Microsoft dynamics 365 untuk keuangan dan operasi, ulasan & penilaian edisi bisnis

Diluncurkan pada November 2016, Microsoft Dynamics 365 untuk Keuangan dan Operasi, Edisi Bisnis (Dynamics 365) bergabung dengan aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan Microsoft Dynamics lain (ERP), termasuk Dynamics GP dan Dynamics NAV. Dynamics 365 difokuskan pada usaha kecil dan menengah (UKM) dan ditawarkan pada model penyebaran hanya cloud. Harga mulai dari $ 40 per pengguna per bulan, meskipun setiap anggota tim (yang didefinisikan sebagai pengguna yang hanya perlu mengamati tetapi tidak memasukkan atau mengubah informasi) hanya membayar $ 5 per bulan. Seperti kebanyakan sistem akuntansi dan ERP yang berfokus pada UKM, Anda harus berurusan dengan Microsoft Partner untuk mendapatkan aplikasi. Karena itu, Anda hanya akan mengetahui biaya akhir setelah mitra tersebut menambahkan biayanya. Sementara Dynamics 365 adalah produk yang solid, kurangnya fitur penggajian, manajemen hubungan pelanggan (CRM) saat ini, dan manajemen proyek (PM) menyimpannya di belakang pemenang Pilihan Editor kami Oracle NetSuite OneWorld dan Syspro dalam pengumpulan ulasan ERP kami.

Pendaratan Yang Bagus

Microsoft memberi saya contoh pengujian Dynamics 365 yang otonom dan lengkap, yang dihosting di cloud Microsoft seperti yang dimiliki pelanggan lain. Sistem memulai halaman arahan dengan ubin untuk berbagai aplikasi cloud Microsoft terintegrasi, termasuk Microsoft Office 365 dan beberapa lainnya. Mengklik ubin "Dynamics 365" meluncurkan aplikasi.

Seperti sejumlah sistem akuntansi UKM lainnya yang saya ulas, halaman arahan memiliki ubin yang mewakili item terbuka dan indikator kinerja utama (KPI). Microsoft menyebut ini "isyarat." Ada juga bagan di sisi kanan jendela tempat Anda dapat menentukan KPI, isyarat pengingat, dan informasi bagan yang ingin Anda tampilkan. Dengan grafik diagram lingkaran di sistem pengujian saya, melayang di atas sepotong memunculkan data keuangan yang terkait dengan potongan itu. Mengklik segmen akan memunculkan pelanggan, vendor, atau catatan lain yang terkait dengan bagian grafik. Seperti item lainnya pada halaman arahan, Anda dapat memilih item apa yang ingin Anda gambar dan ubah ukuran setiap atau semua item yang ditampilkan. Juga terletak di halaman pendaratan adalah saldo percobaan ringkasan singkat, fitur berguna yang saya hargai. Kemampuan penyesuaian berarti bahwa pengguna pada dasarnya dapat merancang portal pendaratan awal mereka sendiri tanpa banyak atau bahkan bantuan dari TI.

Mekanisme navigasi utama Anda adalah menu di sisi kiri jendela pendaratan. Apa yang ditampilkan di sana tergantung pada peran yang diberikan kepada pengguna tertentu. Peran yang tersedia termasuk Akuntan, Administrator, Manajer Bisnis, Manajer Proyek, Kegiatan Penjualan, Manajer Penjualan dan Hubungan, Pemroses Pesanan Penjualan, dan Anggota Tim. Seperti yang disebutkan sebelumnya, Anggota Tim hanya dapat melihat data, tidak memasukkan atau mengeditnya.

Saya melakukan tinjauan ini dalam peran Akuntan. Dalam peran ini, menu sisi kiri awal terdiri dari ikon untuk Keuangan Lanjutan, Persetujuan, Keuangan, Rumah, Pembelian, dan Penjualan. Setiap ikon disertai dengan deskripsi singkat tentang fungsi yang tersedia. Misalnya, mengklik ikon Keuangan membawa Anda ke jendela yang memungkinkan Anda mengumpulkan dan melakukan pembayaran, menyiapkan laporan, dan merekonsiliasi rekening bank. Ikon Keuangan Lanjutan membawa Anda ke jendela di mana Anda dapat mengelola anggaran, menganalisis arus kas, melakukan fungsi aset tetap, dan menangani analisis penjualan.

