Mengapa sistem voip bisnis Anda mungkin tidak termasuk dalam cloud

Penyedia telepon bisnis yang dikelola terutama berurusan dengan teknologi voice-over-IP (VoIP), yang berarti mereka mendorong penyebaran cloud hampir secara eksklusif karena itu paling efektif bagi mereka. Dan agar adil, biasanya juga lebih mudah dan lebih murah bagi pelanggan mereka, terutama sebagian besar usaha kecil dan menengah (UKM). Tetapi cloud masih bukan solusi universal untuk setiap organisasi. Ada beberapa alasan mengapa operasi khusus Anda mungkin tidak ingin komunikasinya hidup di cloud atau setidaknya tidak semuanya.

Bahkan dengan VoIP membuat segalanya menjadi lebih mudah, sistem telepon, tampaknya, rumit. Mereka juga sangat bervariasi dalam kemampuan mereka, sebagaimana dibuktikan oleh betapa berbedanya vendor paling populer di PCMag Business Choice Awards tahun ini untuk penyedia VoIP. Sementara mereka beroperasi di lingkungan TI dengan menggunakan sinyal digital dan data, mereka masih harus hidup sebagian di dunia analog. Alasan untuk itu adalah karena orang-orang yang menggunakannya masih analog.

Menambah kerumitan, sistem telepon tidak bisa sepenuhnya digital karena lingkungan di mana mereka ada mungkin tidak sepenuhnya digital. Banyak tergantung pada lingkungan fisik di mana sistem telepon berada dan lingkungan komunikasi yang menghubungkan sistem telepon.

Di sisi lain, sistem telepon bisnis berbasis VoIP benar-benar mungkin. Yang Anda butuhkan hanyalah beberapa telepon VoIP, jaringan, dan semacam pertukaran cabang pribadi (PBX). PBX adalah sistem telepon pribadi yang beroperasi di dalam organisasi Anda, dan digunakan untuk menyediakan komunikasi internal dan juga untuk terhubung ke jaringan telepon yang lebih besar di luar.

PBX itu sendiri mungkin server di pusat data Anda atau mungkin di lemari ponsel Anda, atau mungkin server berbasis cloud. Perlu menjalankan perangkat lunak khusus yang dapat mengarahkan panggilan suara dari asal mereka ke tujuan mereka. Tidak masalah di mana server berada bagi karyawan Anda untuk melakukan panggilan telepon, itulah sebabnya PBX berbasis cloud dapat menjadi alternatif yang rasional.

Pertimbangan Biaya

Namun ada pertimbangan lain. Salah satu faktor besar adalah biaya. "Dalam cloud publik atau model UCaaS, biaya keuangan adalah pendorong utama, " kata Daryl Reva, Wakil Presiden Pemasaran Cloud di Mitel Networks, yang membuat solusi telepon cloud dan lokal, termasuk Mitel MiCloud Business. Banyak juga tergantung pada ukuran organisasi. Dia mengatakan bahwa organisasi yang lebih kecil dapat menemukan manfaat biaya yang lebih besar dari solusi VoIP berbasis cloud.

Jawaban sederhananya adalah bahwa biaya awal sistem telepon berbasis cloud seringkali lebih rendah daripada yang ada pada server di kantor Anda. Alasannya adalah Anda tidak perlu membeli PBX. Namun dalam jangka panjang, ini mungkin lebih mahal karena Anda harus membayar biaya yang berkelanjutan untuk mengoperasikan dan mengelola PBX, seperti halnya Anda menggunakan layanan cloud lainnya.

Di sisi lain, sistem komunikasi terpadu yang sebenarnya mungkin lebih baik sebagai solusi cloud. UCaaS membutuhkan fasilitas dan keterampilan yang mungkin tidak Anda miliki di perusahaan Anda, dan mungkin mendapatkan layanan-layanan tersebut di cloud mungkin merupakan satu-satunya pilihan yang layak untuk Anda. Itu karena, sementara UCaaS memiliki potensi penghematan biaya yang besar, ini terutama merupakan solusi perangkat lunak, yang kemungkinan akan memerlukan integrasi khusus, manajemen gaya DevOps, dan dukungan manajemen perangkat lunak tambahan.

