yang lebih tradisional, pastikan audit perangkat lunak Anda mencakup basis yang biasa juga, yang berarti penilaian akurat atas perangkat lunak apa yang diinstal, di mana ia berjalan, siapa yang memiliki akses versus siapa yang memiliki lisensi, dan kapan lisensi itu kedaluwarsa. Berikan perhatian khusus pada perangkat lunak keamanan - anti-virus, jaringan pribadi virtual (VPN), dan enkripsi adalah tiga contoh.
3. Menderita Audit Keamanan Itu
Memang, audit keamanan TI hanya sedikit lebih menyenangkan daripada kunjungan IRS, tetapi kabar baiknya adalah mereka sangat kritis dan sangat terspesialisasi. Itu berarti Anda memiliki kasus yang bagus untuk mempekerjakan konsultan untuk menyelesaikan proses ini untuk Anda. Tapi, apakah Anda atau ahli luar yang melakukannya, pastikan hal-hal berikut ini dicakup secara rinci:
Tambahkan audit- Ikat proses ke dalam data audit perangkat keras dan perangkat lunak Anda.
Analisis perlindungan identitas- Bagaimana Anda ontrolling akses ke sumber daya IT perusahaan dan data di tempat dan di cloud.
Analisis keamanan cloud- Analisis secara terpisah semua operasi cloud Anda, apakah itu hanya beberapa pertunjukan penyimpanan di luar lokasi atau aplikasi penuh, Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS) yang menjalankan proses bisnis utama.
Perlindungan data dan pemulihan bencana (DR) analisis - Bagaimana solusi tahun lalu bekerja dan apakah ada titik lemah atau skenario yang tidak terduga yang harus Anda atasi tahun ini?
Analisis audit keseluruhan- Anda tidak dapat memberikan ini kepada konsultan mana pun; gunakan laporan audit keamanan untuk menilai tingkat keselamatan operasi TI Anda, dan mencari tahu tidak hanya di mana perbaikan perlu dilakukan tetapi juga di mana Anda dapat menghemat uang dengan menggunakan solusi atau taktik keamanan yang berbeda.
4. Pelajari Proses Bisnis Anda
Dalam sebuah perusahaan kecil, ini dapat dilakukan dalam beberapa sesi duduk satu lawan satu. Di perusahaan menengah, Anda mungkin akan mendapatkan kesempatan untuk menghabiskan beberapa makan siang. Nama permainan di sini adalah "Bagaimana cara kerjanya?" Idenya adalah untuk pertama-tama mengidentifikasi apa proses-proses utama dalam bisnis Anda yang membuatnya bekerja (artinya, yang membuatnya menghasilkan uang dan berfungsi) dan siapa yang memimpin atau memiliki proses-proses tersebut. Kemudian, dapatkan waktu tatap muka dengan orang-orang itu dan minta mereka memandu Anda - secara rinci - bagaimana proses ini terjadi; apa yang benar-benar penting dalam mewujudkannya; alat apa yang digunakan hari ini untuk menyelesaikan pekerjaan ini; dan apa yang ingin dilihat oleh orang-orang ini, apa yang akan terjadi, atau yang pada umumnya ingin dikeluhkan.
Hanya dengan informasi ini Anda dapat benar-benar menambah nilai. Keahlian Anda tidak hanya dalam mengetahui apa yang terjadi dalam teknologi; itu bisa menerapkan teknologi secara kreatif untuk membuat proses-proses menghasilkan uang dilakukan lebih cepat, lebih murah, atau lebih kompetitif. Hanya ketika Anda benar-benar tahu cara kerja Anda dapat melakukan pekerjaan itu secara efektif, bahkan dengan mudah. Jadi, luangkan waktu dari layar Anda dan kenali rekan kerja Anda. Anda akan terkejut betapa senangnya mereka memiliki percakapan ini dan seberapa banyak stok internal Anda dapat meningkat sebagai hasilnya.
5. Bicaralah dengan Pemasaran
TI dan Pemasaran biasanya adalah dua departemen yang tidak banyak berhubungan satu sama lain, selain dari interaksi permukaan. Tetapi dengan meningkatnya pemasaran media sosial, teknologi memainkan peran yang semakin penting dalam keseluruhan rencana pemasaran perusahaan Anda. Jadi, memiliki obrolan awal tahun dapat membayar dividen besar selama sisa tahun ini. Hal-hal penting yang mungkin ingin dibahas oleh Pemasaran meliputi:
Manajemen kehadiran media online dan sosial- Banyak departemen pemasaran tidak memiliki petunjuk tentang tingkat kecanggihan yang tersedia bagi mereka ketika datang untuk mengelola kampanye pemasaran online; menambahkan keahlian Anda di sini dapat secara instan membuat rencana teknologi selama setahun untuk kedua belah pihak.