Menu-menu ini ditingkatkan oleh menu pita di bagian atas setiap layar yang menyajikan berbagai sub-tugas yang dapat Anda lakukan tergantung pada jendela menu yang saat ini Anda masuki. Tidak seperti beberapa program ERP dan akuntansi lainnya yang telah saya ulas, seperti QuickBooks Enterprise Solusi dan Sage 300, Dynamics 365 tidak menyediakan opsi navigasi diagram alur proses. Meski begitu, itu sudah ditata cukup intuitif sehingga saya cepat terbiasa dengan proses navigasi aplikasi. Jika Anda perlu mendapatkan fungsi tertentu dan tidak yakin di mana ia berada, maka memasukkan fungsi atau laporan yang diinginkan di kotak Pencarian segera memunculkan berbagai opsi, salah satunya adalah akan membawa Anda ke lokasi yang diinginkan.

Dynamics 365 memiliki aplikasi seluler yang sesuai untuk Android dan iOS, dan saya mengujinya di iPad Air dan tablet Lenovo Yoga. Layar tampaknya identik dengan versi PC, meskipun agak terpotong karena ukuran layar yang lebih kecil dari layar tablet, tetapi masih dirancang dengan baik dalam batasan tersebut.

Struktur Bagan Akun Dynamics 365 yang kuat dapat memiliki total hingga 35 karakter, 20 sebagai nomor akun aktual, dan sisanya sebagai sesuatu yang oleh Microsoft disebut "dimensi." Dimensi ini dapat digunakan untuk menggambarkan hal-hal seperti departemen dan fungsi, agak mirip dengan bidang khusus di sistem akuntansi vendor lain.

Laporan banyak dan mudah diakses. Dynamics 365 memiliki laporan keuangan standar, termasuk ringkasan dan detail buku besar umum, saldo percobaan, Neraca Uji Coba Kerja, dan laporan keuangan standar Neraca, Laporan Laba Rugi, dan Arus Kas. Efek samping yang bagus dari integrasi yang ketat dengan Microsoft Office dan Office 365 suite lainnya adalah membuat laporan khusus cukup mudah menggunakan alat yang mungkin sudah Anda ketahui.

Dynamics 365 juga memiliki kemampuan grafik dan grafik yang luar biasa. Ini sangat ditingkatkan dengan membiarkan Anda dengan mudah memasukkan grafik dan grafik tambahan dari Microsoft Excel dan bahkan visualisasi data yang lebih kompleks dari Microsoft Power BI. Namun, Microsoft Power BI tidak aktif pada sistem ulasan saya jadi saya tidak langsung menguji kemampuan ini, meskipun fitur "Impor dari Microsoft Excel" bekerja dengan baik.

Penjualan dan Pembelian Solid

Kemampuan Penjualan dan Pembelian Dynamics 365 cukup standar kecuali untuk satu menonjol. Di sisi fungsionalitas dasar, Anda dapat membuat kutipan dan taksiran dan mengubahnya menjadi faktur. Anda juga dapat dengan mudah membuat pesanan pembelian. Baik penjualan maupun pembelian terkait erat dengan inventaris sehingga mudah untuk mengetahui apakah Anda memiliki stok yang cukup untuk mengisi pesanan, atau apakah Anda harus memesan kembali sebagian atau semua pesanan dan mengeluarkan pesanan pembelian untuk mengisi kembali persediaan Anda. Namun, Dynamics 365 bukan sistem manajemen persediaan sendiri karena saat ini tidak mendukung beberapa gudang, pengkodean bilah, atau fitur serupa yang Anda harapkan dalam kategori itu.

Fitur yang menonjol adalah kemampuan Microsoft Dynamic 365 for Financials untuk membuat penawaran penjualan dan bahkan faktur langsung di dalam email Microsoft Outlook dan membuat kutipan atau faktur langsung tercermin dalam Dynamics 365. Ini adalah hasil dari integrasi yang sangat ketat dengan Microsoft Office 365, dan mudah membenarkan untuk memperoleh Microsoft Office 365 jika Anda belum berlangganan. Ketika di Microsoft Outlook 365, ada tombol dengan ikon Keuangan. Mengklik ikon ini membuka catatan pelanggan, dan Anda dapat membuat taksiran atau faktur langsung di Dynamics 365; itu melekat pada balasan email yang dikirim ke pelanggan. Dengan sebagian besar sistem akuntansi lainnya, Anda harus membuat dokumen di dalam sistem akuntansi, menyimpannya sebagai dokumen, dan kemudian melampirkannya ke email.

