Voip dan ucaas: perbedaannya dijelaskan

Sebagian besar organisasi menjalankan telepon bisnis mereka melalui penyedia layanan voice over IP (VoIP). Kemudahan manajemen dan penghematan biaya hanya mengalahkan sistem PBX gaya lama, di tempat dalam banyak kasus, terutama untuk usaha kecil dan menengah (UKM). Tetapi penyedia VoIP belum duduk diam. Sejak VoIP mengubah suara menjadi perangkat lunak, para pengembang ini sangat sibuk mengembangkan platform mereka menjadi sistem pengiriman multi-channel, dijuluki Unified Communications-as-a-Service (UCaaS). Kedengarannya rumit, tapi itu benar-benar sederhana selama Anda fokus pada apa yang Anda butuhkan daripada penyedia berbagai pilihan yang mungkin melemparkan pada Anda.

, Saya akan menjelaskan apa yang akan Anda dapatkan ketika Anda bekerja dengan penyedia layanan VoIP biasa, termasuk sebagian besar yang dipilih oleh pembaca kami di PCMag Business Choice Awards tahun ini untuk penyedia VoIP. Saya juga akan membahas apa yang akan Anda dapatkan jika penyedia VoIP Anda menawarkan UCaaS. Sebelum saya membahas secara spesifik, izinkan saya memberi Anda uraian sederhana tentang VoIP dan UCaaS. Saya meminta Curtis Peterson, Wakil Presiden Senior Operasi Cloud di penyedia sistem telepon bisnis RingCentral, untuk membantu membedakan antara kedua layanan tersebut.

"VoIP biasanya hanya penyedia layanan suara, panggilan masuk dan keluar, " jelas Peterson. "UCaaS pada dasarnya melihat semua komunikasi bisnis dan menempatkannya di atas IP atau Protokol Internet. VoIP adalah mode tunggal. UCaaS bersifat multimodal: mengirim pesan teks, mengobrol, konferensi video, berbagi layar, rapat video. Tetapi menggunakan VoIP untuk memberi daya pada bagian suara."

Oke, jadi sekarang setelah Anda memiliki pemahaman dasar tentang perbedaan antara VoIP dan UCaaS, saya akan merinci apa yang akan Anda dapatkan dengan setiap layanan.

Fitur VoIP

Pada intinya, VoIP adalah layanan telepon digital yang menggunakan internet untuk transportasi dan pengiriman komunikasi. Anda dapat membuat dan menerima panggilan dari koneksi internet Anda melalui handset seperti yang Anda lakukan di sebagian besar pengaturan kantor tradisional atau melalui softphones (yang merupakan aplikasi berbasis perangkat lunak). Dengan memanfaatkan mikrofon dan speaker di desktop, laptop, atau ponsel cerdas Anda, Anda dapat melakukan panggilan dengan cara yang sama seperti Anda menggunakan handset biasa.

VoIP menawarkan banyak perlengkapan yang sama dengan penyedia layanan telekomunikasi Anda. Anda akan dapat menerima dan mendengarkan pesan voicemail, dan memonitor panggilan melalui ID pemanggil. Panggilan dapat diteruskan ke saluran alternatif jika seseorang tidak tersedia untuk menerima panggilan. Fitur-fitur lain yang ditawarkan VoIP termasuk penjawab otomatis, penangguhan panggilan, log panggilan, pemantauan panggilan, rekaman panggilan, transkripsi panggilan, konferensi dial-in, dan porting nomor.

Fitur UCaaS

Jika Anda memilih untuk pergi dengan penyedia VoIP saja, maka Anda akan kehilangan satu fitur yang jelas: video. Dengan UCaaS, penyedia layanan Anda akan memungkinkan Anda juga menjadwalkan panggilan video satu-satu serta konferensi video satu-ke-banyak. Ini mungkin tidak terlihat seperti yang harus dimiliki untuk perusahaan yang lebih kecil tetapi, karena tim Anda menskala dan saat Anda menyewa di geografi yang berbeda, Anda ingin dapat melakukan panggilan video "tatap muka". Dengan konferensi video dan VoIP, Anda akan dapat melakukan hal-hal seperti melakukan pertemuan dengan ratusan peserta, berbagi layar Anda dengan semua orang yang hadir, dan bahkan berbagi dan menerima file kepada semua orang melalui telepon atau kepada masing-masing petugas.