Pengumpulan dan penyimpanan data- Orang pemasaran cenderung meminta segalanya dengan tujuan mencari tahu bagaimana menggunakannya nanti. Itu akan baik-baik saja jika "segalanya" itu tidak juga termasuk petabyte potensial dari data web, transaksi, dan pelacakan pelanggan. Memahami apa yang orang-orang ini kumpulkan hari ini dan apa yang ingin mereka kumpulkan besok dapat menentukan strategi penyimpanan Anda sepanjang tahun.
Analisis data- Jika administrator basis data (DBA) Anda telah menjawab pertanyaan intelijen bisnis (BI) hingga saat ini, bersiaplah untuk perubahan. Dengan peningkatan dalam pengumpulan data akan muncul peningkatan yang sama dalam penambangan data untuk nilai. Memuat itu ke pundak satu atau dua DBA yang terlalu banyak bekerja mungkin merupakan kesalahan. Alih-alih, lihat apakah alat layanan intelijen bisnis swalayan (BI) (seperti Microsoft Power BI atau Tableau Desktop) dapat membantu organisasi Anda. Bicaralah dengan Bagian Pemasaran, Keuangan, dan departemen intensif data lainnya tentang wawasan apa yang mereka cari, dan kemudian lihat apakah Anda dapat menggunakan alat untuk membiarkan mereka menggali nugget itu sendiri.
6. Dapatkan Perencanaan
Jika Anda telah mengikuti langkah-langkah yang sudah diuraikan, Anda sekarang memiliki ide yang akurat tentang teknologi apa yang digunakan perusahaan Anda, bagaimana menggunakannya, dan berapa biayanya. Anda juga memiliki pandangan yang baik ke dalam lubang yang melubangi situasi ini - di mana Anda membayar terlalu banyak; di mana potensi risiko keamanan berada; apa yang perlu diperbarui atau diperbarui tahun ini, dan banyak lagi.
Gunakan temuan itu untuk mulai memetakan tahun IT Anda. Anda perlu mengetahui berapa banyak proyek yang dapat ditangani departemen Anda selain yang harus terjadi (seperti pembaruan lisensi, peluncuran perangkat keras baru karena penyegaran sewa, dan sejenisnya). Hanya sekali Anda memetakan proyek-proyek non-opsional Anda dapat memulai perencanaan nilai tambah.
Tetapi ketika Anda sampai ke tahap itu, ada beberapa langkah kunci yang perlu Anda ikuti:
Anda telah bertemu dengan para pemimpin proses garis depan; sekarang bertemu dengan manajemen atas. Orang-orang di garis depan telah memberi Anda wawasan tentang cara kerja dan di mana Anda dapat membantu, tetapi hanya manajemen senior yang dapat memberi Anda perspektif gambaran besar. Anda membutuhkan kedua perspektif untuk menghasilkan rencana teknologi yang efektif.
Berusahalah untuk "menjual" proyek sebelum menghabiskan waktu untuk evaluasi dan pengujian. Mencari tahu alat mana yang akan bekerja paling baik di organisasi Anda bisa menjadi tugas yang membosankan dan menghabiskan waktu. Jangan lakukan itu sampai Anda mendapat dukungan dari para pemangku kepentingan di garis depan dan manajemen tingkat atas. Dengan kata lain, jual ide proyek Anda kepada orang-orang yang akan mendapat manfaat sebelum menghabiskan jam kerja yang signifikan bagi mereka.
Saat menjual proyek Anda, jangan hanya fokus pada penghematan biaya. Banyak manajer TI default untuk menemukan solusi yang lebih murah untuk alat apa pun yang digunakan saat ini. Terkadang itu sudut yang bagus - terutama untuk hal-hal seperti panggilan seluler dan paket data. Tetapi, untuk perangkat lunak berorientasi tugas dan layanan cloud, fokus pada peningkatan fungsionalitas adalah permainan yang lebih baik. Tetapkan demo solusi yang diusulkan untuk pemangku kepentingan agar mereka melihat apa yang dapat dilakukan rencana Anda untuk mereka dan Anda akan mendapatkan lebih banyak perhatian daripada dengan spreadsheet anggaran yang paling bagus sekalipun.
Jangan berlebihan. Setelah Anda mendapatkan perhatian dari manajemen atas dan keterlibatan dari para pemangku kepentingan proses, mudah untuk terhanyut oleh momentum dan kegembiraan. Itu bisa mengarah pada terlalu menjanjikan, yang pada gilirannya, mengarah pada kegagalan proyek dan ketergantungan Advil. Berhati-hatilah dalam perencanaan proyek Anda. Berikan buffer tidak hanya dalam hal waktu tetapi juga dalam hal anggaran, jika Anda perlu menyewa bantuan dari luar untuk menyelesaikan sesuatu tepat waktu. Ingatlah bahwa TI juga perlu merespons situasi yang tidak terduga, jadi pastikan Anda dapat menggunakan untuk besok sementara masih berurusan dengan hari ini secara efektif adalah kuncinya.