Tidak Cukup PM

Selain penjualan, pembelian, dan inventaris, Dynamics 365 menawarkan apa yang disebut Microsoft manajemen proyek. Tetapi jika Anda mengharapkan alat PM sejati yang mendukung fitur-fitur seperti Critical Path Method (CPM), grafik Teknik Evaluasi Program (PERT), alokasi sumber daya min / max, atau grafik Gantt, maka Anda akan kecewa. Fitur ini mungkin lebih tepat disebut manajemen pekerjaan atau penetapan biaya pekerjaan. Untuk menggunakannya, Anda membuat Kartu Pekerjaan, dan kemudian membuat tugas dan tarif untuk ini serta waktu perencanaan dan anggaran. Setelah selesai, Anda dapat menerapkan sumber daya untuk pekerjaan itu.

Meskipun kemampuan PM Dynamics 365 tidak menyertakan grafik Gantt, Anda masih dapat menetapkan tonggak dan menentukan seberapa baik pekerjaan memenuhi mereka. Anda juga dapat memasukkan kartu waktu dan mengalokasikan biaya kartu waktu ini untuk proyek atau pekerjaan. Bagi banyak usaha kecil dan menengah (UKM), pendekatan ini akan bekerja dengan cukup baik. Tetapi jika Anda perlu lebih mendalam, Anda harus muncul untuk Microsoft Project (perusahaan memang menawarkan versi cloud) atau alat PM pihak ketiga.

Aset Tetap Adalah Tambahan Yang Bagus

Tidak semua yang biasa untuk menemukan kemampuan Aktiva Tetap dalam ERP atau sistem akuntansi yang ditargetkan ke strata pasar UKM. Namun, bahkan ketika tersedia, seringkali merupakan biaya tambahan, modul opsional. Dynamics 365 menyertakan kemampuan Fixed Asset sebagai bagian dari bundel Dasarnya, yang merupakan sentuhan yang bagus. Aset dimasukkan ke dalam sistem pada Kartu Aset yang berisi uraian tentang aset, biaya perolehan dan tanggal, dan metode penyusutan yang diinginkan.

Dynamics 365 memiliki metode depresiasi standar termasuk Garis Lurus, Saldo Menurun, dan Depresiasi, dihitung dengan menggunakan Konvensi Setengah Tahun. Anda juga dapat menentukan metode penyusutan Anda sendiri. Sementara Aset Tetap di Dynamics 365 tidak cukup komprehensif seperti yang ada di banyak modul Aset Tetap mandiri yang tersedia untuk sistem ERP modular, seperti SAP Business One Professional, itu harus memuaskan untuk sebagian besar basis pelanggan Dynamics 365 yang dimaksudkan.

Persediaan Sedikit Terbatas

Menu Inventaris Dynamics 365 mewakili sub-sistem manajemen inventaris yang cukup umum. Namun, itu terlihat bagus; dalam sistem pengujian yang saya ulas, setiap item inventaris dipasangkan dengan foto item tersebut. Itu adalah sentuhan yang bagus dan memudahkan untuk memverifikasi secara visual bahwa Anda bekerja dengan item yang benar.

Pada sisi negatifnya, Dynamics 365 hanya memiliki metode penetapan biaya inventaris tunggal, yaitu, First-In First-Out (FIFO). Itu mungkin tidak akan menjadi pemecah kesepakatan bagi banyak pengguna potensial, dan perwakilan Microsoft mengkonfirmasi kepada saya bahwa perusahaan berpikir FIFO cukup untuk pelanggan yang dituju. Tetapi saya ingin melihat setidaknya metode Biaya Rata-Rata Tertimbang juga dimasukkan. Microsoft sedang dalam proses menambahkan Kitting (membuat sub-rakitan), meskipun ini belum menjadi fitur dalam versi perangkat lunak yang saya ulas.

Secara keseluruhan, setelah menguji rilis awal Dynamics 365 ini, saya pikir apa yang tersedia telah dilakukan dengan baik. Namun, aplikasi ini sangat banyak pekerjaan yang sedang berjalan. Pada saat saya menguji perangkat lunak, itu hanya tersedia di AS dan Kanada jadi, jika Anda melakukan bisnis di daerah lain di dunia, maka Anda harus memeriksa dengan Microsoft terlebih dahulu. Namun, Dynamics 365 sepertinya cocok untuk perusahaan yang ingin pindah dari sistem akuntansi yang lebih entry-level, seperti FreshBooks. Ini sangat scalable dan mudah-mudahan akan mendapatkan beberapa kemampuan tambahan yang ditawarkan oleh banyak pesaing kelas menengahnya, terutama penggajian dan kemampuan manajemen persediaan yang lebih komprehensif.