Alat UCaaS juga memungkinkan Anda mengobrol dan mengirim pesan teks dengan rekan kerja sesuai rencana Anda. Mengapa Anda memerlukan fitur ini? Nah, jika Anda melakukan panggilan video dengan klien dan tenaga penjualan Anda berbicara secara bergiliran, maka Anda dapat mengirimnya pesan obrolan pribadi untuk membuat semua orang di halaman yang sama. Ini juga memungkinkan anggota tim Anda mengirim pesan obrolan daripada email untuk membahas interaksi yang lebih sensitif waktu dan lebih kasual.

Beberapa penyedia UCaaS memungkinkan kolaborasi yang mendalam dan manajemen proyek grup. Ini termasuk berbagi dokumen dan pengeditan simultan, daftar tugas, kalender bersama, dan bahkan penyimpanan file bersama.

Jika Anda salah satu dari kucing aneh yang masih suka mengirim dan menerima faks, maka beberapa solusi UCaaS memungkinkan Anda melakukannya dari komputer atau perangkat seluler Anda (di mana faks tersebut akan secara otomatis disimpan ke akun Dropbox atau Microsoft OneDrive Anda). Fitur ini juga memberi Anda pengawasan yang lebih baik terhadap siapa yang mengirim dan menerima faks, apa yang mereka kirimi faks, dan itu akan memungkinkan Anda mematikan faks sampah.

Mungkin aspek terpenting dari platform UCaaS adalah kemampuannya untuk berintegrasi dengan solusi pihak ketiga untuk membantu Anda menarik dan mengekspor data dari alat ke alat dengan lebih baik. Misalnya, jika Anda perlu menelepon pelanggan dan Anda ingin mengakses catatannya untuk meningkatkan komunikasi Anda, maka integrasi antara akun Salesforce Anda dan alat UCaaS Anda menjadikan ini sangat mudah. Dari dalam dasbor Salesforce Anda, Anda dapat meluncurkan panggilan, melihat riwayat interaksi pelanggan, dan menambahkan catatan tentang apa yang dikatakan selama panggilan. Dengan integrasi email Microsoft Outlook, Anda dapat meluncurkan panggilan langsung dari dalam tubuh email.

Integrasi sangat bermanfaat bagi perusahaan yang berencana menggunakan alat UCaaS mereka untuk merespons tiket helpdesk. Bayangkan memberikan repetisi layanan Anda kemampuan untuk membuat dan menerima panggilan secara langsung dalam konsol helpdesk. Bayangkan memberi mereka kemampuan untuk meneliti interaksi pelanggan atau menambahkan catatan ke catatan pelanggan saat dalam panggilan, dan kemudian ikat data ini kembali di UCaaS Anda, helpdesk, dan alat manajemen hubungan pelanggan (CRM) untuk edifikasi nanti.

"Perusahaan yang mencari solusi VoIP biasa kehilangan kesempatan untuk menempatkan beberapa alat komunikasi bersama dengan vendor dan mendapatkan diskon untuk melakukannya, " kata Peterson. Itu karena sebagian besar vendor menawarkan diskon besar ketika Anda menggabungkan semua alat UCaaS Anda bersama-sama daripada alat komunikasi memetik ceri di beberapa vendor. Pikirkan tentang cara Anda membeli kabel, internet, dan layanan telepon di rumah Anda: harga ketiganya secara bersama-sama biasanya lebih murah dibandingkan dengan tiga vendor yang berbeda untuk masing-masing.

Bundling juga menjamin bahwa setiap layanan terintegrasi dan melaporkan kembali satu sama lain tanpa masalah. "Jika Anda memiliki satu penyedia untuk VoIP, satu untuk video, dan satu untuk obrolan, Anda tidak dapat berbagi analitik di antara mereka, " jelas Peterson.