Tapi itu bukan satu-satunya alasan. "Jika bisnis vertikal menentukan pilihan Anda, seperti perawatan kesehatan dan keuangan, maka kepatuhan mengontrol tujuan Anda, " jelas Reva. Ini berarti bahwa, sebelum Anda dapat menjalankan sistem telepon Anda di cloud, harus memenuhi peraturan kepatuhan, dan tidak semua sistem telepon berbasis cloud dapat melakukannya. Anda harus menghabiskan lebih banyak waktu dengan tim hukum Anda untuk menentukan persyaratan kepatuhan yang tepat untuk infrastruktur Anda, dan ini adalah sesuatu yang harus Anda lakukan dengan hati-hati karena kesalahan di sini bisa mahal.

Faktor-faktor lain yang perlu dipertimbangkan

Ada faktor-faktor lain yang mungkin mengatur keputusan Anda. Misalnya, jika Anda berada di lingkungan yang ada dengan sistem telepon analog yang ada, Anda mungkin tidak ingin membuang ratusan telepon analog yang masih berfungsi dengan baik. Ini berarti, saat Anda pindah ke sistem VoIP, Anda masih perlu menggunakan telepon analog.

Sementara adaptor VoIP dapat menjadikan telepon analog apa pun menjadi perangkat yang dapat eksis di jaringan digital, mungkin lebih masuk akal untuk menggunakan antarmuka yang memungkinkan Anda menghubungkan sebagian besar telepon analog ke jaringan VoIP Anda. Meskipun ponsel-ponsel itu mungkin tidak memiliki semua fitur telepon VoIP, mereka masih dapat melakukan panggilan telepon, dan mungkin itu yang Anda butuhkan. Kemudian Anda dapat menghabiskan uang untuk telepon VoIP di tempat yang sebenarnya dibutuhkan.

Terkadang, tentu saja, sistem telepon berbasis cloud sangat ideal. Dan kadang-kadang Anda ingin masing-masing. Reva mengatakan bahwa ada dua jenis sistem telepon hybrid. Satu kasus khas adalah ketika kantor pusat memiliki PBX di tempat tetapi cabang-cabangnya ada di awan. "Markas besar dapat memiliki redundansi sementara mereka dapat membawa cabang naik dan turun sesuai kebutuhan, " katanya.

Berbasis Cloud vs Di-Lokasi

Reva juga mencatat bahwa beberapa bentuk hibrida fungsional memiliki PBX dasar di tempat sementara beberapa fungsi lanjutan, seperti kolaborasi, ada di awan. Artinya, saat Anda banyak mendengar tentang solusi VoIP berbasis cloud, itu bukan satu-satunya pilihan. Plus, untuk organisasi Anda, itu bahkan mungkin bukan solusi terbaik. Sebaliknya, penting untuk mendasarkan sistem VoIP Anda pada apa yang paling masuk akal untuk perusahaan Anda, yang mungkin berada di server di tempat.

• Penyedia VoIP Bisnis Terbaik untuk 2019 Penyedia VoIP Bisnis Terbaik untuk 2019
• 7 Tips Ketika Memilih Layanan VoIP Bisnis untuk SMB Anda 7 Tips Ketika Memilih Layanan VoIP Bisnis untuk SMB Anda
• Masalah Keamanan Besar VoIP? Ini Masalah Keamanan Besar SIP VoIP? Ini SIP

Pertimbangan utama adalah biaya, berapa banyak kendali atas sistem telepon yang Anda inginkan, dan apakah ada atau tidak ada pertimbangan seperti kepatuhan. Anda tidak harus membeli PBX untuk menggunakannya di cloud, tetapi jika tidak, maka Anda dapat membayar lebih per bulan seiring waktu. Anda mungkin tidak mendapatkan banyak kendali atas sistem berbasis cloud karena penyedia dapat memilih kapan fitur diterapkan atau perubahan dilakukan, dan sistem berbasis cloud mungkin tidak memenuhi persyaratan kepatuhan Anda.

Di sisi lain, jika Anda hanya memiliki beberapa karyawan dan Anda ingin segera bangkit dan berlari, maka mungkin cloud adalah tempat Anda memulai. Seperti semua hal lain di TI, semuanya tergantung pada apa yang ingin Anda lakukan dengannya.